6 dicas para ajudar o gestor a se preparar para sua viagem de negócios

Mesmo com o avanço da Tecnologia de Informação e Comunicação e das videoconferências, chega uma hora que a viagem de negócios é mais do que fundamental. Nada substitui o encontro presencial para se fechar acordos, prospectar clientes, firmar parceiros e distribuidores. Além disso, essa é uma ótima forma de fazer novos contatos em feiras e fóruns.

Para que o gestor aproveite melhor as viagens, ele deve seguir algumas dicas importantes. Você já viajou a negócios antes? Confira, ao menos, seis dicas que separamos para ajudá-lo a se preparar para elas!

Seja autossuficiente

Mesmo se o gestor for convidado por algum parceiro, cliente ou matriz da empresa (caso seja uma multinacional), é importante que ele não deixe tudo para o anfitrião fazer e organizar. Ou seja, o gestor deve cuidar dos preparativos, reservar o hotel, comprar as passagens áreas, entre outros.

No entanto, se quem irá recebê-lo insistir em realizar todos os preparativos, isso deve ser aceito de bom grado, visto que, provavelmente, ele procurará hotéis em locais de melhor acesso para ambos.

Tenha cuidados na escolha dos hotéis

Geralmente, as empresas possuem um departamento específico para viagens ou um profissional responsável pelas reservas. Entretanto, mesmo assim é importante se atentar aos detalhes.

Por exemplo, muitos hotéis têm quartos especiais para executivos, com uma boa estrutura que possui área para instalação de notebooks e tablets, business centers completos e telefone habilitado para conferências. É importante que o gestor sempre se assegure de que o quarto onde ficará tenha esta infraestrutura.

Estude a cultura do destino

Caso a viagem de negócios seja para outro país, é muito importante estudar a cultura do destino, visto que cada país possui suas especificidades. Alguns povos, por exemplo, são mais falantes e amigáveis, enquanto outros são mais calados e frios.

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Detalhes como vestimenta, idioma, trejeitos e hierarquia influenciam diretamente na maneira de fazer um negócio, podendo afastar ou aproximar as partes envolvidas. Por causa disso, o gestor deve ter uma boa preparação, com muito estudo e pesquisa, para não cometer nenhuma gafe durante a estadia.

Pense na logística

Caso o gestor faça uma viagem de longa duração, ele deve se programar para chegar um dia antes do encontro, porque, assim, ele estará descansado e mais apresentável e não correrá o risco de se atrasar.

Se não for possível chegar um dia antes, ele deve prezar por voos que deem folga o suficiente para chegar ao compromisso sem pressa. Em casos assim, o mais indicado é contratar algum serviço de transporte, já que o chofer conseguirá levar o convidado para o local da reunião de uma forma rápida e segura.

Controle muito bem as despesas

O gestor deve ter em mente que, na maioria dos casos, ele terá que prestar contas dos gastos de viagem à chefia. Logo, é essencial que se faça um planejamento para as despesas, sempre solicitando recibos e notas fiscais e anotando nelas o que se refere aos gastos.

Assim, será mais fácil justificá-los quando voltar. Além do mais, é primordial ter cuidado com o serviço de quarto do hotel e com o frigobar, pois eles podem sair muito mais caros do que o planejado.

Respeite a hierarquia

Não é preciso se manter sempre solícito e “puxar saco” da chefia em alguma viagem de negócios. O respeito ao cargo dele e a boa educação já serão suficientes para ter um bom relacionamento durante o evento.

Antes e durante uma viagem de negócios, o gestor deve ficar atento para detalhes importantes, para, assim, aproveitar ao máximo as oportunidades e não gastar dinheiro à toa.

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E você? Já fez alguma viagem de negócios? Compartilhe sua experiência conosco nos comentários!

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