Estruturar processos financeiros: 5 vantagens de formalizá-los

Estruturar processos financeiros na sua empresa

Estruturar os processos financeiros da empresa é a chave para uma gestão financeira eficiente e sustentável.

 

Quer saber por quê? Confira 5 vantagens de estruturar processos financeiros para uma gestão eficiente e entenda como a tecnologia pode auxiliar  nesse desafio!

 

O que significa estruturar os processos financeiros?

 

Vamos começar pela definição de processo dentro das empresas: conjunto de atividades desenvolvidas na organização, para que uma entrega seja realizada.

 

O atendimento ao cliente, o pagamento de fornecedores e o reembolso de despesas para funcionários são exemplos de processos comuns que ocorrem nas empresas.

 

De maneira simples, podemos entender que um processo estruturado é aquele que segue uma série de etapas bem definidas realizadas por responsáveis bem definidos.

 

A estrutura de um processo não necessariamente precisa constar escrita em algum manual, para que que se caracterize o processo como estruturado.

 

Um processo estruturado pode existir informalmente, de maneira que todas as partes que participam dele sigam um protocolo, a fim de realizar um determinado conjunto de atividades.

 

A formalização dos processos, no entanto, pode ser importante para garantir que a estrutura de um processo seja mantida sempre que ele for realizado (perpetuidade e padronização), seja por antigos ou novos colaboradores.

 

Como mencionamos em diversos textos do blog da VExpenses, o mapeamento de processos serve de base para diversas atividades e questões relevantes em uma gestão financeira eficiente, desde calcular o custo do serviço prestado à implantar práticas que otimizam a gestão financeira.

 

5 vantagens de estruturar os processos financeiros

 

A seguir, confira quais são alguns dos vantagens de ter processos financeiros bem estruturados:

 

1 – Nortear processos essenciais para sobrevivência da empresa

 

Uma empresa que não paga as suas contas dentro dos prazos, tem seu crédito prejudicado. Caso não receba por todos os produtos vendidos e serviços prestados, tem seu fluxo de caixa comprometido.

 

Uma organização que não cumpre suas obrigações fiscais e contábeis, por sua vez, pode sofrer com processos e multas.

 

Dessa maneira, podemos visualizar que determinados processos financeiros são fundamentais para que uma empresa, de fato, funcione. A estruturação deles, por sua vez, é essencial para que eles funcionem.

 

Veja também:  5 dicas para melhorar a Gestão de Despesas de Viagem na empresa

Confira alguns processos chave para uma gestão financeira sustentável e eficiente:

 

  • Gestão de contas a receber;
  • Gestão de crédito e cobrança;
  • Gestão de contas a pagar;
  • Pagamento de fornecedores;
  • Controle de movimentações financeiras;
  • Faturamento;
  • Captação de recursos;
  • Gestão orçamentária;
  • Controle de fluxo de caixa;
  • Análise de investimento.

 

A estruturação desses processos funcionará como norte para que eles sejam realizados, sendo definidos prazos, responsáveis e protocolos essenciais para que ocorram de maneira eficiente e sem falhas.

 

2 – Garantir a saúde do fluxo de caixa

 

O fluxo de caixa é a quantidade de dinheiro gasta e recebida na organização durante um determinado período.

 

Uma boa gestão de fluxo de caixa é fundamental para garantir que as contas sejam pagas no prazo e que haja dinheiro para emergências, bem como para aplicações e novos investimentos.

 

Assim, estruturar processos como o de contas a receber, contas a pagar e controle de fluxo de caixa, é essencial para evitar desalinhamento dos prazos de recebimento e pagamento e manter o fluxo de caixa saudável e sustentável.  

3 – Melhorar o controle financeiro e reduzir fraudes

 

Estruturar processos financeiros permite maior controle financeiro e os tornam mais fáceis de auditar.

 

A falta de controle impacta diretamente na organização das atividades de gestão financeira e no cumprimento de prazos. Além disso, pode facilitar fraudes e gerar prejuízos.

 

Para evitar problemas e otimizar a gestão financeira, é importante que os processos de acompanhamento de movimentações financeiras, controle de fluxo de caixa, reembolso de despesas e auditoria sejam bem estruturados.

 

No caso do processo de reembolso, o ideal é estruturar uma política de reembolsos de despesas.

Com uma estrutura que garanta maior controle, as oportunidades de fraudes e as falhas nesses processos podem ser reduzidas drasticamente.

 

4 – Otimizar a rotina de atividades e a gestão do tempo

 

A falta de estruturação de processos financeiros representa também falta de referência clara para a realização de determinadas atividades.

 

É importante destacar que estruturar os processos financeiros não significa burocratizá-los em excesso.

 

Veja também:  10 dicas para otimizar a Gestão Financeira de sua empresa

Neste caso, estruturar processos financeiros impacta nas rotinas dos colaboradores da área administrativo-financeira, à medida que fornece informações para que estes realizem suas atividades e tomem decisões.

 

Uma estrutura bem definida de responsáveis e protocolos a seguir, melhora a organização das atividades da equipe em geral e permite a otimização da gestão de tempo de trabalho de cada um.

 

5 – Otimizar os processos financeiros de maneira contínua

 

Se um processo não possui uma estrutura bem definida, como será possível identificar indicadores que avaliam o seu desempenho?

 

Avaliar fatores como “as contas foram pagas”, “sobrou R$3000,00 de caixa neste mês”, não é suficiente.

 

Muitas vezes, avaliar apenas as entregas de um processo é uma visão muito simplista, se o objetivo final é garantir otimização de processos e do desempenho da área Financeira.

 

Os processos financeiros demandam um acompanhamento contínuo tanto para melhorar o controle financeiro diário quanto para otimizar a gestão financeira no longo prazo.

 

Este acompanhamento deve ser feito através do monitoramento de indicadores que avaliem as mais variadas etapas dos processos.

 

Assim, os processos financeiros estruturados são necessários para garantir não só gestão financeira eficiente a curto prazo, mas também permitir que se defina indicadores de desempenho para acompanhamento e otimização contínua da Gestão da empresa como um todo.

 

A tecnologia pode ajudar a estruturar seus processos financeiros!

 

A tecnologia pode ser uma boa saída para o desafio de organizar e estruturar os processos financeiros.

 

Ela pode ser aliada tanto de empresas que possuem processos com estruturas precárias, quanto empresas que têm processos estruturados, mas desejam  otimizá-los.

 

É o caso do VExpenses, aplicativo desenvolvido para otimizar o processo de reembolso de despesas, tornando-o mais rápido, prático e confiável.

 

Com a automatização da prestação de contas e do reembolso corporativo, o VExpenses também permitiu aumentar o controle financeiro, diminuir risco de fraudes e otimizar o tempo gasto com burocracias.

Teste gratuitamente e conheça todos os vantagens do VExpenses para estruturar seu processo de reembolso de despesas corporativas e contribuir para uma gestão financeira eficiente!

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Sobre Marcela Rucireta

Graduada em Administração pela FEA-RP/USP, trabalho com gestão de projetos e performance em marketing digital, e produção de conteúdo sobre gestão.

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