despesas de viagens de funcionários

Despesas de Viagens de Funcionários: Tudo o que você precisa saber!

Despesas de viagens de funcionários é um assunto muito amplo e de suma importância se você busca otimizar a gestão financeira do negócio e executar projetos viáveis.

A seguir, vamos falar sobre diversos tópicos importantes sobre esse assunto e dar dicas sobre como melhorar a gestão das despesas de viagens de funcionários. Acompanhe!

Despesas de viagens de funcionários

As despesas de viagens de funcionários variam de uma empresa para a outra. De maneira auto explicativa, referem-se aos gastos ocorridos nas viagens corporativas.

Os exemplos são vários: passagens aéreas ou rodoviárias, gastos de km rodado, uber/táxi, hospedagem, refeição, impressão/xerox de documentos, taxa de inscrição em eventos, entre outras.

Se a empresa possui funcionários que viajam a trabalho, é essencial dar atenção especial a esse tipo de despesa. Confira nossas dicas!

Conheça a legislação sobre despesas de trabalho

Começa-se pelo básico: atentar-se ao que diz a legislação trabalhista sobre as despesas de viagens de funcionários.

O mais importante é saber que as despesas de viagens de funcionário não possuem natureza salarial, na maioria dos casos. Isto é, não devem ser incorporadas ao salário e devem ser arcadas pela empresa.

Assim, o funcionário deve receber diárias de viagem ou reembolso pelas despesas de viagens.

Confira mais detalhes sobre legislação referente às despesas de trabalho e dicas de boas práticas no nosso artigo Reembolso de despesas: você está cumprindo a lei?

Regulamente os processos da gestão de despesas de viagens de funcionários

Para garantir que as viagens corporativas não representem gastos desnecessários ou que se transformem dor de cabeça, é essencial implementar uma política de gestão de viagens corporativas.

A política de gestão de viagens possui o objetivo de uniformizar os processos envolvidos nas viagens corporativas e realizar o controle de despesas.

Assim, deve abordar desde os requisitos para aprovação de uma viagem ao transporte e hospedagem. Confira outros detalhes sobre por que sua empresa deve estabelecer uma política de viagens!

Estruturar uma política de reembolso de despesas é outro ponto crucial.

Assim, como a política de viagens, esta é essencial para formalizar processos, otimizar os gastos, além de evitar fraudes e estabelecer um processo de reembolso justo.

A política de reembolso de despesas deve abordar assuntos como a elegibilidade das despesas de viagens para reembolso, prazos, como deve ser a solicitação de reembolso e o processo de prestação de contas, entre outros.

Confira como criar uma política de reembolso de despesas de viagens de funcionários em 10 passos!

Faça previsão das despesas de viagens dos funcionários

Planejar e elaborar um orçamento é fundamental para que qualquer tipo de projeto ou atividade seja viável, inclusive viagens corporativas.

O orçamento leva em conta todos os custos do serviço prestado e tem como objetivo prever gastos e adequar as atividades conforme o teto – sendo essencial para otimizar a saúde financeira do negócio.

Assim, elaborar um cronograma de viagens, bem como prever as despesas de viagens de funcionários é indispensável para melhorar a gestão de despesas de viagens na sua empresa.

Estar atento ao mercado também é válido. Fique por dentro de estudos sobre os valores e práticas aplicadas ao reembolso de despesas de viagens de funcionários – como alimentação, hospedagem e voos no Brasil e no exterior.

Planejamentos financeiros e operacionais são essenciais para gestão de despesas de viagens.

Vale lembrar que realizar um processo orçamentário é diferente de fazer cotações, como veremos a seguir.

Faça cotações e fique ligado nas oportunidades de economizar

Se o planejamento e o orçamento definem a estrutura de gastos de uma viagem corporativa, as cotações são essenciais para economizar.

Ao planejar as viagens corporativas, é importante que diferentes opções de transporte e hospedagem sejam levadas em consideração.

Use e abuse de aplicativos que comparam preços de passagens/hospedagem e também dos de programas de fidelidade de companhias aéreas e hotéis. Confira algumas dicas para economizar no reembolso de despesas de viagens de funcionários.

Fique atento também às oportunidades de economizar tempo. Não é brincadeira que tempo é dinheiro e que ao melhorar a gestão de tempo, os funcionários podem se dedicar ao que realmente importa.

Por isso, conheça os benefícios dos apps mobile para as viagens corporativas e como eles podem melhorar a gestão de tempo dos funcionários!

Conheça os impactos de tendências nas despesas de viagens de funcionários!

Nesse momento, é importante considerar também tendências que estão remodelando as despesas de viagens de funcionários, como a economia compartilhada e as bleisure trips.

A economia compartilhada tem grandes vantagens para as despesas de viagens de funcionários, como a redução de custos e boa relação de custo e benefício em comparação com os serviços tradicionais, como é o caso da Uber em relação aos táxis.

Veja também:  Conheça 5 principais erros ao se comprar uma passagem aérea

No entanto, para usufruir dos benefícios da economia compartilhada, é necessário se atentar a alguns riscos e buscar atenuá-los. Saiba mais sobre o impacto, riscos e vantagens da economia compartilhada nas viagens corporativas!

A tendência das bleisure trips, por sua vez, representam a combinação das viagens a trabalho com lazer.

Nelas, os funcionários combinam suas obrigações com seu tempo de lazer, aproveitando que parte das despesas já seriam cobertas pela empresa e arcam apenas com as despesas extras.

As bleisure trips são bastante atrativas para os funcionários e podem melhorar a sua satisfação com o trabalho – o que é positivo para o negócio.

No entanto, alguns cuidados são necessários por parte da empresa para não prejudicar a gestão de despesas de viagens de funcionários.

Entenda mais sobre os riscos e vantagens das bleisure trips para as despesas de viagem de funcionários!

Aprimore o processo de prestação de contas de despesas de viagens de funcionários

Feita a viagem corporativa, é hora de dar início ao processo de reembolso das despesas de viagens dos funcionários.

O processo mais comum é que o funcionário solicite o reembolso e preste contas sobre seus gastos na viagem.

A prestação de contas é importante tanto para o funcionário – dado que despesas de viagem a trabalho reembolsadas pela empresa são isentas de Imposto de Renda, mediante comprovação – e para a empresa.

Para a empresa, a prestação de contas é essencial para construir uma base de dados para analisar as despesas de viagens e viabilidade de projetos e serviços prestados.

Além disso, é fundamental para aprimorar o controle financeiro, fazer a contabilização das despesas de viagens de funcionários e reduzir fraudes no reembolso de despesas.

Para aprimorar o processo de prestação de contas, algumas boas práticas são indicadas, como exigir relatório de despesas de viagens de funcionários e também comprovantes.

No entanto, isso não é o suficiente para garantir economia e controle no processo. Como abordamos no artigo sobre como aumentar a produtividade e reduzir custos na empresa, muitas empresas gastam com falhas em relatórios de despesas.

Conforme estudo da GBTA (Global Business Travel Association) de 2015, em média, 1 a cada 5 relatórios de despesas são enviados com erros ou faltando informações. Isso significa muitas horas gastas com revisão de relatórios de despesas e retrabalho.

Segundo o estudo, o tempo médio para preencher um relatório de despesas é de 20 minutos. No entanto, nos casos em que há informações faltantes e erros, são 18 minutos, em média, para corrigir cada um.

A entrega em comprovantes impressos – notas fiscais – é outra falha, em vista de que os comprovantes podem se perder.

Por isso, um grande avanço para enriquecer o processo de prestação de contas e a gestão de despesas de viagens de funcionários é a automatização.

Automatize os processos de gestão de despesas de viagens de funcionários

A automatização é uma das nossas principais dicas para melhorar a gestão de despesas de viagens de funcionários em sua empresa.

Entre seus benefícios, estão:

  • Facilitar a produção dos relatórios de despesas de viagens para o funcionário;
  • Facilitar o processo de solicitação de reembolso;
  • Reduzir burocracias e falhas no processo na prestação de contas;
  • Otimizar a rotina de trabalho e gestão de tempo tanto dos viajantes corporativos, quanto da equipe financeira e do gestor;
  • Fornecer dados de despesas de viagens de funcionários em relatórios em tempo real – enriquecendo os dados para avaliar a viabilidade das viagens e dos projetos;
  • Melhorar o workflow do processo de reembolso – da solicitação à aprovação;
  • Reduzir fraudes e despesas com falhas no processo de reembolso.

O VExpenses pode garantir todos esses benefícios da automatização do reembolso e prestação de contas de despesas de viagens de funcionários para a sua empresa.

O aplicativo permite organizar, controlar e analisar as despesas por projetos, custos e outras formas.

Além disso, permite estabelecer fluxos de aprovação das despesas de forma automatizada e limites de despesas conforme as políticas de seu negócio e gerar relatórios completos em tempo real.

Possui também integração com GPS para reembolso de km rodado.

Confira sobre o seu funcionamento na prática: teste gratuitamente o VExpenses e transforme a gestão de despesas de viagens de funcionários em seu negócio!

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