Gestão de despesas corporativas: 5 dicas para modernizar

gestão de despesas corporativas

A gestão de despesas corporativas deixou de ser apenas um pilar essencial para a sustentabilidade de uma empresa. Assume, hoje, um importante papel estratégico para a otimização financeira e para o crescimento do negócio.

 

No entanto, para que a gestão de despesas corporativas assuma seu papel estratégico é necessário modernizá-la.

 

Por isso, neste artigo vamos abordar dicas de como modernizar a gestão de despesas corporativas.

 

Acompanhe 5 dicas fundamentais, desde os requisitos básicos para a modernização à aplicação de tendências de transformação digital, passando pela automatização de processos.

 

1. Faça o básico bem feito

 

Parece uma dica boba, mas muitas empresas possuem uma gestão financeira desorganizada.

 

Para começar um processo de modernização da gestão de despesas corporativas, algumas atividades são essenciais, como:

 

 

Além disso, a consciência do papel estratégico da gestão de despesas corporativas é essencial nesse contexto de otimização.  

 

2. Seja um agente de mudança motivador

 

A modernização é um processo que exige mudança e nem todo mundo lida bem com mudanças.

 

Um dos papéis mais importantes da gestão financeira moderna é saber acompanhar tendências do mercado e liderar o time em direção às mudanças que vão otimizar o desempenho.

 

Embora a modernização seja vista como algo positivo ao longo da história, mudar o cotidiano pode ser um processo difícil, porque inclui eliminar hábitos antigos que podem dificultar a organização dos processos.

 

A cooperação da equipe para a modernização da gestão de despesas corporativas é fundamental. Por isso, um CFO moderno deve conscientizar a todos sobre os benefícios de quaisquer mudanças que serão acarretadas pelo processo de modernização.

 

É fundamental que os líderes da gestão financeira ajam como catalisadores dos resultados da equipe, estimulem a otimização do tempo e do desempenho.

 

Neste contexto, a cultura empresarial é importantíssima. Se gestão financeira está muito distante da gestão de pessoas, isso precisa ser corrigido.

 

Uma cultura empresarial voltada para a modernização deve ser coerente com os objetivos da empresa.

 

Veja também:  5 bons motivos para investir em mobilidade na sua empresa

Mais que isso: deve estimular a capacidade de aprender e de responder positivamente às tendências de mercado e às mudanças.

 

3. Automatize os processos de gestão de despesas corporativas

 

Feita a preparação para as mudanças, a automatização dos processos de gestão de despesas corporativas pode transformar o cotidiano e os resultados do trabalho.

 

A automatização tem uma grande série de benefícios. São alguns deles:

 

 

Para o CFO, a automatização auxilia na catalisação do desempenho do time, da rotina e também dos resultados das equipes, além de permitir dedicar-se ao que realmente importa: seu papel estratégico na organização.

 

4. Para automatizar, escolha um software que atenda suas necessidades

 

Automatizar não é criar um monte de planilhas de Excel. As planilhas são uma importante ferramenta no cotidiano de uma empresa, mas não deve ser a mais importante para guardar os dados e estabelecer fluxos entre os processos.

 

Ao escolher uma ferramenta de automatização para gestão de despesas corporativas, é importante pensar no armazenamento de dados, na integração de processos e pessoas e na sua eficiência.

 

O VExpenses, destinado à prestação de contas e gestão de reembolsos corporativos, é um exemplo de ferramenta que veio para agregar valor à gestão de despesas corporativas, possibilitando usufruir dos benefícios da automatização que listamos acima.

 

O VExpenses é ideal para otimizar a gestão de despesas corporativas, principalmente nas viagens. Suas funções agregam valor em todas as etapas do processo. Entre suas funcionalidades, ele permite:

 

  • Organizar, controlar e analisar as despesas de viagem por projetos, centros de custos, entre outras formas;
  • Estabelecer fluxos de aprovação das despesas da maneira que preferir, de forma completa e automatizada;
  • Estabelecer limites de despesas de viagem, de acordo com a política de sua empresa;
  • Gerar relatórios de despesas de viagem completos e em tempo real;

 

Veja também:  Estruturar processos financeiros: 5 vantagens de formalizá-los

Ao escolher um sistema para modernizar a gestão de despesas corporativas na empresa, é também importante observar:

  • A constante evolução da plataforma;
  • O suporte oferecido;
  • As integrações do sistema com outros sistemas de gestão utilizados na empresa;
  • A integração com cartões de crédito e contas bancárias.

 

Lembre-se que para o sucesso do processo de modernização das gestão de despesas corporativas é essencial a adaptação da equipe à nova ferramenta e ao novo fluxo de atividades.

 

Comunicar os benefícios da modernização para a equipe financeira e operacional é fundamental. Além de oferecer treinamento on the job, que pode auxiliar na adaptação às novas funcionalidades e aos processos.

 

No novo fluxo de processos de gestão de despesas corporativas, é essencial que cada um entenda suas responsabilidades.

Por isso, estabelecer políticas como a política de reembolso de despesas corporativas é importante a socializar os direitos, deveres e responsabilidades de cada um.

 

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5. Otimize e acompanhe as tendências globais!

 

Como podemos ver, a tecnologia tem papel fundamental na modernização na gestão de despesas corporativas.

 

Feita a automatização dos processos, é hora de otimizar. Com a otimização do tempo no processo e das rotinas de trabalho, é hora de assumir ainda mais o papel estratégico da gestão financeira.

 

Acompanhe as tendências globais, principalmente relacionadas à transformação digital.

 

Big Data, Business Inteligence, IoT (Internet das coisas), análise preditiva financeira e a economia compartilhada são tendências globais, tecnologias e ferramentas que vieram para ficar e agregar valor, desde a relação com o consumidor até a gestão financeira do negócio.

 

Não fique por fora! Clique nos links para entender os benefícios de cada uma dessas tendências, acompanhar o mercado e modernizar a gestão de despesas corporativas.

Animado para começar a aplicar as dicas? Dê um passo a mais para modernizar a gestão de despesas corporativas testando gratuitamente o VExpenses!

 

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Sobre Marcela Rucireta

Graduada em Administração pela FEA-RP/USP, trabalho com gestão de projetos e performance em marketing digital, e produção de conteúdo sobre gestão.

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