Controle de abastecimento: 7 boas práticas para a sua empresa

O controle de abastecimento é o processo de acompanhar e registrar informações sobre o combustível utilizado nos veículos de uma empresa, como a quantidade abastecida, o local e o custo. Isso permite uma gestão mais eficiente do consumo e dos custos operacionais.

 A gestão inteligente de recursos é uma vantagem que vai destacar a sua empresa no mercado competitivo. E quando se trata de administração, o controle de abastecimento é um ponto central. Sem um gerenciamento eficaz, o negócio pode enfrentar desperdícios financeiros, custos imprevistos e até fraudes.

Por isso, neste artigo, vamos mostrar como uma supervisão estratégica das despesas com combustível pode melhorar a saúde financeira do empreendimento. 

A seguir, conheça os princípios essenciais e as melhores práticas de controle de abastecimento, impulsionando a produtividade e gerando economias significativas!

O que é o controle de abastecimento?

O controle de combustível exige planejamento e supervisão cuidadosos de todas as atividades relacionadas ao abastecimento de veículos em uma companhia, incluindo:

• avaliação do abastecimento: revisão e ajuste dos procedimentos para melhorar a eficiência e reduzir custos;
• metas de desempenho: definição de objetivos claros para o uso de combustível e acompanhamento dos resultados;
• sistemas para irregularidades: criação de alertas automáticos para detectar e corrigir imediatamente qualquer anomalia ou uso inadequado;
• análise de impacto ambiental: avaliação ecológica do uso de combustível e desenvolvimento de estratégias para reduzir a pegada de carbono da frota.

Qual é a importância da gestão de abastecimento para empresas?

O controle de abastecimento é necessário em qualquer negócio no qual os colaboradores se deslocam a serviço da empresa (por exemplo, para viagens corporativas).

Confira as vantagens de uma gestão eficiente dos gastos com combustível! 

Redução de custos

Uma administração exemplar identifica e elimina gastos excessivos. Com o monitoramento detalhado e a aplicação de políticas rigorosas, você controla o consumo de combustível e possibilita que os investimentos sejam alocados em áreas estratégicas.

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Prevenção de fraudes

Um sistema rigoroso de administração atua na prevenção de fraudes. Ao acompanhar cada transação e usar ferramentas de monitoramento, você detecta atividades suspeitas e assegura a utilização do combustível apenas para fins empresariais. Isso protege seus recursos financeiros e mantém a integridade do negócio.

Aumento da eficiência

O controle de abastecimento contribui diretamente para o alto rendimento e para a redução de custos operacionais. Uma gestão apurada permite que os veículos funcionem com agilidade e ajuda a analisar oportunidades de melhorias, otimizando o uso do combustível e reduzindo despesas no orçamento.

7 melhores práticas de controle de abastecimento para adotar na sua empresa

Adote estas estratégias para revolucionar o gerenciamento de combustível nos veículos a serviço da sua empresa!

1. Implementação de políticas de abastecimento

Crie diretrizes claras e abrangentes para o abastecimento. Defina regras sobre limites de gastos e os procedimentos a serem seguidos. Documente essas diretrizes e verifique se os envolvidos estão informados e treinados.

Além disso, revise e atualize regularmente as políticas para refletir mudanças nas necessidades da empresa e nas condições do mercado. Avalie as normas estabelecidas, alinhando-as aos objetivos financeiros e operacionais do seu empreendimento.

2. Uso de cartões corporativos

Utilizar cartões corporativos simplifica o processo de controle e oferece diversos benefícios. Eles centralizam os dados de abastecimento em uma única conta e facilitam o acompanhamento das despesas. 

Garanta que os cartões corporativos sejam usados exclusivamente para gastos relacionados ao abastecimento e implemente um procedimento rigoroso para a revisão e a aprovação das transações.

3. Monitoramento e registro de dados

Mantenha um sistema de monitoramento e registro das transações de combustível. Utilize softwares de rastreamento para documentar cada fornecimento com precisão. Inclua informações como data, hora, veículo abastecido, etc.

Esse passo a passo ajuda a identificar padrões de consumo e possíveis inconsistências, facilitando a análise e a otimização dos recursos.

4. Auditorias constantes

A realização de auditorias permite que o controle funcione corretamente. Durante uma inspeção, revise as transações de combustível, verifique a conformidade com as políticas estabelecidas e observe quaisquer discrepâncias ou áreas de melhoria.

Considere realizar fiscalizações internas e externas para obter uma visão abrangente e imparcial da gestão de combustível. Esse cuidado fortalece a segurança e preserva a integridade de todos os aspectos do controle operacional.

5. Treinamento de motoristas

O treinamento adequado dos motoristas deve ser uma prioridade do setor de administração de combustível em uma empresa.

Por isso, ofereça treinamentos sobre os procedimentos de abastecimento e técnicas de condução otimizada — como práticas de direção mais econômica —, que reduzem o consumo de combustível e aumentam a segurança no trânsito.

6. Uso de veículos eficientes

Escolher modelos com melhor rendimento de combustível pode impactar significativamente os custos operacionais. Ao adquirir automóveis, considere o consumo energético, as emissões de gases e os custos de manutenção. 

7. Relatórios e análise de desempenho

Elabore relatórios e análises de desempenho para uma gestão focada em resultados. Utilize os dados de abastecimento para criar documentos bem estruturados sobre o consumo de combustível, os custos e o desempenho da frota. Analise essas informações para antecipar tendências, áreas de preocupação e oportunidades de crescimento.

Relatórios e análises permitem, ainda, que você ajuste as políticas e as práticas de abastecimento, baseando-se em dados concretos.

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Com o módulo de Combustível da VExpenses, você centraliza todas as despesas de abastecimentos em um só lugar.

Isso facilita a rotina dos colaboradores em viagens corporativas, ao mesmo tempo em que controla os gastos e garante economia nos abastecimentos de veículos da sua empresa.

Confira mais vantagens:

• coleta de informações dos abastecimentos, como: valor pago por litro, odômetro e tipo de combustível;
• integração com o cartão corporativo VExpenses, facilitando os pagamentos nos postos e agilizando os registros dos gastos;
• criação de políticas específicas para despesas de combustível e cadastramento de veículos;
• alertas de irregularidades;
• comparação das informações da despesa de combustível com a as de percurso por GPS ou mapa;
• dashboard gerencial exclusivo para maior controle e análise estratégica das despesas de combustível.

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