Qual a importância de políticas de reembolso claras para viagens corporativas

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Para cumprir bem a atividade prestada no mercado, sua organização realiza muitas viagens corporativas? De fato, o recurso pode se tornar essencial para que os negócios de algumas empresas sejam consolidados e mantidos ao longo do tempo. Por causa disso, elas devem ser encaradas como uma extensão do trabalho.

Só que isso não significa que as viagens corporativas tenham que pesar nas despesas da empresa: os funcionários devem tomar nota de tudo o que gastar e ter o bom senso de aproveitar o que for mais conveniente para a companhia. Também é importante pesquisar preços de passagens aéreas, hotéis e serviços adicionais antes de fechar seu pacote de viagem. Portanto, para que a empresa não tenha imprevistos e dispêndios supérfluos, vale a pena elaborar uma boa política de reembolso. Você sabe o que é e como isso funciona? Leia nosso texto e entenda mais!

O que são políticas de reembolso?

As politicas de reembolso são o instrumento principal que uma empresa utiliza para alcançar as metas relacionadas às viagens corporativas. São normas com o objetivo de controlar os gastos daquelas viagens. Por meio dessas políticas, há o monitoramento de gastos que devem ser observados pelos funcionários, além de todas as consequências indicadas para o caso de descumprimento.

O instrumento de controle tem como base as necessidades de cada companhia e é distribuído para toda a equipe envolvida nas viagens. Algumas empresas até pedem que o funcionário avise com antecedência sobre alguma viagem que ele deverá fazer a fim de que tudo seja preparado com antecedência e para evitar que ocorra algum imprevisto.

Por que as políticas de reembolso são importantes?

Essas políticas são importantes para proporcionar o melhor custo-benefício, tanto para a empresa como para os viajantes. Desse modo, dispêndios supérfluos ou excessivos são evitados. Elas deixam claro quais são os limites para o reembolso do funcionário, de modo que os gastos a mais com refeições, despesas de hotel, taxas de quilometragem, entre outros, serão pagos pelo colaborador que exceder o limite de gastos estipulado pela empresa. Com base nisso, ele saberá melhor como gastar o dinheiro do cartão corporativo e não terá nenhuma surpresa negativa quando retornar ao trabalho.

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Algumas viagens corporativas exigem a assinatura do supervisor ou até mesmo de um gerente de nível mais alto quando a viagem é internacional. Essa autorização também pode requerer a apresentação dos documentos necessários para a viagem. Além disso, as assinaturas são necessárias para que um departamento específico garanta a compra das passagens aéreas ou pague outros gastos, por exemplo.

O que fazer para conseguir o reembolso?

Os funcionários que realizaram alguma viagem corporativa devem ficar atentos ao prazo estabelecido para a prestação de contas na empresa. Todos os gastos devem ser incluídos em uma planilha ou em um relatório organizado e detalhado. É necessário que o documento em questão mencione o projeto, qual será o cliente e o objetivo da viagem.

As notas fiscais devem ser anexadas e os gastos relacionados. Se o funcionário que fez a viagem corporativa não possuir esses comprovantes, ele terá que justificar para o chefe o motivo pelo qual o recibo não está com ele, mas esses casos devem ser excepcionais. Já em caso de excesso do limite de gasto estipulado pela empresa, o empregado deverá arcar com os custos extras. Vale lembrar que alguns gastos não são reembolsados, como os com bebidas alcoólicas e cigarros, por exemplo.

As viagens corporativas são muito importantes para que uma empresa feche negócios ou faça novos contatos em conferências e reuniões presenciais. No entanto, o funcionário que realiza a viagem deve ficar atento para as políticas de reembolso e utilizar o bom senso nos gastos, pois não será ele que irá pagar a conta. Você já desenvolveu políticas de reembolso para sua empresa? Já realizou alguma viagem corporativa? Conte para a gente nos comentários!

 

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