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Custos de uma empresa: aprenda a diferenciá-los das despesas

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Investimentos fazem parte da natureza de qualquer negócio e sabemos que, para ter uma boa administração do fluxo de caixa e gerar lucro, é fundamental fazer o controle de todos os custos e despesas da companhia. Mas, para que o controle do capital seja efetivo é primordial, primeiramente, saber diferenciar as despesas dos custos de uma empresa.

Além de permitir uma maior precisão no controle das contas do cotidiano, conhecer todos os gastos do negócio também facilita a elaboração de um planejamento orçamentário capaz de projetar os custos e despesas futuras, ajudando a otimizar a divisão de valores entre cada setor da empresa.

Além disso, a apuração correta dos custos e despesas é um fator fundamental para a definição do valor final de cada produto ou serviço

Com a intenção de te ajudar a esclarecer todas as suas dúvidas sobre as diferenças entre os custos e despesas de uma empresa, preparamos esse post com as principais características e exemplos de cada categoria. Confira a seguir e boa leitura!

Como definir custo ou despesa de uma empresa?

Custos e despesas são dois conceitos facilmente confundidos e que causam dúvidas em muitos gestores. Mas, como já dissemos anteriormente, entender essa diferença é fundamental para fazer um bom controle do fluxo financeiro do seu negócio.

Veja a seguir a definição de cada um dos termos e, em seguida, uma breve explicação sobre a diferença prática de cada conceito!

O que são custos e como identificá-los?

Os custos são gastos diretamente relacionados à aquisição ou produção de mercadorias. Mais especificamente todos os pagamentos realizados para obter o produto final, seja ele um serviço prestado, um produto fabricado ou mercadoria para revenda. 

Exemplos de gastos que são considerados custos:

  • gastos gerais de fabricação;
  • embalagens;
  • manutenção;
  • contas de água, luz e internet;
  • mão de obra; 
  • aquisição de mercadoria para a venda e serviços e demais matérias-prima;
  • salários e encargos de colaboradores que prestam serviços;
  • depreciação de máquinas e equipamentos.

E o que são consideradas despesas da empresa?

Já as despesas são os gastos considerados necessários para a manutenção do negócio e administração da empresa.

Ou seja, trata-se dos investimentos que o empreendimento precisa realizar para manter sua estrutura funcionando, mas que não estão diretamente ligados à produção ou aquisição do item de venda.

Normalmente engloba as áreas: financeira, comercial, marketing e desenvolvimento de produtos.

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Exemplos gastos que são considerados despesas:

  • aluguel do prédio, sala ou galpão;
  • energia elétrica;
  • materiais de escritório;
  • comissão de vendedores;
  • salário dos setores administrativos;
  • gastos com equipes externas e visitas a clientes;
  • gastos com estrutura e lanche fornecido pela empresa.

Como diferenciar custos de despesas de uma empresa?

Com as definições e exemplos anteriores fica mais fácil saber como diferenciar custos de despesas de uma empresa, não acha?

Para não fazer mais confusão entre os termos, tente guardar os principais pontos relacionados aos custos e despesas:

  • Custos: são atribuídos ao produto final da empresa, ou seja, estão relacionados diretamente à atividade-fim da companhia
  • Despesas: tem caráter administrativo e são mais difíceis de serem vinculados ao produto ou serviço comercializado.

Se ainda assim você não souber como definir custo ou despesas de uma empresa, faça o seguinte questionamento: se eu eliminar esse gasto a produção ou aquisição de produtos será afetado?

Em caso afirmativo, o gasto é considerado um custo. Se a resposta for não, esse gasto é tido como despesa.

Então, para não ficar nenhuma dúvida, vamos exemplificar como essa diferenciação é feita na prática.

Para isso, vamos considerar uma empresa do ramo de consultoria. Esse tipo de negócio tem como produto o aconselhamento e acompanhamento de outras empresas em determinado aspecto organizacional. Assim, para que consigam produzir sua mercadoria, as empresas de consultoria costumam, na maioria da vezes, realizar visitas frequentes a seus clientes.

Nesse contexto, os gastos com deslocamento dos funcionários dessa empresa podem ser considerados como exemplos de custos, uma vez que são necessários para a realização da atividade-fim do negócio.

Além disso, são esses tipos de gastos – os custos – que serão utilizados como base de cálculo para o valor apresentado no orçamento de prestação de serviços.

Assim, para a empresa de consultoria, os gastos lançados pelos funcionários em um software de gestão de reembolso de despesas, como por exemplo o VExpenses, serão considerados como custos do negócio. Em qualquer outra empresa que não tenha esses gastos atrelados a sua atividade-fim, os lançamentos dentro da plataforma serão, então, classificados apenas como despesas.

No fim, os custos, diferentemente das despesas, são os gastos que são repassados aos clientes embutidos no preço do produto.

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6 principais custos de uma empresa

Como foi explicado ao longo deste texto, os custos são necessários para que uma empresa consiga oferecer produtos e/ou serviços aos seus clientes.

Eles podem ser fixos (geridos independente do quanto foi produzido no mês, como aluguel) ou variáveis (dependentes da quantidade). E estão presentes em diversos setores do empreendimento, passando desde os gastos iniciais das atividades até a criação e comercialização. Identificá-los é fundamental para alcançar uma gestão assertiva, capaz de gerar retorno financeiro superior às despesas.

Veja alguns exemplos de custos mais comuns:

1. Insumos produtivos

Insumos são, no geral, matérias-primas e outros itens que são necessários para manter o funcionamento normal da operação, como, por exemplo, o maquinário e a produção dos produtos e serviços. Dessa forma, contas como água, luz, telefone e internet podem ser incluídas. 

2. Logística

A logísticas diz respeito à estocagem e distribuição dos produtos e matérias-primas. Nesse sentido, são gastos com estoque, armazenagem, transporte e encomenda, por exemplo.

3. Escassez

São custos que aparecem quando a organização não possui estoque para suprir a demanda. Por exemplo, a falta de matéria-prima para a produção fabril de um determinado produto.

4. Aquisição de materiais

Tem relação com o investimento em matéria-prima para a produção, equipamentos, móveis e produtos.

5. Aluguel

Gastos com aluguel e condomínio da infra-estrutura da empresa.

6. Contratação de colaboradores

Contratação, capacitação e demissão são atividades do setor de RH que geram custos à empresa. Envolve todo o valor investido nos funcionários que possuem tarefas relacionadas à produção, aquisição e comercialização do produto ou serviço.

Ter ciência de todos os custos da empresa é fundamental para saber qual valor cobrar pelo produto final, pois eles devem ser incorporados no montante.

Além de ser útil para identificar o que pode ser cortado ou economizado, pois quando se conhece bem os custos e despesas do negócio é mais fácil saber onde apertar ou afrouxar, para se adaptar as receitas conforme o necessário.

No exemplo que demos do VExpenses, é possível compreender que custos e despesas, apesar de conceitos diferentes, estão bem interligados . E, em muitas das vezes são investimentos necessários para que sejam gerados lucros à empresa.

Por isso, esteja sempre atento para fazer a diferenciação correta para não errar no planejamento financeiro!

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