Viajante de negócios

5 dicas ao escolher hotéis em viagens corporativas

 

Os custos com hospedagem passaram a fazer parte da lista de componentes que muitas empresas precisam reduzir. Dependendo da época do ano ou da região em que o hotel está localizado, contratar uma hospedagem pode representar um alto gasto para as empresas.

Por isso, separamos 5 dicas para economizar na hora de contratar um hotel, mas sem diminuir o nível de satisfação dos funcionários que farão uso dos serviços.

1. Comunique-se apenas por telefone celular ou pela internet

Contrate hospedagens sem as ligações incluídas, pois, quando feitas do quarto do hotel, são muito caras. Os funcionários podem — e devem — utilizar a conexão de internet ou do telefone celular.

Normalmente, a conexão de internet é oferecida de forma gratuita e ilimitada pela grande maioria dos hotéis. Isso reduz os custos de forma considerável sem alterar em nada o padrão da hospedagem.

2. Adéque as obrigações da empresa com os horários de check-in e de check-out

Alguns hotéis permitem o check-in adiantado ou o check-out atrasado sem custos, mas isso não ocorre com clientes eventuais. Os horários de entrada são após o almoço e de saída antes do almoço.

Dessa maneira, procure ajustar os compromissos na empresa e os voos de modo a economizar pela não utilização desses serviços adicionais.

3. Feche acordos com redes de hotéis com localização estratégica

Sua planta de negócios possui alguma rede comum em todas as unidades? Ou é apenas uma filial e há um hotel muito próximo a ela? Busque uma rede ou um hotel que possa oferecer condições diferenciadas ao garantir que seus executivos se hospedarão apenas lá.

Isso garantirá a isenção de algumas multas comuns aos hóspedes eventuais e, consequentemente, a redução de custos para a sua empresa.

Veja também:  Como declarar no IR reembolsos de viagens a trabalho.

4. Negocie as condições com uma agência de turismo

As agências de turismo oferecem boas condições para pacotes corporativos. Algumas solicitam uma demanda mínima periódica, como 2 ou 3 diárias por mês ou alguma outra obrigação diferente.

De fato, verifique se ela oferece cancelamentos sem custos caso uma reunião em outra cidade seja cancelada, por exemplo, ou se o voo for cancelado por qualquer razão. Esses imprevistos, por menores que sejam, representam uma grande economia em longo prazo.

5. Utilize as milhas para economizar com diárias

Muitas redes de hotéis oferecem descontos na contratação de diárias ou até a diária integral com a utilização de milhas. Elas podem ser acumuladas nos pagamentos normais da própria empresa e representam um ativo que não é contabilizado, mas que trará ganhos de ordem financeira, Afinal isso pode se tornar o responsável por uma redução dos gastos gerais com hospedagem.

Para aproveitar ao máximo as milhas e o acúmulo delas, faça um estudo dos benefícios e se isso trará alguma obrigação para a sua empresa.

As dicas são relativamente simples, mas podem requerer mudanças nos procedimentos operacionais da empresa que estiver contratando a hospedagem.

Contratar hotel para os funcionários é uma grande responsabilidade, pois o nível de satisfação deles depende da qualidade encontrada e economizar na hora de contratar um hotel gera benefícios em curto prazo. No entanto, esta atitude deve ser muito bem estudada para ser algo sustentável em longo prazo.

Deixe um comentário contando para nós suas experiências de economia ao contratar um hotel.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *