política de reembolso

5 minutos de leituraComo aprimorar sua política de reembolso de despesas

Uma grande parcela das empresas, hoje em dia, não possui ou possui uma versão frágil da política de reembolso de despesas, ficando expostos ao risco de fraudes. Afinal, garantir um processo de reembolso de despesas eficiente e seguro para sua empresa é uma das principais funções da política de reembolso de despesas. Ela impõe os limites monetários das despesas, dita como deve ocorrer o planejamento das viagens, entre outras ações que buscam barrar as fraudes e irregularidades do processo.

Segundo a pesquisa realizada pela Chrome River Technologies, as fraudes em despesas representam um custo médio anual de US$ 1,9 bilhão às empresas americanas. A maioria dessas fraudes ocorrem apoiadas em pequenas irregularidades como o sumiço de comprovantes, despesas disfarçadas ou uso de serviços não autorizados.

Normalmente, esses desvios são tão pequenos que chegam a ser imperceptíveis no primeiro momento. Porém, segundo a consultoria Hands On Solution, pequenos desvios feitos pelos funcionários causam perda de cerca de 8% do faturamento das empresas.

Assim, ter uma política de reembolso de despesas forte e eficiente é o método mais eficaz de se proteger de situações como essas. Para isso, listamos aqui os cuidados essenciais que você deve tomar ao elaborar e atualizar a política de reembolso da sua empresa. Confira!

Mantenha-se informado sobre o que diz a lei

A legislação é bem dinâmica e pode mudar a qualquer momento. Por isso, é muito importante estar atualizado sobre o que as normas dos regimes de contratação, seja ele CLT ou MEI, preveem para os reembolsos de despesas de funcionários.

As contratações realizadas sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) obrigatoriamente devem utilizar um contrato para prever o reembolso de despesas dos funcionários, não devendo integrar esse valor à remuneração desses colaboradores. Ou seja, a CLT obriga todas as empresas que utilizam esse tipo de regime trabalhista a terem uma política interna de reembolso de despesas.

Em seu texto, a CLT determina, principalmente, as despesas que são de responsabilidade da empresa, além das condições gerais de ocorrência desses gastos. Entre as normas tratadas pela CLT estão as que regulamentam diárias, horas extras, reembolso, acidentes e despesas.

Para evitar problemas jurídicos, é importante que você se mantenha atento às mudanças que podem ocorrer nas normas desses regimes. Para isso, estabeleça uma rotina de conferência, consulte o diário oficial regularmente ou mesmo se mantenha atualizado com as notícias do país. Todos esses cuidados te ajudarão a evitar futuras dores de cabeça.

Ouça seus funcionários para entender melhor a realidade da empresa

Mais do que refletir a cultura organizacional da sua empresa, você precisa garantir que a sua política de reembolso de despesas corresponda à realidade da sua empresa. E existe melhor maneira de fazer isso do que dando voz para quem vive essa realidade na pele?

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Peça ajuda aos seus funcionários, principalmente àqueles que viajam com mais frequência. Questione-os quanto à compatibilidade das normas determinadas na sua política interna com as situações que eles enfrentam nas viagens. As normas são suficientes? Eles se sentem amparados e confiantes para seguir a viagem? Quais as dificuldades que enfrentaram e para quais a política se mostrou insuficiente?

Além disso, seus colaboradores poderão fornecer informações valiosas para a redução dos custos das viagens a trabalho. Uma ferramenta facilitadora, um fornecedor barato e de boa qualidade, entre outras dicas capazes de otimizar os gastos do processo de viagens e reembolsos corporativos. 

Outro ponto importante é conhecer bem o organograma, o histórico e calendário de viagens da sua empresa. Afinal, sua política de reembolso precisa se encaixar tanto ao tamanho da sua empresa, quanto à frequência dessas atividades

Se você usa a mesma política de quando sua empresa estava começando, é muito provável que ela já não seja suficiente hoje. Políticas de reembolso de despesas genéricas atendem muito bem às necessidades de pequenas empresas, porém organogramas mais complexos podem apresentar particularidades que devem estar previstas no documento. A diferença nos limites de gastos reembolsáveis entre cargos mais baixos e os altos executivos da empresa, por exemplo, é um dos cuidados que deve ser observado. Sócios e diretores costumam ter limites de despesas mais altos, dado o objetivo da viagem englobar relações mais valiosas para a empresa.

Atualize seu processo de prestação de contas e mecanismos de controle

É no momento da prestação de contas que as fraudes e irregularidades são detectadas e podem ser evitadas. Por isso, é muito importante manter esse processo sempre atualizado.

Agora que você já identificou quais as diretrizes que estão insuficientes na sua política de reembolso de despesas, você deve reestruturar o processo de prestação de contas de acordo com as necessidades detectadas.

Além disso, é necessário atualizar também os procedimentos de segurança. Uma planilha de controle de viagens, planilhas de orçamento, padrão de relatórios de prestação de contas, esquema de fluxo de aprovação das despesas etc. Defina como serão os novos procedimentos e certifique-se de detalha-los na sua nova versão da política de reembolso.

Uma dica bastante eficiente é automatizar os métodos de controle do processo de reembolso. Alguns softwares, como o VExpenses, permitem a automação dos reembolsos dos gastos dos funcionários, tornando o processo mais transparente e simples. Assim, além de melhorar o monitoramento, essas tecnologias também proporcionam aos colaboradores a certeza de que serão reembolsados. 

Como será o novo procedimento de reembolso de despesas? Serão utilizadas novas ferramentas? Quais documentos necessários? Quem deverá aprovar os pagamentos?

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A sua política de reembolso deve deixar claro todos os novos procedimentos, adequando-os à nova realidade do processo, para que seus colaboradores sintam confiança e possam ter certeza quanto ao ressarcimento de seus gastos. Assim, você evita a desconfiança da equipe e diminui a probabilidade de incidência de irregularidades intencionais.

Defina o orçamento

Outro tópico que merece atenção – e atualização – são os limites de gastos pré-autorizados na política de reembolso. Atualizar apenas os procedimentos de reembolso de despesas conforme as mudanças nas necessidades dos seus colaboradores não é o suficiente. É necessário garantir que a mudança atinja questões monetárias também, caso contrário seu processo de reembolso estará fadado à falha. 

A garantia da eficiência da política de reembolso está em ir além da definição de quais gastos são reembolsáveis. Para isso, é preciso que você estime os custos das viagens a trabalho de acordo com a realidade da sua empresa, para então definir os limites que constarão no documento.

Novamente, você irá utilizar o que foi elencado anteriormente pelos seus funcionários como necessidades durante a viagem. Defina quais as despesas indispensáveis e faça um bom planejamento orçamentário para basear suas decisões.

Procure analisar no mínimo três orçamentos diferentes. Porém, quanto mais, melhor. É importante lembrar que a qualidade da estadia, transporte etc. afetam diretamente o desempenho do seu colaborador na viagem. Assim, saiba a diferença entre custo-benefício e poupar não importe o que.

Uma dica é estabelecer algumas relações de parcerias para os gastos mais recorrentes. A partir delas você conseguirá garantias e valores muito mais vantajosos do que fazendo uma simples pesquisa de preços.

Prepare seus funcionários

Este ponto não afeta diretamente a elaboração da sua política de reembolso, mas com certeza afeta o processo de reembolso. Afinal, você deve garantir que todos os colaboradores estejam alinhados às normas para que o processo funcione da maneira correta e sem dores de cabeça.

Promova um treinamento, mostre o que mudou e como será feito daqui para a frente. É importante deixar claro o motivo da mudança, assim você enfrentará menos resistência dos colaboradores. Não se esqueça de detalhar os benefícios e a importância das normas para o negócio.

Certifique-se de tirar todas as dúvidas que eles levantarem, o objetivo do treinamento é que ninguém tenha dúvidas quanto aos procedimentos corretos. Também esteja aberto às sugestões. Lembre-se que quem irá passar pelo processo mais frequentemente são eles, e por isso as sugestões são um importante indicativo se as mudanças terão êxito ou não para sua empresa.

Agora que você já sabe quais os principais pontos para melhorar na sua política de reembolso de despesas, é hora de avaliar se a sua está precisando de uma atualização! Caso você ainda não tenha uma política para sua empresa, você pode utilizar nossa ferramenta Criador de Política de Reembolso de Despesas e gerar a sua em poucos minutos!

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