5 dicas para melhorar a Gestão de Despesas de Viagem na empresa

gestão de despesas de viagem corporativa com vexpenses

Para as empresas que realizam viagens corporativas, a gestão de despesas de viagem é um ponto chave para a sua sustentabilidade financeira e seu crescimento.

 

Querendo melhorar a gestão de despesas de viagem em sua empresa? Confira 7 dicas essenciais!

 

 

1. Orçamento e cotação são diferentes. Faça os dois!

 

O orçamento é um conceito básico na gestão financeira. No entanto, nem toda empresa trabalha com ele, e é muitas vezes  confundido com uma simples cotação de preços.

 

O processo orçamentário é uma prática essencial para prever os gastos e recursos necessários para a execução das atividades em determinado período. É uma grande dica para otimizar a gestão financeira de sua empresa.

 

Para extrair o máximo possível dessa prática, não basta apenas cotar preços de passagens e hospedagem quando estiver na época da respectiva viagem à trabalho.

 

É necessário conhecer o custo da prestação de serviço referente a uma viagem corporativa. Fazer um orçamento é criar uma estrutura com todos os gastos previstos para realizar uma atividade.

 

No caso das viagens corporativas, o custo do serviço prestado inclui gastos como passagens aéreas ou rodoviárias, custo do km rodado, hospedagem, alimentação, custo de mão de obra, entre outros.

 

A cotação de preços, participação de programas de fidelidade e estabelecimento de convênios, por sua vez, também são outros pontos importantes.

 

Enquanto o orçamento estabelece a sua estrutura de despesas de viagem, essas outras ferramentas podem barateá-las.

 

2. Estruture uma política de reembolso de despesas de viagem

 

É bastante comum que viajantes corporativos arquem com as despesas de viagem e depois solicitem reembolso à empresa.

 

Por isso, ter uma política de reembolsos é essencial para:

  • Melhorar a gestão das despesas de viagem;
  • Evitar fraudes no processo;
  • Permitir que os funcionários sejam reembolsados de forma organizada e justa.

 

A política de reembolsos é o conjunto de normas que regulamenta os reembolsos na empresa. Se você ainda não tem uma, confira também o nosso artigo sobre como criar uma política de reembolsos de despesas em 10 passos.

Veja também:  Qual a importância de políticas de reembolso claras para viagens corporativas

 

Se sua empresa já tem uma política de reembolsos, nunca é demais conferir se ela está de acordo com o cenário atual da empresa. Confira aqui as dicas do que deve conter em uma política de reembolsos completa.

 

3. Estabeleça a separação entre despesas corporativas e despesas pessoais

 

Falando em política de reembolso de despesas de viagem, é importante destacar a importância de separar as despesas corporativas das despesas pessoais.

 

As bleisure trips tem se tornado uma tendência mundial das viagens corporativas. Nas bleisure trips, os viajantes corporativos estendem sua viagem quando o trabalho está terminado, para fins de lazer, economizando despesas pessoais que teriam se fizessem viagens a lazer separadamente.

 

Cheia de benefícios para os viajantes, é importante que essa prática não atrapalhe os negócios.

 

Por isso, lembre-se de deixar claro em sua política reembolso, quais despesas, de fato, devem ser reembolsadas. Isto permite evitar fraudes no reembolso corporativo, e dispensar o reembolso a gastos que não tenham a ver com os negócios.

 

 

4. Estabeleça limite para as despesas de viagem

 

Com base no orçamento previamente desenvolvido e na sua política de reembolso, é importante que você estabeleça limites para as despesas de viagem.

 

É importante que o limite seja realista e bem fundamentado no orçamento e nas cotações de preços e é essencial que ele seja controlado e difundido para o departamento financeiro e os viajantes corporativos.

 

Para este controle, a tecnologia pode ser excelente aliada. O VExpenses, aplicativo para otimizar a gestão de reembolsos corporativos, permite estabelecer e comunicar limite de despesas de viagem de maneira simples e prática.

 

Com o VExpenses, você pode criar quantas políticas de limite de despesa precisar em sua empresa, para cada departamento, grupo de funcionários, ou da forma que preferir.

 

Veja também:  10 dicas para otimizar a Gestão Financeira de sua empresa

Ao criar uma política de limite de despesa no aplicativo, você estabelece limites e regras para os tipos de despesa que cadastrou, como alimentação, hospedagem, passagens aéreas, entre outras.

 

 

5. Organize os processos da Gestão de Despesas de Viagem

 

As atividades envolvidas na gestão de despesas de viagem são várias, desde a criação de orçamentos, passando por realização de cotações, acompanhamento das despesas, avaliação e efetuação de reembolsos, até à análise das despesas de viagens no período.

 

Nem toda empresa possui um profissional específico responsável pela realização dessas atividades. Mas, de uma forma ou de outra, a organização desses processos é essencial.

 

Por isso, é ideal definir os responsáveis por cada um dos processos, e contar com a tecnologia para simplificá-los e torná-los eficientes e eficazes, poupando tempo gasto com burocracias e planilhas manuais.

 

O VExpenses é ideal para otimizar a gestão de despesas de viagem. Suas funções agregam valor em todas as etapas,desses processos, do lançamento das despesas até a Gestão das Despesas de Viagem pelo departamento financeiro. Entre suas funcionalidades, ele permite:

 

 

 

 

 

 

 

Pronto para implantar as dicas e otimizar a gestão de despesas de viagem em sua empresa? Teste o VExpenses gratuitamente e veja como ele pode ajudar sua empresa!

 

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Sobre Marcela Rucireta

Graduada em Administração pela FEA-RP/USP, trabalho com gestão de projetos e performance em marketing digital, e produção de conteúdo sobre gestão.

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