como montar uma proposta comercial

Como montar uma proposta comercial original e eficaz

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Fechar novos contratos é sempre uma tarefa bem desafiadora. E elaborar um orçamento e uma proposta de prestação de serviço são demandas que exigem muita atenção e ponderação. É por esse motivo que saber como montar uma proposta comercial é um dos primeiros passos para o sucesso das suas negociações e consequentemente para o crescimento do seu negócio.

Uma das principais dúvidas de quem trabalha na área comercial é se deve ou não usar propostas de um cliente como base para outro. A verdade é que você pode e deve seguir uma proposta comercial modelo, mas evitar ao máximo reutilizá-las é fundamental.

Cada cliente é único e tem suas necessidades e problemas específicos. Seu desafio como prestador de serviço é oferecer a melhor solução para acabar com a dor específica de cada cliente.

Para te ajudar com essa tarefa, elaboramos um passo a passo de como montar uma proposta de venda irrecusável e, assim, aumentar sua carteira de clientes e os lucros da empresa.

Boa leitura!

Orçamento comercial X proposta comercial

Antes de mais nada, é fundamental entender a diferença entre orçamento e proposta comercial.

O orçamento se relaciona, basicamente, ao plano financeiro. Envolve o planejamento dos gastos e despesas de cada serviço prestado, bem como a estimativa de ganhos e lucros.

A proposta comercial, por sua vez, é um documento mais elaborado, que explica os serviços que serão oferecidos, incluindo os valores a serem investidos – aqueles definidos pelo orçamento comercial.

Esse documento tem cara de planejamento e detalha, da forma mais clara possível, o que e como o serviço será prestado. Ou seja, registra previamente o acordo que mais tarde será formalizado pelo contrato feito entre contratante e contratada.

Qual a verdadeira importância de saber como montar uma proposta comercial?

Ao se pensar na proposta comercial é preciso ter em mente que ela é o principal canal de comunicação com os tomadores da decisão.

É muito comum, em uma venda B2B (de empresa para empresa), que mais de um gestor seja responsável pela decisão de compra. Mas, normalmente, o contato da sua empresa é somente com uma dessas pessoas, que faz o papel de representante de todas as outras.

E, sabe aquela brincadeira da infância: “telefone sem fio”? Nela, uma pessoa fala uma frase no ouvido de outra e essa tem que replicar para a seguinte, seguindo assim até a última pessoa do grupo, que fala em voz alta a frase que escutou. Acontece que, na maioria dos casos, a frase final não é a mesma que a primeira pessoa falou.

O mesmo acontece com as informações que você passa para o seu contato direto no cliente. Quando ele replica para outros gestores os detalhes e precisões não são fielmente repassados e isso causa um ruído e um desgaste na negociação.

Para evitar esse inconveniente, a proposta comercial é a sua única arma para encantar todos os responsáveis pela tomada de decisão, tendo ou não contato direto com eles.

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Por isso, se sua empresa enviar uma proposta comercial fraca, inadequada, confusa, com informações incompletas ou que não cause boa impressão, é bem provável que o cliente feche negócio com o seu concorrente.

Em resumo, o principal motivo da importância de saber como montar uma proposta comercial é que, para o cliente, a sua proposta de venda serve como um guia que o levará a tomar uma decisão. E para a sua empresa, a proposta representa uma importante ferramenta de valorização dos seus serviços.

Passo a passo: Como montar uma proposta comercial própria para o seu negócio

Como te contamos anteriormente, elaborar uma proposta comercial simples, objetiva e bem organizada aumenta muito as possibilidades de que essa seja apreciada e aprovada pelo cliente.

Veja a seguir, nove dicas para estruturar uma boa proposta comercial:

Passo 1: Capa personalizada

A organização e personalização da proposta comercial deve começar logo nas primeiras páginas do documento, ou seja, na capa e no índice.

Na capa é recomendado identificar o contratante (“proposta para empresa Y) e a contratada (incluindo o logo da empresa).

Também é importante incluir os dados de contato da empresa e do responsável pelo atendimento comercial, no rodapé.

Após a capa deve vir o índice da proposta, contendo todos os assuntos que serão abordados no documento.

Passo 2: Situe o potencial cliente em seu problema atual

Faça um panorama geral da situação no qual seu potencial cliente se encontra, baseado nas informações que ele compartilhou. 

Quanto mais imerso em tal situação e mais “desconfortável” ele se sentir com ela, maior a probabilidade de ele valorizar o serviço que você oferece como solução.

Passo 3: Relacione o problema com a solução

Depois que o cliente já percebeu em qual cenário está a empresa dele, é o momento de apresentar a solução.

Faça um link de cada problema com sua respectiva solução (ou soluções), de forma breve.

Passo 4: Faça a apresentação do produto ou serviço

Mesmo que o cliente já conheça sua empresa, utilize o modelo de proposta comercial para apresentar e formalizar os benefícios que o seu produto ou serviço trará para a empresa dele.

Descreva todos os serviços inclusos na sua proposta e cada objetivo, de forma clara, concisa e sem termos muito técnicos. Isso é importante para mostrar que a proposta está indo ao encontro das expectativas e necessidades do cliente.

Passo 5: Inclua informações sobre o escopo de trabalho e metodologia adotada

Apresente o escopo de trabalho, exemplificando como serão realizadas as entregas e detalhando informações como quantidade de horas dedicadas, número e nível dos profissionais envolvidos na execução.

Para facilitar a organização e compreensão, utilize táticas de escaneabilidade, como bullets points e destaque em negrito para as palavras mais importantes.

Separe um espaço para explicar qual metodologia será utilizada para realizar as atividades propostas, bem como as ferramentas que serão empregadas, e alcançar os objetivos mostrando que sua empresa possui toda estrutura e expertise necessários para oferecer o melhor.

Passo 6: Valores e formas de pagamento

Esse é um dos fatores mais determinantes para a tomada de decisão do potencial cliente. E, portanto, o mais aguardado no modelo de proposta comercial. Por isso, tome cuidado na sua elaboração. Para transmitir ainda mais confiança, é interessante ter listado as seguintes informações:

  • informações sobre a entrega: detalhe tudo que será entregue durante a prestação deste serviço;
  • cronograma: apresente cada etapa de execução do projeto com suas respectivas datas de entrega ou conclusão;
  • regras e condições: informe ao cliente o que da responsabilidade dele e o que ele precisa oferecer para a viabilidade do projeto;
  • pagamento: indique o valor total do serviço ou faça um detalhamento por etapa, informando as formas de pagamento. Inclua também as normas financeiras adotadas por sua empresa, incluindo dados como cobrança de multa, valores adicionais por serviços extras, juros, cancelamento do serviço, etc.;
  • validade da proposta: adicione um prazo de validade da proposta.
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Passo 7: Inclua seus diferenciais

Uma das principais dúvidas sobre como fazer uma proposta comercial é o momento certo de apresentar os diferenciais da empresa.

A verdade é que isso vai ser feito de forma sutil durante todo o decorrer da proposta. Por isso, é extremamente importante que o documento seja cuidadosamente elaborado e criado de forma personalizada para cada cliente.

Entretanto, nada impede que você crie uma “faixa bônus” para apresentar de maneira mais explícita outras informações da sua empresa que possam gerar mais confiança.

Veja algumas dicas:

  • inclua o logo de seus maiores clientes e que sejam do mesmo mercado ou mercado semelhante ao destinatário da proposta;
  • apresente sua equipe de peso e disponibilize um “anexo” para que eles saibam mais sobre cada um, por exemplo o link do perfil do LinkedIn de cada membro do time;
  • fale sua metodologia e o que ela difere das demais;
  • apresente seus principais parceiros;
  • exponha outras soluções, produtos e serviços que oferece;
  • informe as características que fazem seu serviço ser único.

Passo 8: Inclua suas informações de contato

Ao finalizar sua apresentação comercial, inclua novamente os principais dados de contato da empresa e do representante comercial responsável por tratar com esse cliente.

Passe 9: Utilize o call to action a seu favor

O call to action (CTA) é uma ferramenta que tem como finalidade estimular o leitor a realizar uma ação.

Uma artimanha bem apropriada para uma proposta comercial, não acha?

Utilize essa estratégia no final do documento acrescentando expressões como “conheça as novas promoções para este mês” ou “ligue agora e efetive a proposta”.

Criar uma proposta comercial é uma tarefa detalhada que demanda tempo e paciência.

Bônus: Principais erros que a serem evitados ao elaborar sua proposta de venda

Qualquer deslize pode culminar no não fechamento do contrato. Portanto todo cuidado é pouco!

Veja a seguir os principais erros ao elaborar proposta comercial simples:

  • agir como se o negócio já estivesse fechado;
  • não personalizar o documento;
  • cometer descuidos na escrita e linguagem (revise todo o material e tome cuidado para não usar termos muito técnicos e rebuscados);
  • escrever uma proposta comercial generalizada e distanciada do real problema do cliente;
  • demorar a enviar a proposta;
  • não realizar o follow-up.

Lembre-se que é bem alta a probabilidade do seu potencial cliente também estar analisando propostas de concorrentes. Portanto, não poupe esforços e capriche na elaboração da sua proposta comercial a fim de aumentar seu número de contratos fechados.

Se ainda ficou alguma dúvida sobre como montar uma proposta comercial, deixe sua dúvida nos comentários que te ajudaremos!

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