Aumentar produtividade na empresa: 5 dicas básicas

aumentar a produtividade e reduzir custos

É possível aumentar produtividade na empresa e reduzir custos? Neste artigo veremos que sim!

 

A produtividade diz respeito à relação entre as entregas e os recursos necessários para produzi-las.

 

A produtividade melhora conforme se otimiza o emprego dos recursos para produzir o mesmo ou um nível maior de entregas.

 

No entanto, a qualidade é um fator importante. Uma empresa pode se tornar mais produtiva ao cortar custos e reduzir a qualidade dos produtos e serviços.

 

Porém, a produtividade empresarial nem sempre está atrelada apenas à quantidade.

 

Foi-se o tempo em que custos reduzidos era sinônimo de redução na qualidade das entregas e dos processos de trabalho, em que reinava a dicotomia custo x qualidade.

 

A seguir, confira 5 dicas básicas para aumentar a produtividade na sua empresa e também reduzir custos

 

 

1. Melhore o processo de recrutamento e seleção

 

Você deve saber que o salário é uma pequena parcela dos gastos de Gestão de Pessoas com cada funcionário.

 

Junto aos salários, a organização paga uma série de encargos mensais e uma demissão envolve uma série de gastos. Sem contar outros investimentos feitos para um funcionário como treinamentos e cursos.

 

Por isso, nossa primeira dica para aumentar a produtividade e reduzir custos é aprimorar o processo de recrutamento e seleção, para assim evitar gastos com demissões e perda dos investimentos realizados para capacitação.

 

Para que a relação entre a empresa e o funcionário seja mutuamente satisfatória e que cresçam juntos, considerar elementos e valores da cultura empresarial na seleção é muito importante, além dos requisitos e habilidades necessários.

 

 

2. Otimize a Gestão do tempo

 

O tempo é um dos recursos mais importantes e delicados de uma organização. Não é à toa que tanto se diz que tempo é dinheiro.

 

A maneira com que uma empresa gere o tempo impacta diretamente na quantidade e na qualidade de suas entregas e na sua produtividade.  

 

Trabalhar acelerado nem sempre é sinônimo de produtividade. A produtividade pessoal está muito mais associada à otimização do tempo de trabalho.

 

A gestão do tempo pode ser otimizada com:

  • Economia de tempo com burocracias desnecessárias;
  • Automatização de processos;
  • Otimização de fluxos de informações e trabalho;
  • Organização pessoal;
  • Emprego de ferramentas adequadas para organizar a rotina de trabalho;
  • Estabelecimento de prazos e criação de cronogramas;
  • A priorização de atividades.

 

Veja também:  Métricas financeiras e KPIs: saiba por que, como e quais acompanhar!

Uma boa gestão de tempo é essencial para aumentar a produtividade. Além de impactar diretamente no processo de trabalho e nas entregas, ela também influencia na maneira com que os funcionários se sentem.

 

A sensação de estar sempre “apagando incêndios” é muito comum em empresas de diversos setores, causando situações estressantes que prejudicam as pessoas, a nível de estresse, como também seus desempenhos do dia a dia.

 

Mesmo que haja funções em que a urgência é inerente, muitas vezes a frequência de situações urgentes pode ser atenuada com a otimização da gestão do tempo.

 

3. Invista em análises para aumentar a produtividade na empresa

 

A otimização da gestão do tempo ajudará a alocar esforços de atividades mais significativas, permitindo que funcionários e departamentos assumam papéis mais estratégicos.

 

Entre as atividades essenciais para aumentar a produtividade e reduzir custos, estão as análises.

 

Seja qual for o setor, as análises são fundamentais para avaliar o desempenho e os resultados. Além disso, para identificar oportunidades de melhorias na produtividade, e gastos excedentes ou desnecessários.

 

No departamento financeiro, os processos analíticos são essenciais para otimizar a gestão financeira. Por isso, defina e acompanhe métricas financeiras e seus KPIs.

 

As análises são necessárias tanto para mensurar e avaliar o desempenho das atividades e resultados, quanto embasar o planejamento financeiro.

 

As análises preditivas financeiras vão além: prevêem tendências, padrões, comportamentos para extrair insights e tomar decisões.

 

4. Organize e otimize os processos

 

A organização e otimização dos processos contribui para aumentar a produtividade e reduzir custos como um misto das duas dicas anteriores.

 

Mapear, organizar e otimizar processos são atividades que impactam diretamente na organização das atividades e do fluxo de trabalho na empresa.

 

Assim, influenciam na produtividade das equipes, na gestão de tempo na organização e ainda permitem identificar falhas, gastos desnecessários e eventuais fraudes nos processos.

 

Na gestão financeira, por exemplo, estruturar os processos financeiros gera diversas vantagens, gera benefícios como nortear processos essenciais para sobrevivência da empresa e garantir a saúde financeira a curto, médio e longo prazo. É fundamental, portanto, para otimizar a gestão de recursos e reduzir custos.

 

5. Modernize a gestão de despesas

 

Não é segredo que modernizar a gestão de despesas permite reduzir os gastos de uma empresa e otimizar a gestão de recursos.

 

Veja também:  Planejamento tributário ou elisão fiscal: benefícios e dicas

No entanto, sabia que modernizar a gestão de despesas impacta também na produtividade?

 

Segundo estudo da GBTA (Global Business Travel Association) de 2015, em média, 1 a cada 5 relatórios de despesas são enviados com erros ou faltando informações. Isso significa muitas horas gastas com revisão de relatórios de despesas e retrabalho – e lembre-se tempo ainda é dinheiro!

 

Conforme o estudo, o tempo médio para preencher um relatório de despesas é de 20 minutos. No entanto, nos casos em que há informações faltantes e erros, são 18 minutos, em média, para corrigir cada um.

 

Além disso, mesmo que os relatórios de despesas sejam comumente entregues em formato digital – via softwares ou planilhas – 71% de viajantes latino-americanos submetem comprovantes de despesas em papel.

 

Ou seja, há bastante falha e imprecisão nos processos de prestação de conta nas empresas, que impactam não só na qualidade das informações financeiras, mas também na produtividade dos funcionários.

 

Para reduzir os custos e aumentar a produtividade nesse contexto, modernizar a gestão de despesas é essencial.

 

Um primeiro passo? Automatizar os processos de prestação de contas e reembolso de despesas.

 

Como podemos te ajudar a reduzir custos e aumentar a produtividade?

 

O VExpenses pode ajudar a dar esse primeiro passo. Somos um software voltado para a automatização dos processos de prestação de contas e reembolso de despesas.

 

O aplicativo apresenta uma série de vantagens para aumentar a produtividade na sua empresa, principalmente no que tange à gestão do tempo.

 

Entre seus benefícios para economizar e produzir mais, estão:

 

  • Otimiza a gestão do tempo – prático desde a prestação de contas à aprovação e geração de relatórios no seu smartphone;
  • Automatiza o reembolsos de despesas, até o pagamento final – diminuindo os custos de processos manuais e otimizando os processos;
  • Workflow de aprovação automatizado;
  • Diminui erros e informações de recibos faltantes nos relatórios de despesas;
  • Reduz o tempo e os recursos gastos com revisões e correções de relatórios de despesas;
  • Reduz as fraudes no reembolso corporativo;
  • Gera dados para análises, previsão de fluxo de caixa e planejamento financeiro;

 

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Sobre Marcela Rucireta

Graduada em Administração pela FEA-RP/USP, trabalho com gestão de projetos e performance em marketing digital, e produção de conteúdo sobre gestão.

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