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6 minutos de leituraAplicativo mobile de gestão: vantagens e desvantagens

Você com certeza percebeu que o ritmo de inovação das tecnologias se acelerou. Todos os dias novas empresas, novas soluções, novos produtos que nem sabíamos de que precisávamos são lançados no mercado. E com a mesma rapidez, eles se tornam partes imprescindíveis de nossas vidas. Existe algum aplicativo mobile no seu celular do qual você se desfaria sem arrependimento algum?

Essa rápida reflexão prova a importância que esses ícones na tela de nossos celulares assumiram em nossas rotinas. E se você está pensando “ah, mas isso é só na vida particular, não se aplica à minha vida profissional ou na gestão da minha empresa”, você está bastante equivocado.

O uso de aplicativos para gestão de empresa está cada vez mais em alta no mercado. Eles são responsáveis por oferecer soluções inteligentes e práticas para muitos processos corporativos, desburocratizando-os e tornando-os mais eficientes. Quem não conhece o WhatsApp Business, a aplicação para empresas do WhatsApp? Ou então, quem nunca usou o Instagram para alcançar maiores públicos?

O sucesso da sua empresa está diretamente ligado à sua capacidade de se adaptar e inovar sua gestão. O investimento em tecnologia, principalmente tecnologia mobile, deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade. Afinal, em um cenário ultracompetitivo e volátil, dançar conforme a música que o mercado determinou é a melhor estratégia para sobrevivência.

Neste post te mostrarei quais as vantagens de investir em um aplicativo de gestão de negócios, e porque você deveria aderir à tecnologia mobile já! 

Quais as vantagens do uso de um aplicativo mobile como ferramenta de gestão para minha empresa?

Um app de administração empresarial nada mais é do que uma combinação de soluções que executam funções de negócios a um valor mais baixo do que os ERPs. No cenário geral, os aplicativos mobile propiciam uma queda nos preços praticados pela empresa e aumentam sua competitividade. Isso porque eles são criados com o objetivo de simplificar os processos corporativos, promovendo economia de tempo e redução de custos.

Mas, para que você se sinta completamente convencido, vamos explorar as vantagens oferecidas pelos aplicativos de gerenciamento corporativo uma a uma, acompanhe:

Mobilidade

A vantagem mais evidente do uso dos aplicativos de gestão é a mobilidade. A mobilidade é o aspecto responsável por permitir que seus colaboradores consigam acessar o sistema de gestão de qualquer lugar, e assim agilizar os processos.

Ou seja, onde quer que eles estejam, e se possuírem os acessos de segurança (senha, autorizações etc), os colaboradores que normalmente vão à campo conseguem, por exemplo, verificar e fazer pedidos no departamento comercial, ou mesmo lançar despesas para reembolso utilizando a inteligência artificial do app.

Além disso, a função de geolocalização dos aplicativos mobile mostra-se um importante recurso na gestão dos funcionários. Além de os pouparem de perder tempo com deslocamentos desnecessários, a geolocalização também auxilia a combater ações de má fé que seus colaboradores podem vir a ter.

Por exemplo, no VExpenses, aplicativo de gestão de reembolsos corporativos, existe a funcionalidade de reembolso de quilometragem por GPS. Assim, a própria plataforma calcula e comprova a rota que o funcionário realizou, aumentando a acurácia do valor que deve ser reembolsado e evitando a ocorrência de fraudes nesta modalidade de reembolso.

Veja também:  5 bons motivos para investir em mobilidade na sua empresa

Otimização de processos

Muitos processos corporativos demandam muito tempo dos colaboradores. Isso porque a burocracia que o envolve é tamanha, que afetam diretamente a produtividade e o acúmulo de trabalho.

Nesse aspecto, a tecnologia mobile surgiu como uma solução mágica. Ela automatiza os processos administrativos da sua empresa, desburocratizando-os e acelerando-os. Além disso, os aplicativos mobile dispensam a supervisão humana, devido aos sistemas de inteligência artificial e machine learning.

O Intelliscan do app VExpenses é um exemplo perfeito desse benefício. Com ele, o colaborador tira uma foto do comprovante de despesa, o aplicativo reconhece os dados da notinha e os utiliza para gerar um relatório automático, que será enviado ao responsável por aprovar o reembolso da despesa. Assim, seu colaborador não perde tempo com a burocracia envolvida na produção do relatório de prestação de contas.

Aliás, processos feitos na forma digital estão menos propensos a erros. Isso porque os aplicativos de gestão empresarial possuem diversos sistemas de checagem, evitando o retrabalho dos gestores. Por exemplo, o Intelliscan dispensa a necessidade de o aprovador da despesa refazer as contas do relatório do colaborador, ou mesmo conferir valor por valor com a notinha das despesas, uma vez que esses valores são todos preenchidos automaticamente pela inteligência artificial do app.

Outro benefício dos apps de gerenciamento é a melhora na organização dos departamentos da sua empresa. Essas ferramentas tornam muito mais fácil a criação de fluxos de trabalho, coordenação de projetos, criação e avaliação de centros de custo etc. Assim, diminui a probabilidade de que seus colaboradores se esqueçam de alguma tarefa.

Aumento da produtividade

A mobilidade permite um melhor aproveitamento do tempo, assim, é possível ser produtivo em qualquer momento ou lugar.

Quando sua empresa utiliza aplicativos mobile para a gestão, você tem a possibilidade de ser eficiente enquanto está preso no engarrafamento, por exemplo. Você consegue aproveitar esses momentos, que em outros contextos seriam apenas desperdícios de tempo, para lançar uma despesa no aplicativo de gestão de reembolso ou aprovar um relatório de prestação de contas. 

Além de gerar economia de tempo, essa prática também aumenta a produtividade, que irá refletir diretamente no desempenho da sua empresa.

Melhora a gestão de custos

A otimização dos processos proporciona não somente economia de tempo, mas também, e principalmente, de recursos financeiros da sua empresa. Ao garantir processos mais acertados, menos expostos a erros e suscetíveis a retrabalho, a tecnologia mobile dos aplicativos de gestão corporativa proporciona não só um menor investimento direto, mas também melhores decisões estratégicas embasadas nos centros de custos da empresa.

Isso acontece por dois motivos:
  1. O investimento para utilizar as soluções disponibilizadas pelos aplicativos mobile costumam ser baixos. Para utilizar o VExpenses, por exemplo, as empresas desembolsam, no mês, apenas R$17,00 por cada colaborador que utilizar a plataforma para lançar uma despesa;
  1. Os apps de gestão corporativa normalmente oferecem relatórios detalhados dos dados lançados nele, permitindo uma melhor visão dos gastos reais. Esses relatórios proporcionam grande vantagem no que diz respeito à análise de dados e estatísticas e são ótimos para o planejamento estratégico da empresa, permitindo a tomada de decisões mais certeiras.

Outra grande vantagem dos apps mobile é a redução do uso de papel, tinta de impressora etc. Além de ajudar a reduzir os custos de manutenção da empresa, também se alinha às empresas eco-friendly, colaborando para a sustentabilidade do meio ambiente.

Veja também:  Gestão estratégica: como reduzir a burocracia na sua empresa

Melhoram a segurança

Além de contar com certificados de segurança, como o certificado SSL que criptografa todos os dados, os apps mobile também contam com a tecnologia de armazenamento em nuvem e backups diários.

Esses cuidados conferem a segurança de não ter todos os dados perdidos no caso de queda de energia, ou deletar um documento sem querer, ou ainda esquecer de salvar as alterações. Além disso, nessas ferramentas, o salvamento acontece automaticamente, evitando retrabalho.

Passa uma boa impressão para o mercado

Empresas que adaptam suas soluções são muito bem vistas pelo mercado. Os clientes valorizam, e preferem, empresas que estão sempre inovando para oferecer soluções mais modernas e facilitadas.

Modernizar sua gestão passa a imagem de que você está preocupado com questões como melhorar a prestação dos seus serviços e produtos, otimizar seus processos, reduzir seus custos e consumo de recursos, além de priorizar questões ambientais. Todas essas características são muito bem vistas pelo mercado e conferem vantagens competitivas para sua empresa.

E quais as desvantagens do uso de um aplicativo mobile como ferramenta de gestão para minha empresa?

As desvantagens que um aplicativo de gestão corporativa apresenta são realmente irrisórios perto das vantagens que eles oferecem. Eu diria que é um preço bastante pequeno a se pagar. Veja e avalie você mesmo:

Atualização de versões

Esse tipo de ferramenta recebe atualizações constantes e, para que você continue usufruindo da melhor experiência que ele pode te proporcionar, você precisa estar sempre com a última versão rodando no seu celular. 

Plataformas distintas

Dependendo de qual a natureza do aplicativo (nativo, WebApps ou multiplataformas), ele não funcionará em qualquer aparelho. Cada sistema operacional (iOS, Android, Fuschia OS etc) precisa que sejam criados aplicativos adequados a elas, ou mesmo que uma versão diferente do aplicativo seja criado para cada uma dessas plataformas.

O VExpenses é um exemplo de app que funciona tanto no sistema operacional iOS quanto no Android.

Consumo de energia

Existem alguns aplicativos, principalmente aqueles que permanecem rodando em segundo plano, que consomem muita energia da bateria do celular. Isso pode ser um inconveniente, especialmente para quem está prestando serviços externos à empresa.

O VExpenses é um app otimizado para que mesmo quando está funcionando em segundo plano, não comprometa tanto o nível de energia da bateria do celular.

Consumo de memória

Alguns aplicativos consomem uma quantidade bastante considerável da memória do celular, comprometendo o desempenho de outras funções do aparelho.

O VExpenses exige alguns poucos megabytes da memória do celular para funcionar perfeitamente, não comprometendo o desempenho do seu aparelho.

Não espere muito para começar a inovar!

É normal que você ainda se sinta inseguro em promover inovações drásticas na sua empresa, afinal elas exigem que você saia da sua zona de conforto. Mas, se depois de ler esse post você está “se coçando” para começar a mudança e não sabe como, vou te dar uma dica: comece por um processo específico.

O processo de reembolso de despesas corporativas é um dos processos mais burocráticos e que mais dão trabalho e exigem olhares analíticos. Comece por ele!

O VExpenses é uma plataforma especializada em otimizar e facilitar o processo de reembolso de despesas e prestação de contas. Já ajudamos empresas no Brasil e América Latina a pouparem tempo e dinheiro com esse processo!

Estou falando de uma redução de 88% nos gastos com prestação de contas!

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