Quando planejamos uma viagem a trabalho, fazemo-las como uma ação estratégica da empresa. Ou seja, uma viagem corporativa nada mais é do que um investimento do qual esperamos um retorno. E, para que elas funcionem como uma atividade lucrativa, é preciso planejá-las com cuidado. Saber calcular custo de viagem, e otimizá-lo, é a principal habilidade que você precisa desenvolver para que sua estratégia tenha sucesso.
De longe, o melhor e mais fácil método para conseguir aumentar o seu ROI (Return Over Investiment) das viagens corporativas é, com toda certeza, diminuir as despesas. Afinal, as despesas representam o valor que você estará investindo. E quanto menor o valor que você precisa investir na sua estratégia, maior o seu ROI.
Mas você sabe o que fazer para diminuir seu capital investido sem comprometer a qualidade da viagem?
A resposta é mais fácil do que você imagina: produzindo um bom orçamento de viagem!
Para te ajudar a melhorar seu planejamento, trouxemos algumas dicas essenciais para produzir um orçamento eficiente e alavancar o ROI das viagens a trabalho da sua empresa!
Além de seguir nossas dicas, você também pode baixar nosso modelo de planilha de orçamento de viagem para calcular custo de viagem a trabalho de forma fácil e rápida!
O que é essencial considerar ao calcular custo de viagem?
Para produzir um orçamento que realmente funcione para sua empresa existem algumas práticas que merecem um pouco mais de atenção. Listamos aqui aquelas que devem virar rotina no seu departamento financeiro na hora de produzir um orçamento de viagem corporativa.
1. Defina as características da viagem
As viagens corporativas podem ter diferentes características, como objetivo, destino etc. Definir a característica da viagem no primeiro passo do planejamento é extremamente importante, afinal cada tipo de viagem terá um custo diferente para sua empresa.
Certifique-se de ter claro qual o objetivo da viagem, bem como o destino e tempo máximo. Essas são as três característica principais para calcular gasto de viagem na construção do seu orçamento.
O objetivo te ajudará a determinar quais aspectos deverão ser priorizados e ter uma previsão de qual despesa te custará mais. Por exemplo, em uma viagem de visita a clientes, onde o encontro será um almoço, espera-se um maior gasto com alimentação. Assim, você consegue programar uma economia nos outros aspectos da viagem, como o transporte.
O destino da viagem te diz o quanto deve ser esperado gastar com transporte, e o tempo máximo pode oferecer pistas sobre os gastos com hospedagem.
Não se esqueça de também levar em consideração a quantidade de funcionários que irão na viagem.
2. Monte um itinerário padrão
Montar um roteiro para a viagem ajuda a prever quais as despesas que deverão ocorrer. Além disso, ter um itinerário padrão te permite economizar nos gastos da viagem, e evitar alguns imprevistos, como ter que pagar taxa de late check-in nos hotéis devido a atrasos.
Depois de ter definido as características da viagem, uma breve pesquisa sobre o destino te ajudará a montar o itinerário. Pense nas atividades que deverão ser desenvolvidas durante a viagem, e faça um planejamento do dia-a-dia do seu viajante.
Um dos principais pontos que necessitam da sua atenção é a logística da viagem. Isso porque, em geral, boa parte do orçamento é empregado no deslocamento dos funcionários.
Definir um itinerário padrão para as viagens é muito importante, pois quanto mais previsíveis elas forem, mais fácil fica calcular o custo de viagem.
3. Defina os custos básicos de viagem
O próximo passo para produzir seu orçamento de viagem é listar todas as despesas que são essenciais ao viajante. A melhor maneira de fazer isso é criar um checklist com base no itinerário que você montou anteriormente.
Como já dissemos anteriormente, as despesas básicas variam de acordo com os objetivos e com as prioridades da empresa. Use o histórico de viagens como base para avaliar quais são os custos recorrentes de acordo com a realidade do seu negócio.
Você também pode utilizar a Política de Reembolso de Despesas da sua empresa como um guia para o momento de montar o checklist da viagem. Ela te fornece todos os gastos que são reembolsáveis pela empresa, ou seja, as despesas que a sua empresa obrigatoriamente terá com essa viagem. Aliás, são esses os gastos que você deve focar em diminuir.
Algumas das despesas básicas são: gasto com passagem, alimentação, hospedagem, entre outros.
Caso sua empresa ainda não possua uma Política de Reembolso de Despesas, acesse nossa ferramenta online para criar a sua rapidamente: Criador de Política de Reembolso.
4. Faça pesquisa de preços
Depois de ter definido todas as despesas essenciais da viagem, você já tem em mente qual deve ser priorizada, em qual é possível economizar um pouco mais etc. Agora é o momento da pesquisa de preços.
Como em qualquer planejamento orçamentário, o momento da pesquisa de preços é crucial para o orçamento de viagem a trabalho. Não poupe esforços, utilize todas as ferramentas de pesquisa possíveis. Utilize sites de comparação de preços, mas tenha cautela, esse tipo de serviço apenas reproduz a informação disponível em outros sites e não possui autonomia para influenciar o preço dos serviços divulgados. Por isso, olhe sempre mais de um site.
Não se esqueça de realizar a pesquisa de preços levando em consideração as prioridades que você definiu anteriormente. Por exemplo, se você escolheu poupar com transporte porque sabe que terá um grande gasto com alimentação, dê preferência para hotéis cuja localização seja próxima aos locais que você frequentará durante a viagem, escolha horários nos quais as passagens aéreas costumam ser mais baratas etc.
Também é importante ter em mente que os preços sofrem variações durante o ano, o truque para não acabar ficando em uma pior é projetar os preços no seu orçamento um pouco mais altos do que o do momento da pesquisa.
Ter uma planilha com o registro dessas pesquisas, como o nosso planejador de orçamento de viagem, ajuda a visualizar melhor o custo de viagem total, tornando-o capaz de apurar o custo-benefício dos serviços ofertados para o seu negócio.
5. Faça uma provisão para gastos extras
Por fim, você deve ter o cuidado de presumir um valor a mais para despesas emergenciais. Apesar de a contratação de um seguro viagem cuidar da maioria desses gastos inesperados, durante a viagem podem ocorrer situações imprevistas, como a necessidade de adiar a reunião ou estender o treinamento em mais um dia, que resultam em gastos adicionais de hospedagem, por exemplo. Essa parcela do orçamento irá garantir que o seu funcionário não fique desamparado em situações inesperadas.
Para determinar o valor dessa provisão, você pode fazer o levantamento do orçamento total e estipular uma porcentagem para provisionamento. Por exemplo, 10% do orçamento total é destinado para gastos extras emergenciais.
Deixe claro que esse valor extra apenas deve ser utilizado na ocorrência de situações eventuais, e que o viajante deve provar a ocorrência de tais situações. Em caso contrário, essa parcela do orçamento deve ser poupada. Ter o cuidado de deixar claro essas condições garante que, no final das contas, o valor total do seu orçamento não aumente.
Como posso diminuir o custo de viagem a trabalho da minha empresa?
Existem alguns hábitos que você pode adotar na hora de calcular custo de viagem que ajudarão a diminuir o valor do seu orçamento, e assim diminuirão suas despesas com viagens. Listamos aqui as principais estratégias que ajudarão a aumentar o ROI das viagens a trabalho da sua empresa.
1. Identifique as principais fontes de gastos
O primeiro passo para otimizar os custos com viagens corporativa é identificar as principais fontes de gastos. Para isso, você pode aproveitar o histórico de despesas de viagens e a Política de Reembolso de Despesas que você utilizou para definir os custos básicos de viagem.
Depois de identificadas, dedique um maior esforço a essas despesas, procure mudar sua estratégia de pesquisa para essas despesas. Você pode investir mais tempo à pesquisa de preços ou, ainda, procurar soluções inovadoras, como uma plataforma de planejamento de viagem, por exemplo.
2. Crie um cronograma das viagens da empresa
Conhecer bem a dinâmica da sua empresa é algo especialmente vantajoso. Quando você é capaz de prever com antecedência as viagens realizadas na empresa, você consegue economizar com a negociação de tarifas, além do tempo despendido no planejamento, por exemplo.
Além disso, compras de passagens e reservas de hotéis ficam muito mais caras quando feitas em cima da hora. Poucos dias de antecedência apenas devem ser tolerados em casos inesperados e de extrema urgência.
Mais uma vez, use a Política de Reembolso de Despesas da sua empresa com seu guia. Ela determina o tempo mínimo de antecedência com a qual uma viagem deve ser planejada.
Entenda as necessidades e estratégias da sua empresa e monte um calendário de viagens o mais completo que puder. Assim, você evita muitos imprevistos, além de ficar muito mais fácil de prever e controlar os custos.
3. Busque parceiros
Negociar com outras empresas firmando parcerias é uma forma muito eficaz de baixar o custo de viagem da sua empresa.
Geralmente, empresas que contam com programas de parcerias oferecem enormes vantagens aos seus parceiros em troca de fidelidade. Ou seja, você deverá usar os serviços desta empresa sempre que precisar realizar uma viagem na sua empresa, em troca, você contará com preços mais baixos e formas de pagamento facilitadas, por exemplo, além de tornar o processo muito mais seguro para sua empresa em caso de imprevistos.
Você pode buscar parcerias com empresas diferentes para cada parte do processo, por exemplo, uma empresa responsável pelo transporte e outra responsável pela hospedagem, ou ainda uma parceria mais completa com uma agência especializada em viagens corporativas. A melhor escolha dependerá das características e políticas do seu negócio. Mais uma vez, é necessário que você entenda bem a dinâmica da sua empresa antes de tomar a decisão final.
Agora que você já sabe o que é necessário para construir um orçamento que funcione para sua empresa, baixe nosso modelo de planilha de orçamento de viagem corporativa e comece já a otimizar o seu custo de viagem e aumente o seu ROI!
