Para calcular o custo de uma viagem corporativa, considere as despesas com transporte, hospedagem, alimentação, taxas de eventos e seguros. Identifique os custos fixos e variáveis e use ferramentas de gestão financeira para garantir um orçamento preciso.
Sabemos que as viagens corporativas fazem parte da rotina de muitas empresas. Elas viabilizam negociações, visitas a clientes, eventos e outras atividades estratégicas.
No entanto, um dos grandes desafios para os gestores financeiros é calcular o custo da viagem corporativa com precisão, garantindo previsão orçamentária e controle dos gastos.
Muitos fatores influenciam esse cálculo, desde passagens e hospedagem até refeições e deslocamentos.
E é por isso que, neste guia, vamos detalhar todos os pontos que precisam ser considerados para uma estimativa eficiente, evitando surpresas no orçamento.
Aproveite o conteúdo!
Planilha gratuita: Planejador de Orçamento de Viagem Corporativa e preveja os gastos de cada viagem de maneira estratégica.
Quais são os principais custos envolvidos em uma viagem corporativa?
Antes de entender como calcular o custo de viagem corporativa, precisamos conhecer as categorias de despesas que compõem esse tipo de deslocamento. Confira os principais itens a seguir!
1. Transporte
- Passagens aéreas ou rodoviárias — os preços variam conforme a antecedência da compra, o destino e a classe da passagem.
- Aluguel de carro — muitas empresas optam pelo aluguel para garantir flexibilidade no deslocamento.
- Transporte por aplicativo ou táxis — esse é um custo essencial para deslocamentos dentro da cidade.
- Combustível e pedágios — isso se aplica às viagens feitas com veículo próprio ou frota da empresa. Os custos com pedágios pode variar conforme a rota escolhida, sendo importante considerá-los no orçamento total.
2. Hospedagem
- Diária de hotel ou Airbnb — a escolha do tipo de acomodação deve levar em conta o custo-benefício e a política de viagens da empresa.
- Taxas extras — algumas hospedagens cobram taxas de serviço ou consumo.
Leia também: O que é o self-booking na gestão de viagens corporativas?
3. Alimentação
- Refeições diárias — café da manhã, almoço e jantar.
- Gastos com lanches — são despesas pequenas, mas que podem acumular.
4. Outras despesas
- Taxas de inscrição em eventos ou cursos — para o caso de participação em feiras, congressos e treinamentos.
- Seguro viagem — importante para proteção quando houver imprevistos médicos e emergenciais.
- Telefonia e internet — aqui se aplica mais ao roaming internacional ou à contratação de pacotes extras.
Passo a passo para calcular o custo de uma viagem corporativa
Como dissemos, calcular corretamente os custos de uma viagem corporativa evita gastos desnecessários e melhora a previsibilidade financeira da empresa.
Para que esse cálculo seja eficiente, monte um planejamento estruturado e considere todos os elementos que influenciam os gastos.
A seguir, veja um passo a passo que pode ajudar a sua empresa a calcular o custo estimado das viagens corporativas.
1. Defina o objetivo da viagem
Antes de qualquer cálculo, é importante entender a necessidade da viagem e quais despesas são indispensáveis.
Viagens para fechamento de contratos, por exemplo, podem demandar deslocamentos de curta duração, enquanto eventos exigem mais dias.
2. Estime o tempo de duração
Por falar nisso, sabemos que a duração impacta diretamente os custos. O número de pernoites, refeições e deslocamentos deve ser previsto com antecedência.
Considere também possíveis imprevistos, como mudanças de agenda e custos adicionais que podem surgir.
3. Levante os custos fixos e variáveis
- Custos fixos: passagens, diárias de hotel e inscrição em eventos, por exemplo, costumam ter valores definidos antecipadamente.
- Custos variáveis: alimentação, transporte interno e outras despesas podem oscilar e devem ser estimadas com base em experiências anteriores.
Além disso, verifique se há tarifas adicionais, como taxas de cancelamento, mudanças de reserva e impostos sobre serviços.
4. Utilize ferramentas para previsão orçamentária
Softwares de gestão financeira, planilhas inteligentes e plataformas especializadas ajudam a compilar e calcular os valores. O uso da tecnologia facilita — e muito — a organização das despesas e permite ajustes rápidos conforme necessário.
5. Considere a política de reembolsos
Se a empresa trabalha com reembolsos, é necessário estipular um teto para cada tipo de despesa, garantindo que os custos estejam dentro do esperado.
A definição de limites claros evita gastos excessivos e melhora a previsibilidade do orçamento.
Leia também: Recibo de reembolso: quando emitir + modelo pronto para uso.
6. Compare diferentes opções de serviços
Pesquisar e comparar preços antes de tomar decisões pode gerar boas economias. Avalie diferentes fornecedores de passagens, hospedagens e transportes, verificando quais oferecem o melhor custo-benefício.
7. Monitore os gastos durante a viagem
Acompanhar as despesas em tempo real ajuda a identificar desvios no orçamento e a adotar medidas corretivas caso necessário.
[Planilha gratuita] Descomplique a sua rotina com o nosso Relatório de Despesas de Viagens (RDV), uma ferramenta desenvolvida para oferecer praticidade e eficiência no controle financeiro das viagens corporativas.
Mas como reduzir os custos de viagem corporativa?
Reduzir despesas sem comprometer a qualidade da experiência do viajante é um desafio, mas existem boas práticas e estratégias que podem ajudar nisso.
Confira:
- reservar passagens e hospedagem com antecedência para aproveitar as melhores tarifas;
- utilizar um cartão corporativo em vez de reembolsos, reduzindo processos administrativos;
- escolher transportes compartilhados para deslocamentos dentro da cidade;
- definir limites claros na política de viagens, evitando gastos excessivos;
- comparar os preços de diferentes fornecedores;
- monitorar gastos em tempo real com ferramentas de gestão de despesas.
Nesse contexto, uma plataforma de gestão de viagens corporativas pode ser sua maior aliada, como veremos a seguir!
Por que a VExpenses é produto certo para a sua gestão de custos de viagens corporativas?
Se sua empresa deseja mais eficiência, transparência e economia na gestão de despesas com viagens, a VExpenses oferece todas as funcionalidades ideais para otimizar esse processo.
Com a nossa plataforma all-in-one, você tem acesso a:
- automação dos processos de reembolso de despesas e adiantamentos, garantindo mais controle e agilidade;
- cartões corporativos inteligentes, simplificando a administração dos gastos;
- identificação e prevenção de erros e fraudes com o Hórus, nossa IA antifraude;
- integração com o seu ERP, eliminando tarefas manuais e otimizando o fechamento contábil;
- VExpenses Viagens, um produto completo que oferece busca inteligente e reserva de passagens e hospedagens, locação de veículos, aprovações simplificadas, Cartão Viagens exclusivo, suporte 24/7 e muito mais!
Além de reduzir custos, as soluções da VExpenses permitem que sua equipe priorize o que realmente importa: o crescimento da empresa. Assista agora a uma demonstração gratuita da nossa plataforma e escolha a VExpenses para transformar a sua empresa.
