Ajuda de custo por km rodado

5 minutos de leituraAjuda de custo por km rodado ou reembolso por km, qual método usar?

Constantemente, o departamento financeiro das empresas que lidam com viagens corporativas costuma se equilibrar entre duas questões primordiais: é melhor optar pela ajuda de custo por km rodado ou pelo reembolso de despesas por km?

Acontece que ambas as alternativas são vantajosas e bastante usadas, e a escolha por uma delas, na verdade, irá depender das características do seu negócio.

Diante desse desafio, fizemos esse post para te ajudar a explorar o reembolso de despesas por km e a ajuda de custo por km rodado, e te ensinar a como calculá-los. Assim, não vão faltar argumentos para uma tomada de decisão eficiente e completamente alinhada com os seus objetivos.

Vamos às dicas? Acompanhe nosso post até o final!

Ajuda de custo por km rodado ou reembolso de despesas por km?

Independente da sua escolha, é importante compreender algo simples: equilíbrio é tudo no monitoramento das despesas com viagens.

E isso significa o ressarcimento para o profissional que custeia as suas viagens (usando o próprio veículo, por exemplo) sem que exista prejuízo para ele ou para a empresa.

Assim, os gestores e responsáveis pelo planejamento financeiro das organizações ficam entre a ajuda de custo por km rodado ou o reembolso de despesas por km.

Vamos entender, na prática, o que cada um representa?

A ajuda de custo por km rodado

A ajuda de custo por km rodado nada mais é do que estipular uma quantia fixa e única para cobrir os gastos com quilometragem rodada por mês, independente das particularidades dos carros utilizados ou do percurso realizado.

Ao optar pela ajuda de custo, é necessário que você pré-estabeleça uma estimativa de km rodados por mês e chegue a um valor de ajuda de custo fixa.

A maior vantagem apresentada por esse modelo é a facilidade no gerenciamento, uma vez que estamos falando de valor fixo e pré-estabelecido, esse pagamento pode ser feito todo final do mês sem a necessidade de uma apuração prévia de cada um dos gastos.

O que sua empresa deve se atentar nisso: caso a média estipulada não coincida com a distância viajada pelos seus funcionários, a ajuda de custo por km rodado não vai cobrir os custos que eles têm, deixando-os no prejuízo.

Agora, caso o valor esteja acima da média, sua empresa estará desperdiçando recursos, e aí você é quem ficará no prejuízo.

Veja também:  Por que sua empresa deve ter uma política de viagens corporativas?

O reembolso de despesas por km

Aqui, o processo costuma ser mais lento — por ser um pagamento do tipo pós-pago – porém, mais justo para ambas partes.

Tudo porque os seus profissionais terão o trabalho de elaborar relatórios, periodicamente, para atestar o deslocamento e os custos relativos ao período.

Por sua vez, os riscos com prejuízos são igualmente menores, já que o profissional vai receber, exatamente, aquilo que foi gasto no período registrado.

A desvantagem é a dificuldade no cálculo de um valor justo para pagamento deste método de reembolso.

Porém, já existem no mercado soluções digitais, como o VExpenses, que oferecem funcionalidades de monitoramento automatizado dos itinerários, que utilizam o GPS para calcular a quilometragem rodada, agilizando todo o processo e tornando-o mais justo.

Afinal de contas, não precisa nem saber como calcular o custo por km rodado: a solução faz isso para você automaticamente, sendo necessário apenas uma estimativa pré-estabelecida para monitorar a média percorrida.

Como calcular a ajuda de custo por km rodado?

Por ser um serviço prático, ágil e que pode ser calculado mais precisamente com o auxílio de um aplicativo, vamos explicar como fazer o cálculo do custo por quilometragem rodada, que pode ser aplicado tanto para a opção de ajuda de custo por km rodado quanto para a modalidade do reembolso de km.

Como você deve imaginar, essa conta não inclui apenas os dados de ponto inicial e final do percurso registrados na sua tecnologia de GPS. Afinal, outros fatores influenciam — direta e indiretamente — no gasto do veículo, como:

  • modelo do veículo;
  • período em que ele foi usado para rodar a trabalho.

Para tanto, é importante ter uma média pertinente para todos os parâmetros: de nada adianta considerar o custo por quilômetro de um carro de luxo se os automóveis utilizados não condizem com os dados médios usados.

Outros pontos que você deve se atentar ao calcular o custo do km, principalmente se você optar pelo método da ajuda de custo por km rodado de veículos na sua empresa:

  • o valor do combustível. Para isso, crie o hábito de rever a média de gasto periodicamente (bimestral ou semestralmente, por exemplo);
  • a depreciação do veículo deve ser considerada também. Ainda mais, por meio dos serviços de manutenção preventiva que devem ser prestados ocasionalmente.

Com esses dados médios estabelecidos e calculados, com base nos registros dos últimos meses, a sua empresa consegue elaborar um valor equilibrado.

Outra dica: faça um valor médio entre os diferentes níveis hierárquicos da organização. Caso a diretoria tenha um modelo de automóvel diferente dos vendedores, por exemplo, esse valor pode oscilar bastante.

Veja também:  Viagens Corporativas: 4 melhores práticas de gestão

Dessa maneira, vale a pena ter um ponto central para cada necessidade dentro da sua empresa. Isso reduz ao máximo os desperdícios e prejuízos quando se opta pela ajuda de custo por km rodado.

Inclusive, para ajudar a sua empresa a ter ainda mais agilidade e precisão nesse processo, nós preparamos um kit (eBook + planilha) para te ajudar no cálculo do custo do km rodado para você baixar gratuitamente!

Contudo, é importante se atentar a um infortúnio que recai sobre a opção da ajuda de custo por km rodado: Esse tipo de custeio dos gastos de viagens abre espaços para que a empresa arque com mais despesas do que o necessário.

Por exemplo: os funcionários podem ter usado o veículo para muitas outras tarefas além dos itinerários comumente percorridos para as viagens a trabalho. E, assim, a empresa está acumulando desperdícios continuamente.

E o cálculo do reembolso de despesas por km?

O reembolso de despesas por km também concentra algumas etapas para que você estabeleça um processo justo dentro da sua empresa, como:

  • monitoramento da quilometragem rodada;
  • prestação de contas;
  • pagamento dos reembolsos.

Complementarmente, é importante saber como fazer o cálculo do reembolso de despesas por km rodado. E, aí, entram as informações compartilhadas, anteriormente, a respeito da média gasta por cada veículo, modelo e também os custos indiretos (como a manutenção) e que estão mais detalhadas no eBook do nosso kit de cálculo do custo do km rodado.

Afinal, investir em ajuda de custo por km rodado ou reembolso de km?

Como dissemos no início deste post, tudo depende das características e objetivos da sua empresa.

Ao optar pela ajuda de custo por km rodado, tenha em mente que você deve conhecer o itinerário dos profissionais muito bem para que a média estabelecida faça sentido. E também, garantir um valor fixo a ser pago periodicamente, garante que menos imprevistos ocorram no momento do acerto de contas.

Porém, apesar de o reembolso de km rodado ser um pouco mais trabalhoso – exige a elaboração e conferência de relatórios de despesas – esse método permite rotas mais variáveis, ou seja, é um método mais flexível, além de ser o mais justo tanto para o caixa da sua empresa, quanto para o seu colaborador em viagem.

Para saber como a tecnologia pode ser a solução que faltava para que as suas viagens corporativas não gerem prejuízos ou desperdícios para sua saúde financeira, entre em contato conosco e entenda, na prática, como o VExpenses pode ajudar a acabar com a dor de cabeça dos reembolsos de km na sua empresa!

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