10 dicas para reduzir custos na sua empresa

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É possível reduzir custos e aumentar a produtividade ao mesmo tempo? Mostramos que sim no artigo 5 dicas para aumentar a produtividade e reduzir custos.

 

Neste, vamos dar ainda mais dicas de como reduzir custos e aumentar a produtividade na sua empresa, importantes para otimizar a gestão financeira do negócio. Acompanhe!

 

1. Estabeleça e formalize objetivos, metas e políticas da empresa

 

Como explicamos no texto anterior – 5 dicas para aumentar a produtividade e reduzir custos – a gestão do tempo é uma questão chave para reduzir custos e aumentar a produtividade, desde as tarefas cotidianas às atividades estratégicas.

 

Não é mentira que tempo é dinheiro. Mesmo sendo um velho ditado, nas organizações contemporâneas melhorar a gestão de tempo é essencial para otimizar os desempenhos nos processos e obter os melhores resultados.

 

Assim, estabelecer e formalizar objetivos, metas e políticas da empresa é uma das atividades que ajudam a economizar tempo e reduzir atividades desnecessárias. É também importante para definir e difundir padrões de comportamento e processos, otimizando-os.

 

Um exemplo é a formalização da política de reembolso de despesas, que gera uma série de benefícios para a empresa, como melhorar e agilizar os processos de reembolso, reduzir fraudes, obter maior controle sobre os gastos da empresa, entre diversos outros benefícios.

 

2. Cobre produtividade com coerência

 

É importante destacar que não basta apenas estabelecer objetivos, metas e políticas. É essencial que todos saibam o que se espera de sua produtividade dados os requisitos a cumprir e alcançar.

 

Como a produtividade da equipe é medida? Como a avaliação de desempenho é realizada? Com base em quais indicadores quantitativos e qualitativos?

 

Avaliar as pessoas de maneira incoerente é cobrar produtividade de forma injusta. A percepção de injustiça tem forte impacto nas relações de trabalho. Do ponto de vista de um funcionário, cobrança injusta pode gerar grande insatisfação.

 

É claro que isso também afeta de maneira negativa a empresa, que pode ter aumento de turnover, queda em produtividade, custos com demissões e mais.

 

Portanto, é necessário, além de definir objetivos e metas, que haja um processo claro e coerente de avaliação da produtividade.

 

3. Otimize os processos e utilize ferramentas adequadas para a rotina de trabalho

 

Outra dica importante para reduzir custos e aumentar a produtividade é cuidar da organização de processos no trabalho.

 

Reforçamos: otimizar processos impacta positivamente a produtividade e o desempenho, assim como permite melhorar a gestão do tempo e de outros recursos, reduzindo custos.

 

Por isso, é interessante mapear e estruturar processos para entender como otimizá-los. Analisar também as ferramentas que estão sendo utilizadas é um ponto importante:

  • As ferramentas que você utiliza são realmente eficientes e eficazes para sua rotina de trabalho?
  • Como é a comunicação interna?
  • O fluxo de informações é claro ou atrapalha o desempenho das atividades?

 

Veja também:  Fraudes no reembolso corporativo: 7 dicas para prevenir e reduzir

Mudanças na rotina de trabalho são fundamentais para reduzir custos e aumentar a produtividade, como podemos ver a seguir.

 

4. Otimize a comunicação entre a equipe

 

Um fluxo muito grande de e-mails pode ser maléfico para resolver questões simples no cotidiano de trabalho, por exemplo.

 

Misturar a comunicação empresarial e pessoal também. Informações importantes podem se perder se você usa grupos de whatsapp para transmiti-las.

 

Nesse caso, pode ser interessante até mesmo utilizar soluções empresariais especializadas para comunicação no trabalho.

 

5. Otimize o fluxo de informações e materiais

 

Esta ação também ajuda a otimizar a comunicação dentro da empresa e economizar tempo. É interessante que todos tenham as informações e materiais que necessitam com fácil acesso.

 

Por isso, é importante uso de servidores, armazenamento em nuvem e outras soluções que constroem bancos de dados para a realização das atividades.

 

6. Automatize processos

 

Automatizar é uma excelente opção para quem quer parar de perder tempo com burocracias no dia a dia, reduzir custos e aumentar a produtividade, dando atenção ao que realmente importa.

 

O VExpenses, por exemplo, é um aplicativo de automação de prestação de contas e reembolsos. Na prática, o aplicativo como este permite:

 

  • Otimizar a gestão do tempo;
  • Diminuir tempo gasto com processos manuais, como a revisão e correção de relatórios de despesas;
  • Diminuir erros e fraudes na prestação de contas;
  • Reduzir o tempo gasto com as análises gerenciais desses gastos.

 

7. Reduza as reuniões presenciais desnecessárias

 

Reunião cara a cara é ótimo para diversas situações, principalmente quando envolve negociações e questões importantes, ou até mesmo para gerar novas ideias, os famosos processos de Brainstorming.

 

No entanto, reuniões presenciais desnecessárias implicam no desperdício de recursos  financeiro com deslocamento, além de tomar mais tempo.

 

Por isso, os softwares que permitem realizar reuniões online, de forma remota, podem ser uma ferramenta interessante para reduzir custos e aumentar produtividade nesses casos.

 

8. Melhore o relacionamento com fornecedores

 

Estabelecer parcerias com os fornecedores pode ser um caminho interessante para reduzir custos e aumentar a produtividade. Sem dúvidas, otimizar o relacionamento com os fornecedores é essencial.

 

Com isso, é possível obter vantagens como descontos, poder de barganha para prazos de pagamentos, influenciando na qualidade e quantidade de recursos, ou seja, na gestão dos recursos em si.

 

9. Faça planejamento financeiro e orçamentário nos projetos

 

O processo orçamentário é essencial para reduzir custos e melhorar o aproveitamento dos recursos disponíveis em empresas de qualquer setor.

 

Ao planejar e construir orçamentos para os projetos do negócio, faz-se uma previsão dos gastos e dos recursos disponíveis, o que é essencial para evitar gastos repentinos.

 

Veja também:  Custo da prestação de serviços: 5 dicas para calcular

Não se pode enxergar o futuro, mas prever riscos é fundamental.

 

Por isso, as empresas que desejam otimizar a gestão financeira de seu negócio devem atentar-se aos cenários, às análises preditivas e entender que o processo orçamentário pode transformar a utilização de recursos e reduzir custos.

 

10. Seja um líder moderno

 

Vimos que reduzir custos e aumentar a produtividade está bastante relacionado à gestão de tempo e à otimização dos processos, mas também ao desempenho das pessoas.

 

Por isso, ser um líder moderno é essencial para estimular a produtividade da equipe.

 

Lembre-se: liderar não é apenas delegar tarefas. É preciso oferecer autonomia quando possível e necessário, para conseguir catalisar o desempenho do time.

 

Não só isso. Um líder moderno é aquele que enxerga as tendências de mercado, motiva sua equipe, catalisa os desempenhos e assim, alcança os melhores resultados. Tudo isso buscando utilizar de forma eficiente os recursos, reduzir custos e aumentar produtividade.

 

Bastante coisa né? Confira nossas dicas de como ser um líder moderno!

 

DICA EXTRA: Aproveite a transformação digital

 

A tecnologia tem muito a oferecer para os diversos tópicos que abordamos neste artigo e no artigo anterior desta série. Contribui desde a modernização de processos da rotina de trabalho à redução de custos com autoatendimento e inteligência artificial.

 

Assim, não deixe de conhecer e aproveitar as tendências da transformação digital!

 

No entanto, não ache que são coisas de outro mundo: para reduzir custos e aumentar produtividade, sua empresa não precisa começar a investir nas tecnologias mais complexas do mercado.

 

Como dissemos antes, organizar os processos, a rotina de trabalho, as ferramentas usadas no dia a dia são ótimos caminhos de início.  Nós podemos te ajudar a reduzir custos e aumentar a produtividade também!

 

VExpenses é um software voltado para a automatização da prestação de contas e reembolsos de despesas corporativas.

 

O sistema apresenta uma série de vantagens para reduzir custos e aumentar a produtividade, principalmente no que tange à gestão do tempo. Entre seus benefícios para economizar e produzir mais, estão:

 

  • Otimiza a gestão do tempo – prático desde a prestação de contas até a aprovação dos gastos;
  • Organiza os processos, com workflow de aprovação automatizado;
  • Diminui erros de informações e recibos faltantes nos relatórios de despesas;
  • Reduz o tempo e os recursos gastos com revisões e correções de relatórios de despesas;
  • Reduz as fraudes no reembolso corporativo;
  • Gera dados para análises, previsão de fluxo de caixa e melhora o planejamento financeiro;

 

Nossos clientes testaram, aprovaram e reduziram seus gastos com prestação de contas em até 88%!

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Sobre Tiago Bittar

CMO do VExpenses. Sempre antenado nas últimas novidades do mundo do marketing e da tecnologia, sou aficcionado em otimização de processos, sempre buscando ajudar as pessoas a trabalharem com eficiência.

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