Ajuda de custo por km rodado

4 minutos de leituraAjuda de custo por km rodado ou reembolso por km, qual método usar?

Constantemente, o departamento financeiro das empresas que lidam com viagens corporativas e gestão de equipes externas, como as equipes de vendas, costuma se equilibrar entre duas questões primordiais: é melhor optar pela ajuda de custo por km rodado ou pelo reembolso de despesas por km?

Acontece que ambas as alternativas são vantajosas e bastante usadas, e a escolha por uma delas, na verdade, irá depender das características do seu negócio.

Diante desse desafio, fizemos esse post para te ajudar a explorar o reembolso de despesas por km e a ajuda de custo por km rodado, além de ensinar como calcular o valor de reembolso por km. Assim, não vão faltar argumentos para uma tomada de decisão eficiente e completamente alinhada com os seus objetivos.

Vamos às dicas? Acompanhe nosso post até o final!

Ajuda de custo por km rodado ou reembolso de despesas por km?

Independente da sua escolha, é importante compreender algo simples: é preciso ter  equilíbrio entre o ressarcimento do profissional que custeia as suas próprias viagens, sem que exista prejuízo para ele ou para a empresa.

Assim, os gestores e responsáveis pelo planejamento financeiro das organizações ficam entre a ajuda de custo por km rodado ou o reembolso de quilometragem.

Vamos entender, na prática, o que cada um representa?

A ajuda de custo por km rodado

A ajuda de custo por km rodado nada mais é do que estipular uma quantia fixa e única para cobrir os gastos com quilometragem rodada por mês, independente das particularidades dos carros utilizados ou do percurso realizado.

Ao optar pela ajuda de custo, é necessário que você pré-estabeleça uma estimativa de quilômetros rodados por mês e chegue a um valor de ajuda de custo fixa.

A maior vantagem apresentada por esse modelo é a facilidade no gerenciamento, uma vez que estamos falando de valor fixo e pré-estabelecido, esse pagamento pode ser feito todo final do mês sem a necessidade de uma apuração prévia de cada um dos gastos.

No que você deve ficar atento: caso o consumo médio estipulado esteja abaixo do valor verdadeiramente gasto pelos seus funcionários, a ajuda de custo por km rodado não vai cobrir os custos que eles têm, deixando-os no prejuízo.

Veja também:  Por que sua empresa deve ter uma política de viagens corporativas?

Agora, caso o valor esteja acima da média dos gastos reais, sua empresa estará desperdiçando recursos, e aí você é quem ficará no prejuízo.

O reembolso de despesas por km

Aqui, o processo costuma ser mais lento — por ser um pagamento do tipo pós-pago – porém, mais justo para ambas partes.

Tudo porque os seus profissionais terão o trabalho de elaborar relatórios de viagem, periodicamente, para atestar o deslocamento e os custos relativos ao período, além da submissão à revisão e aprovação destes relatórios.

Por sua vez, os riscos com prejuízos são igualmente menores, já que o profissional vai receber, exatamente, aquilo que foi gasto no período registrado.

A desvantagem é a dificuldade no cálculo de um valor justo para pagamento deste método de reembolso.

Porém, já existem no mercado sistemas de gestão, como o VExpenses, que oferecem funcionalidades de monitoramento automatizado dos itinerários, que utilizam o GPS para calcular a quilometragem rodada, agilizando todo o processo e tornando-o mais justo.

Como calcular a ajuda de custo por km rodado?

Agora, vamos te explicar como fazer o cálculo do custo por quilometragem rodada, que pode ser aplicado tanto para a opção de ajuda de custo por km rodado, quanto para a modalidade do reembolso de km.

Como você deve imaginar, essa conta não inclui apenas os dados de ponto inicial e final do percurso registrados no GPS. Afinal, outros fatores influenciam — direta e indiretamente — no gasto do veículo, como:

  • modelo do veículo;
  • período em que ele foi usado para rodar a trabalho.

Para tanto, é importante ter uma média pertinente para todos os parâmetros: de nada adianta considerar o custo por quilômetro de um carro de luxo se os automóveis utilizados não condizem com os dados médios usados.

Outros pontos que você deve se atentar ao calcular o custo do km, principalmente se você optar pelo método da ajuda de custo por km rodado de veículos na sua empresa:

  • o preço do combustível. Para isso, crie o hábito de rever a média de gasto periodicamente (bimestral ou semestralmente, por exemplo);
  • a depreciação do veículo. Calculada por meio dos serviços de manutenção preventiva que devem ser prestados ocasionalmente.

Com essas médias estabelecidas e calculadas, com base nos registros dos últimos meses, a sua empresa consegue elaborar um valor equilibrado.

Outra dica: faça um valor médio entre os diferentes níveis hierárquicos da organização. Caso a diretoria tenha um modelo de automóvel diferente dos vendedores, por exemplo, esse valor pode oscilar bastante.

Dessa maneira, vale a pena ter um ponto central para cada necessidade dentro da sua empresa. Isso reduz ao máximo os desperdícios e prejuízos quando se opta pela ajuda de custo por km rodado.

Veja também:  Como planejar logística para uma viagem corporativa

Inclusive, para ajudar a sua empresa a ter ainda mais agilidade e precisão nesse processo, nós preparamos um kit (eBook + planilha) para te ajudar no cálculo do custo do km rodado para você baixar gratuitamente!

Contudo, é importante se atentar a um infortúnio que recai sobre a opção da ajuda de custo por km rodado: Esse tipo de custeio dos gastos de viagens abre espaços para que a empresa arque com mais despesas do que o necessário.

Por exemplo: os funcionários podem ter usado o veículo para muitas outras tarefas além dos itinerários comumente percorridos para as viagens a trabalho. E, assim, a empresa está acumulando desperdícios continuamente.

E o cálculo do reembolso de despesas por km?

O reembolso de despesas por km também concentra algumas etapas para que você estabeleça um processo justo dentro da sua empresa, como:

  • monitoramento da quilometragem rodada;
  • prestação de contas;
  • pagamento dos reembolsos.

Complementarmente, é importante saber como fazer o cálculo do reembolso de despesas por km rodado. E, aí, entram as informações compartilhadas, anteriormente, a respeito da média gasta por cada veículo, modelo e também os custos indiretos (como a manutenção).

Afinal, investir em ajuda de custo por km rodado ou reembolso de km?

Como dissemos no início deste post, tudo depende das características e objetivos da sua empresa.

Ao optar pela ajuda de custo por km rodado, tenha em mente que você deve conhecer o itinerário dos profissionais muito bem para que a média estabelecida faça sentido. E também, quando se fala sobre gestão, garantir um valor fixo a ser pago periodicamente garante que menos imprevistos ocorram no momento do acerto de contas.

Porém, apesar de o reembolso de km rodado ser um pouco mais trabalhoso – exige a elaboração e conferência de relatórios de despesas – esse método permite rotas mais variáveis, ou seja, é um método mais flexível, além de ser o mais justo tanto para o caixa da sua empresa, quanto para o seu colaborador em viagem.

Em suma, o conteúdo deste post gostaria de deixar a comparação entre as duas modalidades para que você seja capaz de escolher a melhor opção para aplicar na sua empresa. Mas, se quiser saber como a tecnologia pode ser a solução que faltava para que as suas viagens corporativas não gerem prejuízos ou desperdícios para sua saúde financeira, entre em contato conosco!!

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