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7 minutos de leituraDesmitificando a comunicação organizacional: como melhorar a comunicação interna na sua empresa

Ter uma boa comunicação, sem dúvidas, é o segredo para qualquer tipo de relacionamento prosperar. No mundo corporativo isso não é diferente. A comunicação organizacional aparece como responsável, meio e determinante da posição da sua marca no mercado.

Mas como utilizar corretamente esta ferramenta para fazer os números da sua empresa decolar?

Simples, invista em comunicação interna! Funcionários bem esclarecidos sentem-se mais satisfeitos e estimulados, e apresentam-se como pontos chaves na alavancagem da sua marca.

Neste post iremos te auxiliar a identificar problemas na sua comunicação organizacional interna, e te guiaremos na solução para que você se torne autoridade dentro do seu mercado.

O que é e quais são os objetivos da comunicação organizacional?

Por via de regra, considera-se como comunicação organizacional toda ação ou estratégia que a empresa emprega com o objetivo de reforçar sua imagem junto aos seus públicos de interesse, sejam eles internos ou externos.

Por esse motivo, a comunicação organizacional ficou conhecida por ser a voz da empresa, e é composta pelas comunicações institucional, mercadológica, administrativa e interna.

A comunicação institucional se ocupa da responsabilidade de criar a imagem e identidade da empresa perante seu público externo.

Na comunicação mercadológica é onde encontramos os setores de marketing e vendas. É a parte responsável pela venda e melhora dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Já a comunicação administrativa deve transmitir os dados administrativos da empresa para aqueles a quem são pertinentes.

Por fim, a comunicação interna foca em proporcionar um diálogo entre a empresa e seus colaboradores.

Além disso, a comunicação organizacional atua em três dimensões: instrumental, estratégica e humana.

A dimensão instrumental diz respeito aos meios de envios das informações, a estratégica é quem vai estruturar a comunicação, e a humana auxiliará nas relações interpessoais dentro da empresa.

E quais as vantagens da comunicação organizacional interna para a minha empresa?

Quando se tem funcionários com conhecimentos e objetivos alinhados, alcançar resultados preestabelecidos torna-se infinitamente mais fácil.

Esse é o papel da comunicação organizacional interna.

As vantagens que esse tipo de comunicação, quando bem estabelecida, traz para a empresa são diversas. Aqui, listaremos as principais razões para se investir nesta estratégia.

Guia os funcionários a um caminho comum

Como já dito anteriormente, a boa comunicação interna irá alinhar os funcionários em torno do mesmo objetivo.

Aliás, ela é capaz de sanar as dúvidas individuais sobre qual caminho seguir para se alcançar esse objetivo final.

Isso promove uma economia de tempo e recursos em ações que não encaminharão para o resultado desejado.

Evidencia os méritos dos esforços individuais

Quando o impacto dos esforços individuais dos colaboradores sobre a empresa é evidenciado, cria-se um reconhecimento que incentiva um aumento do engajamento entre funcionário e empresa.

A consciência da relevância que o objetivo específico de cada funcionário tem sobre o objetivo global da empresa, faz com que ele se sinta motivado e disposto a melhorar cada vez mais, aumentando a produtividade de modo geral.

Permite que os funcionários fiquem mais integrados à cultura organizacional

Quando a comunicação organizacional interna é eficiente, ela propaga a cultura organizacional da empresa da maneira correta, permitindo que os funcionários alinhem completamente suas condutas com aquilo que a empresa deseja transmitir.

Veja também:  A importância da cultura empresarial

Isso evita discrepâncias que possam acabar manchando a marca da empresa, além de incentivar o bom comportamento entre os colaboradores.

Aumenta a motivação e gera bons resultados financeiros!

Uma boa comunicação é capaz de melhorar (e muito!) o clima organizacional.

Isto aliado ao fato de que o funcionário bem informado aumenta sua sensação de pertencimento à empresa, faz o engajamento do colaborador em suas funções aumentar.

Você deve ter percebido que estamos falando bastante sobre engajamento neste post.

É porque o engajamento do funcionário é algo que traz enormes benefícios à empresa, e a falta dele pode até mesmo auxiliar a empresa a ruir.

Por isso, estimular o engajamento do funcionário é algo extremamente essencial para a saúde da empresa.

Aliás, um funcionário bem engajado veste a camisa da empresa e será um dos principais promotores da sua marca.

O que é extremamente útil e necessário em momentos de crise.

Outras vantagens financeiras são a diminuição das taxas de rotatividade dentro da empresa, diminuindo custos com questões trabalhistas, e o aumento da produtividade, responsável pelo aumento dos lucros.

Além de tudo, demonstrar que você se preocupa com seus funcionários e suas opiniões abre grande vantagem frente à concorrência, já que os consumidores enxergam isso com bons olhos.

Como identifico que minha comunicação organizacional interna não está satisfatória?

Existem algumas barreiras na comunicação organizacional que podem atrapalhar sua comunicação interna de ser efetiva.

É preciso estar atento a essas características para que seja feita uma boa comunicação entre empresa e colaboradores.

As barreiras cuja ocorrência é mais comum são as barreiras semânticas, de informações e burocráticas.

Listamos algumas barreiras e suas características, para que você consiga diagnosticar a ocorrência (ou não) dentro da sua empresa.

Barreiras semânticas

Ocorre quando a mensagem se torna de difícil compreensão devido a linguagem utilizada na sua veiculação.

Ex.: utilização de linguagem extremamente técnica.

As barreiras semânticas também podem acarretar nas barreiras de informações incompletas ou parciais, que ocorrem quando a informação passada fica sujeita a dúvidas.

Barreiras psicológicas e pessoais

Quando a mensagem não é recebida devido às dificuldades pessoais de comunicação, ou até mesmo de preconceito entre os interlocutores.

Barreiras de informações

Quando há sobrecarga de informações e não seleção das informações realmente relevantes para a mensagem.

Barreiras geográficas ou físicas

Ocorre quando a distância, dificuldade de deslocamento, barulho etc dificultam a propagação da mensagem, interferindo na comunicação.

Isso pode ocorrer com frequência em empresas que possuem filiais em diferentes regiões.

Barreiras burocráticas

Ocorrem quando existem processos administrativos exaustivos que impendem que a comunicação seja fluída.

O que posso fazer para melhorar minha comunicação organizacional interna?

Existem boas práticas que transpassam as barreiras da comunicação organizacional e podem ser adotadas nas rotinas da empresa, ajudando a melhorar a comunicação interna.

Invista em canais de comunicação adequados

Os canais de comunicação interna de uma empresa podem ter vários formatos, tais como murais, newsletter, impressos, rádio, tv corporativa, redes sociais corporativas, intranet, entre outros.

 Porém, a escolha de um canal oficial de comunicação deve ter o cuidado de levar em consideração o perfil do público interno.

Ou seja, em empresas onde os funcionários têm acesso a computadores, um meio de comunicação digital é mais adequado, em caso contrário, é preferível a comunicação por meio impresso ou mesmo através da tv corporativa.

É importante ter um canal oficial que centralize todas as informações, mas também é aconselhável investir em diferentes meios de comunicação, garantindo que a mensagem chegue para todos em tempo útil, conforme a necessidade.

Veja também:  Estruturar processos financeiros: 5 vantagens de formalizá-los

Aqui no VExpenses, utilizamos o e-mail como canal interno oficial, porém para comunicações que exigem maior rapidez de resposta, os chats individuais e de grupo do Skype suprem bem nossas necessidades.

O sucesso da comunicação organizacional interna depende intimamente do seu canal de distribuição.

Promova diálogos e não apenas faça comunicados

É importante que a comunicação dentro da empresa seja feita tanto de forma descendente, quanto de forma ascendente e horizontal.

A interatividade torna a informação mais atrativa e constrói um ambiente que possibilita a discussão de ideias.

As sugestões feitas pelos colaboradores podem acarretar muitas melhorias tanto no âmbito interno de trabalho, quanto na imagem externa da marca.

Além disso, a interatividade possibilita avaliar se a comunicação interna está sendo efetiva ou se está apresentando barreiras de entendimento.

No VExpenses não descartamos a opinião de ninguém, até mesmo os estagiários têm voz.

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Um ambiente que possibilita a discussão de ideias traz mais vantagens ao crescimento da empresa.

Torne a informação acessível

Para a comunicação ser efetiva, a informação precisa ter a característica de ser entendida por todos.

Para isso, derrube a barreira da semântica e veicule as informações de forma clara, objetiva e com linguagem de fácil entendimento.

A acessibilidade da informação combate ruídos de comunicação que podem gerar desconforto no clima organizacional.

Associar a informação à processos operacionais também ajuda na propagação e retenção da informação pelo funcionário.

Ter uma agenda atualizada e compartilhada também é uma ferramenta que ajuda na comunicação interna.

No VExpenses, utilizamos com bastante frequência a agenda do outlook, compartilhando compromissos através de invites.

Além disso, a desburocratização dos processos administrativos é de suma importância para tornar a comunicação mais fluída e mais proveitosa tanto para a empresa, quanto para o funcionário.

Realize reuniões informais

Hoje em dia, sabe-se que reuniões apenas devem ser feitas em poucos casos, do contrário pode atrapalhar a produtividade da equipe.

Prefira promover reuniões mais informais e apenas quando a informação veiculada pelos canais de comunicação não tenha ficado clara.

A dica é realizar reuniões de alinhamento de caráter mais informal, como em eventos de imersão da empresa.

No VExpenses, a cada semestre, promovemos o VExpenses Day, onde os funcionários se reúnem em uma chácara, durante um fim de semana, realizando reuniões de resultado e alinhamento de objetivo de maneira mais descontraída.

Reconheça o esforço dos seus funcionários

Como já dissemos em vários tópicos neste post, a valorização do esforço do seu funcionário é imprescindível.

O reconhecimento faz com que ele se sinta valorizado e se empenhe mais dentro da empresa.

Isso melhora não só a performance da empresa no mercado, mas também a comunicação interna.

Não se esqueça de fornecer feedbacks aos seus funcionários, isso também melhora o engajamento e ainda ajuda a combater os ruídos de comunicação.

Não inicie uma comunicação por impulso

Comunicações internas fazem parte do escopo do planejamento estratégico da empresa, e deve seguir uma estratégia.

Por isso, não faça, em hipótese alguma, um comunicado impulsivo por estar de “cabeça quente” com algo.

Uma mensagem só deve ser veiculada internamente depois de se certificar que ela é realmente necessária e que segue as diretrizes da empresa.

A comunicação por impulso pode acarretar na constituição da barreira psicológica e pessoal dentro da empresa, prejudicando a comunicação organizacional interna.

Instituir um setor responsável pela comunicação interna

Assim como você possui dentro da sua empresa um setor responsável pela comunicação externa, ou seja, o setor de marketing, também é interessante dar a mesma importância para a comunicação interna e criar um setor de endomarketing (mesmo que pequeno).

O endomarketing é a equipe que saberá criar uma estratégia de comunicação organizacional interna adequada, focando na comunicação eficiente.

Por último, não tenha medo de inovar e investir em tecnologias que possam facilitar a gestão da sua empresa!

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