Viagens Corporativas: 4 melhores práticas de gestão

Controle de viagens corporativas na palma de suas mãos

O controle de custos é fundamental em qualquer empresa, especialmente quando a saúde financeira do país não é a ideal e acaba resultando na redução de consumo e, consequentemente, na queda de faturamento das empresas. Um dos fatores que merecem atenção nesse quesito é a gestão de viagens corporativas, que em muitas empresas, é a terceira maior despesa controlável, ficando atrás apenas da folha de pagamento e dos custos operacionais.

O mais impressionante é que, apesar da importância, esse é um item pouco controlado pelas empresas. Segundo uma pesquisa, apenas 52% delas usam alguma ferramenta de gestão para controle dessas despesas, e que o uso de uma ferramenta adequada para gestão pode reduzir em até 30% o custo com viagens.

Quer saber como conseguir isso na sua empresa? Continue a leitura e descubra as 4 melhores práticas.

1. Tenha uma política de viagens corporativas bem definida

Ter uma política clara facilita muito todos os processos. Qual o valor diário para alimentação? Inclui valores com clientes? Com que antecedência as passagens devem ser compradas? Qual a classe do voo? Qual o limite das diárias com hotéis? Qual a distância mínima para viajar de avião? Qual é o fluxo de aprovação? O pagamento será diretamente pela empresa, por reembolso ou por ambos?

Essa clareza na política é uma grande aliada no planejamento, pois torna os custos muito mais previsíveis e elimina excessos que oneram o orçamento.

2. Tenha um gestor de viagens

Embora você se sinta tentando a sobrecarregar o RH, o financeiro ou qualquer outro setor para gerir os processos de viagens, lembre-se que esta não é uma especialidade deles e que, provavelmente, estes setores estarão focados apenas na execução das tarefas.

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Além da execução, um gestor de viagens ajudará com análises aprofundadas e, por meio de sua experiência e prática, poderá fornecer sugestões para melhorar a política, os processos e reduzir custos.

Entre as atribuições, estão a negociação com hotéis e empresas de transporte aéreo e terrestre, parceria com restaurantes, acompanhamento dos custos, reporte de indicadores, participação em feiras e eventos em busca de parceiros, entre outros.

3. Desenvolvimento de parcerias

As parcerias podem ocorrer de várias formas.Por exemplo, por exclusividade, em que a empresa utiliza apenas o serviço de um mesmo parceiro sempre, seja em uma localidade ou até mesmo em nível nacional, obtendo preços abaixo do mercado.

Outra forma é em conjunto com outras empresas. Ao unir os custos, as empresas obtêm maior poder de barganha, negociando melhores preços e condições de pagamento. Esse procedimento pode ser aplicado principalmente em eventos como entrega de prêmios ou feiras de negócios.

4. Utilização da tecnologia

A tecnologia é fundamental para facilitar todo o processo. Com um sistema de gestão de viagens corporativas, você garante que todas as viagens realizadas estejam dentro das políticas estabelecidas, o fluxo de aprovação é automático e você pode contar com vários níveis, alocar as despesas em centros de custos e acompanhar os custos em tempo real.

Para facilitar ainda mais, você tem a possibilidade de ter todo esse controle na palma da sua mão. Com o uso de aplicativos, é possível enviar os comprovantes de despesas diretamente pelo celular, por meio de fotos, eliminando excesso de papeladas e perda de tempo no preenchimento de fichas.

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