Atualização no VExpenses – Limites de Despesa

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Apresentamos a vocês mais uma novidade que o VEXPENSES acabou de ganhar: as Políticas de Limites de Despesa. Vamos falar um pouco sobre isso?

Agora, com os limites de despesa, o controle da empresa sobre os reembolsos fica ainda melhor! Crie quantas Políticas de Limite De Despesa precisar em sua empresa, para cada departamento, grupo de funcionários, ou da forma que preferir.

Ao criar uma política, você estabelece limites e regras para os tipos de despesa cadastrados.

Configurando as Políticas de Limites de Despesa

Para configurar as Políticas de sua conta VEXPENSES, você precisa ser um administrador do sistema, ok? Então, vamos lá…acesse a versão web do VEXPENSES (www.vexpenses.com), clique em “Configurações” (canto direito superior), e depois em “Limites de Despesa”, no canto inferior esquerdo. Clicando no botão “Criar Política”, você será direcionado para uma tela como a da imagem abaixo:

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Os valores que você inserir em cada tipo de despesa definirão qual é o gasto máximo que os usuários vinculados a esta política poderão ter com este tipo de despesa. Caso você não preencha um ou mais desses campos, o sistema entenderá que não há nenhum tipo de limite, ou seja, é como se fosse permitido gastar qualquer valor.

Logo após os campos de valores, tem uma opção “Permite Ultrapassar Limites” para que você escolha “sim” ou “não” para cada tipo de despesa. Calma que já explico…

Bem…quando esta opção estiver marcada com “sim”, o usuário vinculado a esta política receberá um aviso que a política foi ultrapassada, porém tem a opção de inseri-la mesmo assim. Se ele resolver inserir essa despesa, o aprovador será alertado de que ela está fora da política. Quando esta opção estiver marcada com “não”, o sistema não permitirá que usuário insira a despesa com valor acima do permitido.

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Note que ainda tem mais uma coisa pra configurar: “Exige Imagem do Recibo”. Neste caso, é bem simples! Quando a opção “sim” estiver marcada, o sistema não deixará o usuário inserir uma despesa sem foto. Se estiver marcado “não”, ai a inserção da foto é opcional.

Bom, depois que configurar tudo, é só clicar em “Salvar todos”.

Lembre-se que você pode cadastrar várias dessas políticas, de repente uma para os analistas, outra para os gerentes e outra para a diretoria. Ou então uma para cada departamento da empresa. Ou então a combinação das duas ideias. Você que manda!

IMPORTANTE

Após criada uma Política de Limite de Despesa, você precisa entrar em seus membros de equipe existentes e atribuir uma das políticas criadas a cada um deles. Entre na tela de membros de equipe, clique no membro que deseja atribuir uma política, e vá na aba “Limites de Despesa”. Lá você seleciona em qual política esse usuário se enquadra.

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Implicações para os usuários:

Com essa funcionalidade, os usuários já são avisados no momento da inserção de despesa sobre a política de limites, diretamente no celular. Se realizarem algum passo fora das políticas da empresa, como não inserir uma imagem do recibo em um tipo que a exige, ele não conseguirá salvar essa despesa. Se a despesa permitir ultrapassar o limite ou não exigir imagem do recibo, ele será notificado e poderá escolher modificar a despesa. Veja o exemplo abaixo:

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Conclusão

Com as Políticas de Limites de Despesa definidas, os usuários têm o auxílio do VEXPENSES para seguirem a política da empresa. A empresa consegue melhorar seus processos de reembolso e estabelecer controles otimizados. Uma mão na roda na hora de lançar os reembolsos, para a empresa e para o funcionário!

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