Fraudes no reembolso corporativo: 7 dicas para prevenir e reduzir

Homem de negócios analisando gastos com reembolso de despesas

As fraudes no reembolso corporativo consistem em atos de burlar o processo e as regras de reembolso de despesas, ou seja, quando um colaborador busca se apropriar de recursos da empresa indevidamente, lesando a organização.

 

Sabemos que este é um assunto delicado. No entanto, acreditamos que sempre é melhor prevenir do que remediar, e para possibilitar que sua empresa não sofra com esses casos, criamos este artigo.

 

A seguir, confira  7 dicas para reduzir as fraudes no reembolso corporativo e como a tecnologia pode te auxiliar nessas atividades!

 

Fraudes no reembolso corporativo

 

As fraudes no ambiente corporativo não se restringem a sistemas de corrupção complexos, que roubam milhões dos cofres da empresa, segundo pesquisa realizada por consultorias.

 

Em geral, as pessoas querem se perceber como honestas e não enxergam pequenos desvios de conduta como comprometedores de sua honestidade, conforme Antonio Carlos Hencsey, um dos coordenadores da pesquisa.

 

Assim, ações como arredondar valores de reembolso na prestação de contas e uso indevido de cartão corporativo tornam-se corriqueiras.

 

Como evitar fraudes no reembolso corporativo

 

Evitar fraudes no reembolso corporativo requer atenção e uma série de medidas que veremos à seguir.  

 

1 – Conheça os processos da empresa

 

Mapear e conhecer os processos praticados na organização é uma atividade essencial a gestão do negócio.

 

Com o mapeamento de processos, é possível identificar todas as atividades envolvidas na prestação de serviços e assim, mensurar todos os gastos de cada um dos processos, bem como criar orçamentos para melhor controle financeiro.

 

Mapear os processos por si só não evitará fraudes no reembolso corporativo. No entanto, agregará clareza para conhecer todos os gastos na empresa e identificar possíveis fontes de fraudes no reembolso corporativo.

 

2 – Calcule o custo dos serviços prestados

 

Calcular o custo dos serviços prestados é uma atividade primordial, à medida que permite identificar os desembolsos básicos necessários para que a operação aconteça.

 

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Assim, torna-se possível comparar os gastos calculados com os desembolsos efetivamente realizados, tornando possível a identificação de  fraudes e oportunidades de redução de gastos.

 

Ademais, conhecer o custo do serviço prestado é importante para estruturar uma política de reembolso de despesas e estabelecer limites de valores nos gastos reembolsáveis.

 

3 – Crie uma política de reembolso de despesas

 

A formalização do processo de reembolso é uma ação que pode promover diretamente a redução e a prevenção de fraudes no reembolso corporativo.

Assim, formalizá-lo é essencial, e, nesse sentido, podemos te ajudar a criar uma política de reembolso de despesas em 10 passos.

 

A política de reembolsos de despesas é um conjunto de normas que regulamenta os reembolsos aos funcionários e prestadores de serviço em determinada empresa.

 

Entre diversos benefícios, como tornar o processo de reembolso mais rápido, eficiente, eficaz e justo, a política de reembolso de despesas combate às fraudes porque define uma série de regras e limites de gastos para reembolso.

 

4 – Aprimore o controle e gestão financeira

 

Formalizar o processo de reembolso é um passo necessário, mas não será suficiente para reduzir e prevenir fraudes no reembolso corporativo se não houver fiscalização e controle financeiro.

 

Para que a política de reembolso de despesas funcione, é necessário que seu cumprimento seja monitorado pela gestão financeira da empresa, e que esta possua controle financeiro eficaz.

 

Invista em práticas que otimizam a gestão financeira do seu negócio, como:

  • Trabalhar com orçamentos
  • Acompanhar todos os gastos e movimentações financeiras
  • Estar atento ao fluxo de caixa
  • Evitar que gastos pessoais e empresariais se misturem
  • Utilizar ferramentas de gestão financeira adequadas.

 

5 – Monitore e otimize os processos

 

Além de mapear, conhecer e formalizar processos, é importante que eles sejam monitorados e constantemente otimizados.

 

Este acompanhamento constante das operações da empresa auxilia na fiscalização de cumprimento às normas, evita fraudes e fornece informações para otimizar os processos, o que tende a aumentar a produtividade da empresa como um todo.

 

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6 – Priorize a transparência na cultura organizacional

 

Não faz sentido esperar que os colaboradores não cometam fraudes no reembolso corporativo, se a própria empresa não for exemplo e referência em transparência.

 

Ter um processo de reembolso transparente e justo, mostra que a empresa valoriza transparência e honestidade no ambiente corporativo e ajuda a criar uma cultura organizacional que tenha esses valores como base, gerando empatia nos colaboradores .

 

7 – Invista em tecnologia

 

Mais uma vez a tecnologia é forte aliada. Com o emprego de ferramenta adequada, é possível otimizar o processo de reembolso corporativo e evitar fraudes. É o caso do VExpenses.

 

Como a tecnologia pode reduzir as fraudes no reembolso corporativo

 

O VExpenses é um app desenvolvido para otimizar o processo de prestação de contas e reembolso corporativo, tornando-o mais rápido, prático e confiável.

 

O sistema permite que a prestação de contas se dê de maneira automatizada e em tempo real, evitando perdas de comprovantes fiscais físicos pelos colaboradores, e dando mais transparência ao processo.

 

Além disso, permite definir limite de despesas, classificar despesas como  reembolsáveis ou não e gerar relatórios de despesas completos, que aprimoram o controle financeiro e fornecem dados relevantes para a gestão financeira.

 

Possui uma função que ajuda a evitar erros no pagamento de reembolsos, permitindo conciliar as despesas com as faturas do cartão e verificar tudo que foi pago e conciliado por meio dos extratos disponibilizados.

 

Também favorável à redução de fraudes, o VExpenses agrega a função GPS. Assim, armazena o trajeto percorrido em viagens corporativas, o qual pode ser enviado em tempo real, de maneira automatizada, para os gestores.

 

Além de suas funcionalidades auxiliarem na redução de fraudes, o VExpenses possui inúmeras vantagens para a otimização de processos e do controle financeiro. Confira todas elas testando o app gratuitamente!

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Sobre Marcela Rucireta

Graduada em Administração pela FEA-RP/USP, trabalho com gestão de projetos e performance em marketing digital, e produção de conteúdo sobre gestão.

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