Como criar processos em uma empresa

3 minutos de leituraPasso a passo: como criar processos em uma empresa para melhorar a eficiência operacional

Para que uma empresa consiga ser bem-sucedida e alcançar posição de destaque entre seus concorrentes, é necessário contar com processos muito bem estruturados.

Mas, afinal, como criar processos em uma empresa?

Este é um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações no mundo inteiro. Pensando nisso, elaboramos um passo a passo para você seguir na hora de desenvolver novos processos no seu negócio.

Leia com atenção e descubra como estruturar processos e deixar seu negócio mais eficiente e produtivo.

7 passos de como criar processos em uma empresa

Passo 1 – Alinhe os objetivos estratégicos da empresa

Antes de criar qualquer novo processo, é imprescindível ter em mente quais são os objetivos estratégicos da sua empresa.

Se esses objetivos não estiverem devidamente alinhados, você acabará criando processos que não vão contribuir para que o seu negócio chegue aonde ele precisa chegar.

Ao conhecer os objetivos estratégicos da organização, é possível ser mais assertivo na definição de tarefas e nos demais aspectos que envolvam o novo processo.

2 – Identifique os processos capazes de agregar mais valor ao negócio

O objetivo de se criar um novo processo é, na verdade, desenvolver uma versão melhorada de um processo já existente.

Nesse sentido, é importante que você escolha os processos com maior potencial para agregar valor ao seu negócio, tornando-os mais eficazes e eficientes.

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A intenção é fazer com que os custos operacionais do processo em questão seja inferior ao valor que será percebido pelo público ao qual seus produtos ou serviços se destina.

Não há como criar processos em uma empresa todos de uma só vez. Por isso, procure identificar e priorizar os mais estratégicos e de maior valor.

3 – Analise como o processo ocorre atualmente

Depois de identificar e priorizar os processos de maior valor, é hora de analisar como eles ocorrem atualmente. Assim, será possível saber quais melhorias fazer para a criação do novo processo.

Esta fase é chamada de mapeamento de processos.

Para esta terceira etapa de nosso passo a passo de como criar processos em uma empresa, é preciso, dentre outras coisas:

  • Observar a execução dos processos escolhidos (tarefas, responsáveis, procedimentos padrão, fluxo de trabalho, etc);
  • Entrevistar todos os colaboradores envolvidos nos processos;
  • Analisar relatórios e resultados anteriores;

4 – Identifique oportunidades de melhoria

Depois de analisar como o processo é executado atualmente, já é possível identificar quais aspectos podem ser otimizados e quais melhorias implementar no novo processo.

Nesta etapa, conte com a ajuda de quem atua diretamente nos processos identificados como prioritários. Dessa forma, fica mais fácil saber quais as principais fragilidades e propor as melhorias com mais assertividades.

Dentre as principais oportunidades de melhoria, podemos citar:

  • Aquisição de novo maquinário e equipamentos;
  • Investimento em tecnologia;
  • Extinção de tarefas que agregam pouco valor;
  • Mitigação de desperdícios;
  • Incentivo ao cumprimento de prazos;
  • Contratação de novos colaboradores;
  • Investimento em treinamento;
  • Comunicação mais clara e eficiente.

5 – Construa o novo processo

Nesta etapa você já tem em mãos tudo o que precisa para desenvolver seu novo processo. Pegue as oportunidades de melhoria que você identificou no passo anterior que comece a implementá-las.

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Para te ajudar, conte com um software de Business Process Management (BPM) – ou Gerenciamento de Processos de Negócio. Esse tipo de ferramenta será muito útil para desenhar fluxos de trabalho (também chamados de fluxogramas de processos) através de uma interface bastante amigável e intuitiva.

6 – Monitore e analise os resultados

Após criar e implementar o novo processo, é de extrema importância que você acompanhe como as pessoas estão recebendo essa novidade. Além disso, é preciso monitorar também se o novo processo tem gerado os resultados esperados.

Para esta etapa, você também pode recorrer a softwares para te ajudar no monitoramento e na análise de resultados.

A automatização te permite acessar dados em tempo real sobre eficiência e eficácia dos novos processos.

Caso os resultados alcançados não estejam de acordo com o que você esperava, é possível fazer ajustes no processo até que ele se torne ideal.

7 – Promova a melhoria contínua

Como mencionamos na etapa anterior, por meio do acompanhamento dos resultados, você poderá fazer os ajustes que forem necessários a fim de promover a melhoria contínua dos seus novos processos.

Dessa forma, é possível identificar outras oportunidades que talvez passaram despercebidas nas etapas anteriores.

Ficou claro como criar processos em uma empresa? Agora que você já sabe o que fazer, que tal tentar colocar essas etapas em prática no seu negócio?

Este artigo foi escrito pela equipe da Setting Consultoria, especializada em ajudar empresas a estabelecerem o melhor caminho entre sua situação atual e seus objetivos futuros.

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