declarar reembolso de despesas no imposto de renda

É necessário declarar reembolso de viagens a trabalho no IR?

Despesas de viagem a trabalho reembolsadas pela empresa são isentas de Imposto de Renda, conforme a legislação.

No entanto, elas precisam ser explicadas na sua declaração de IR e devem respeitar algumas particularidades.

Por isso, fizemos este post para tirar as dúvidas mais comuns sobre o assunto, e te servir de guia ao declarar reembolso de despesas no imposto de renda.

Veja a seguir o que você precisa saber para declarar seus reembolsos no IRPF e não enfrentar problemas com a Receita Federal!

Neste post você verá:

Dedução de despesas no IR

Antes de tudo, é necessário escolher o seu tipo de declaração de imposto de renda.

A declaração simplificada é indicada para quem tem poucas despesas a serem deduzidas. Nesse caso, a Receita Federal utiliza um desconto padrão de 20% sobre suas despesas tributáveis.

Caso você tenha muitas despesas para deduzir, como gastos com saúde e educação, e possua dependentes, a declaração completa do IRPF é indicada.

Nela, você deverá apresentar todas as suas despesas para dedução, as quais devem ser comprovadas, possibilitando maior ressarcimento ou redução do imposto a pagar.

Entre as despesas que podem ser abatidas, estão:

  • Gastos com educação;
  • Gastos com saúde;
  • Dependentes;
  • Gastos com previdência (social e privada, dependendo do tipo de plano);
  • Contribuição patronal à previdência social sobre a remuneração de empregado doméstico;
  • Doação a determinados fundos (Direitos da Criança e do Adolescente, Fundos do Idoso, Fundo Nacional de Cultura, Fundo ao Desporto, entre outros).

Se você recebe reembolso de despesas de viagens a trabalho, deve ficar ligado em como declarar reembolso de despesas no Imposto de Renda.

É importante lembrar que as despesas reembolsadas a trabalho não podem ser deduzidas como as demais, porque já foram ressarcidas a você pela empresa, e também porque são deduzidas no imposto de renda da própria empresa.

Reembolso de viagens a trabalho no IR: Isento ou não?

Não se preocupe:  reembolsos de despesas corporativos fazem parte dos rendimentos isentos de tributação no IR.

Veja também:  [GUIA] Qual software de controle de despesas usar?

Em geral, o reembolso de despesas compreende os gastos necessários para que o trabalhador realize uma viagem corporativa. A maior parte das empresas determina, nesse caso, o reembolso de hospedagem e gastos com alimentação, além do reembolso de km rodado.

No entanto, esse ressarcimento de despesas varia de empresa para a empresa, e deve ser pré-estabelecido em uma política de reembolso de despesas.

Como as diárias de viagem a trabalho representam ajuda de custo para compromissos externos, não possuem natureza salarial e por isso, não são tributáveis. Hospedagem e gastos com alimentação são compreendidos como diárias de viagem.

No caso da tributação sobre o reembolso de km rodado, existem controvérsias.

Há pareceres jurídicos e contábeis diferentes em diversos locais. Alguns o encaram como uma indenização pelos gastos relacionados ao deslocamento a trabalho, e outros o entendem como extensão do salário. Por isso, ele pode ser passível de tributação, caso não haja devida comprovação do percurso e gastos realizados.

E então, quais requisitos necessários para tornar essas despesas um rendimento isento?

Para que as despesas a trabalho configuradas como diárias de viagem realmente tenham isenção válida, alguns requisitos são importantes ao declarar reembolso de despesas no imposto de renda, como veremos a seguir.

1 – É necessário estar realizando um serviço eventual durante a viagem

Em primeiro lugar, para que um reembolso corporativo seja validado, é essencial que o viajante esteja realizando um serviço eventual para a empresa.

Mesmo que sejam feitos diversos pagamentos por hospedagem e ajuda de custo para alimentação, e que a viagem se alongue, deve prevalecer o conceito de que o trabalhador está realizando uma atividade/serviço pontual e temporário, e por isso recebe diárias para manter sua viagem de fim corporativo.

2 – O valor de reembolso deve ser coerente

A fim de evitar fraudes, é necessário que o valor de reembolso a ser declarado seja condizente com os preços de hospedagem e alimentação no local da viagem, e também com o cargo ocupado pelo trabalhador.

Esses dois itens também são importantes para moldar uma política de reembolso bem estruturada e justa.

E atenção: apenas as despesas a trabalho não são tributáveis.

Se você eventualmente recebeu algum reembolso/bônus em uma bleisure trip, ele será tributado normalmente, afinal você não se enquadraria apenas em despesa de trabalho. O mesmo vale para despesas de viagem de familiares e acompanhantes.

3 – As despesas de viagem a trabalho devem ser comprovadas!

Assim como os outros tipos, é necessário que as despesas de viagem a trabalho sejam comprovadas à Receita Federal. Essa comprovação é feita com notas fiscais, recibos e extratos do cartão. 

Como declarar reembolso de despesas no imposto de renda

Siga os três passos:

  1. Encontre a linha Outros, da ficha Rendimentos Isentos e Não-Tributáveis;
  2. Coloque o nome e o CNPJ da empresa que o reembolsou;
  3. Na descrição, coloque que o valor declarado é referente diárias e ajuda de custo.

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Veja também:  Economia compartilhada nas viagens corporativas: vantagens e riscos

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