7 super dicas de economia de tempo para viajantes frequentes

No mundo dos negócios, viajar é preciso. E “preciso”, no caso, é tanto no sentido de necessidade quanto de exatidão. Os viajantes frequentes, sejam eles parte da equipe técnica, de vendas ou executivos, necessitam de muita organização para que a economia de tempo permita a realização de toda a agenda programada para a viagem.

Uma agenda planejada da forma mais precisa possível permite que a preocupação com preenchimentos de formulários de despesas no retorno, por exemplo, seja bem menor e o colaborador possa se preocupar com atividades que são mais voltadas para o core business da empresa.

Neste artigo, trataremos de 7 dicas para planejamento de viagens e de como torná-las mais produtivas. Vamos a elas!

1. Veja cada viagem como um projeto

Cada viagem deve ser encarada como um pequeno projeto, com data para início e data para término. E, como em todo projeto, é necessário fazer um planejamento — um plano de viagem — com cronograma (lista de atividades e sua sequência de execução), recursos para execução dessas atividades e os meios para comunicação dos resultados com as partes envolvidas.

2. Utilize a tecnologia para se planejar

Hoje em dia, existe uma infinidade de aplicativos para dispositivos móveis que ajudam você a organizar sua agenda e suas listas de atividades. Em viagens a negócios, eles são essenciais.

Um ponto importante a ser observado ao inserir um item na agenda de um aplicativo é o fuso horário do local do evento, se for o caso, para não se perder no horário agendado para as reuniões.

3. Faça uma checklist de equipamentos

Uma checklist de todos os equipamentos necessários para a realização das apresentações é necessária, para evitar surpresas desagradáveis no momento de montá-los nos locais de reunião.

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E leve sempre algum sobressalente, caso não vá fazer muito volume para transportar.

4. Leve todos os documentos prontos

É importante levar todos os documentos necessários para as reuniões já prontos.

Modelos de contratos também estão incluídos aí, podendo apenas ser complementados, com poucos dados, permitindo o fechamento de negócios de imediato.

5. Verifique seu plano de saúde ou seguro

Veja se seu plano de saúde pode te atender em caso de necessidade, se for viagem dentro do país. Se for uma viagem internacional, inclua um seguro internacional que cubra despesas médicas.

Para algumas localidades, certos tipos de vacinas também devem ser incluídos na sua lista de necessidades.

6. Verifique as reservas antecipadamente

As empresas, geralmente, têm sistemas internos para planejamento de despesas de viagens, além do suporte administrativo para reservas de passagens e de hotéis. Conte com essa ajuda se ela estiver disponível para você e cheque se tudo está de acordo com o necessário pelo menos 2 dias antes de partir.

Caso você mesmo fique responsável por todo o processo, certifique-se de fazer as reservas em tempo hábil e de agilizar o check-in online, quando disponível, para evitar perder tempo em filas de aeroportos.

7. Comunique-se constantemente

Reportar sua localização e suas atividades a serem realizadas em cada etapa da viagem é importante para que a empresa possa te dar o suporte adequado nesse momento.

Depois de realizada uma atividade, comunicar seu resultado é necessário para que as atividades subsequentes já sejam disparadas, tais como ordens de serviço, envios de contratos, propostas para análise jurídica e análise de solicitações de mudanças feitas por clientes atuais.

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Estas foram algumas dicas importantes para a economia de tempo para viajantes frequentes. Tem algum outro ponto essencial? Então, compartilhe com a gente nos comentários!

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