ERP ajuda a reduzir custos

5 minutos de leituraComo uma ferramenta ERP ajuda a reduzir custos na sua empresa

Empresas estão sempre procurando diminuir seus custos e, muitas vezes, apresentam dificuldades para encontrar uma ação que realmente faça a diferença. O corte de gastos no dia a dia é um exemplo dessas dificuldades, já que essa estratégia nem sempre apresenta apenas consequências benéficas, podendo resultar também em prejuízos internos. Porém, algo que comprovadamente faz a diferença é a otimização de processos. A empresa pode até ter alguns gastos iniciais, mas com certeza isso irá fazer uma grande diferença no longo prazo.

Entre os métodos de otimização mais eficazes, está a adoção de um sistema ERP. Essas ferramentas podem ter um impacto significativo tanto para a redução de custos, quanto para as melhoras em todos os outros setores da empresa. Assim, o ERP permite que o seu negócio cresça, se mantenha estável ou ainda que você realize novos investimentos.

O que é um sistema ERP

ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, o que em português significa Planejamento dos Recursos da Empresa. O ERP é na realidade um software, também chamado de sistema ou, de forma mais completa, Sistema de Gestão

Esses tipos de sistemas têm o intuito de otimizar os processos dentro da sua empresa. Em sua maioria, os softwares contam com funções de controle financeiro, controle de estoque, controle de fluxo de caixa e muitas outras. Alguns também são sistema emissores de notas fiscais eletrônicas, o que pode facilitar muito para o empresário. 

Uma das maiores vantagens de utilizar um ERP é ter todos os processos gerenciais da sua empresa otimizados e centralizados em apenas um lugar.

Funções do ERP

Um sistema ERP pode ter outras funções não tão evidentes. Elas servem para ajudar o empresário e usuário do sistema a gerenciar seu negócio. São elas:

Controle de estoque

O estoque de uma empresa é algo que deve ser controlado diariamente. Realizar esse controle através de planilhas, ou de forma manual, não é a prática mais recomendada, já que pode gerar erros e retrabalho. Em contrapartida, o controle automatizado, principalmente quando feito através das notas fiscais de entrada, traz praticamente nenhum erro. 

Além disso, o sistema é capaz de armazenar grande quantidade de dados, facilitando a localização destes quando necessário, principalmente aqueles pertencentes aos métodos de gestão de estoque.

Controle financeiro

Juntamente com o controle de estoque, o controle do financeiro de uma empresa é fundamental para o crescimento da mesma. 

Esse tipo de controle é composto por diversas outras análises internas, como o controle de fluxo de caixa e o controle de vendas, por exemplo. Tudo que faz parte do financeiro da sua empresa deve ser registrado no controle financeiro do negócio. 

Algumas das funções do controle financeiro é servir de embasamento para definir futuros investimentos ou cortes de gastos.

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Controle de fluxo de caixa

O fluxo de caixa nada mais é do que um controle mais minucioso de todas as entradas e saídas financeiras da sua empresa. 

Em função disso, toda empresa deve ter seu fluxo de caixa controlado de maneira precisa. Caso isso não aconteça, há a chance de ocorrer erros que acarretam em diversos prejuízos para a empresa. Por isso, é mais aconselhável e seguro para a sua empresa adotar um controle de fluxo de caixa feito de forma automatizada.

Controle de vendas

Assim como o controle de fluxo de caixa, o controle de vendas também deve ser preciso e controlado diariamente. Mas, também deve ser integrado com o seu estoque. Dessa forma, torna-se mais fácil conhecer a quantidade exata de produtos vendidos, o que sai do estoque e o valor que entra em caixa. 

Ao utilizar esses processos integrados, você será capaz de identificar quais dos seus produtos são os mais vendidos, quais não tem tanta saída e outros indicadores importantes para a empresa. 

Controle de produção

Empresas que fazem a transformação de uma ou mais matérias-primas em outro produto, também chamadas de indústrias, necessitam ter um controle apurado de sua produção. Afinal, é a partir disso que se consegue entender o quanto é gasto em cada material utilizado, o tempo da produção, além de outras variáveis que implicam na formação do preço do produto final.

Emissão de relatórios

Apesar de não parecer algo de tanta importância em comparação às funções anteriores, os relatórios gerenciais também são importantes. Afinal, é a partir desses relatórios que você consegue analisar os dados de forma mais geral. Isso significa que quando você controla bem seu financeiro, estoque, fluxo de caixa e todos os outros dados, ao emitir um relatório, ele trará informações seguras que formam o panorama geral da atual situação do seu negócio.

Dessa forma, é possível analisar dados financeiro, como o extrato financeiro e o DRE, mas também de vendas, como curva ABC de produtos, ou mesmo de compras, produção e vários outros. Assim, você se torna capaz de identificar, com mais clareza, os dados primordiais para a tomada de decisão estratégica.

Emissão de notas fiscais

Com um sistema de gestão que também é emissor de notas, a empresa pode emitir suas notas no mesmo sistema que realiza o seu controle geral. Isso facilita o trabalho em geral. Com a utilização do mesmo sistema, não é necessário preencher os dados da nota, calcular os impostos e fazer todo o trabalho manual. 

Como reduzir custos com um sistema ERP

Falar sobre utilizar um sistema ERP quando o assunto é reduzir gastos pode soar meio estranho. Mas, é importante frisar que qualquer valor investido em um sistema desse tipo acaba retornando de diversas formas.

Podemos dar como exemplo uma empresa que tem o controle feito todo manualmente. O processo se tornará dependente do funcionário que foi acomodado para o cargo e da atenção prestada por ele. Caso algum número saia errado em algum desses controles, o cálculo e o resultado final estará errado, alterando o que se pensa da empresa. 

Sendo assim, a redução de custos por parte de um ERP acontece pela diminuição dos possíveis erros que podem ser cometidos. Erros esses que acabarão gerando despesas maiores e inesperadas para sua empresa, principalmente se a correção necessitar de outras pessoas ou outros serviços.

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Vantagens de um sistema ERP

Além da redução de custos, um sistema ERP também tem diversas outras vantagens. 

Integração

O sistema ERP integra todos os setores e controles da sua empresa. Dessa forma, suas vendas estão integradas com seu financeiro e estoque. Assim, quando, por exemplo, uma venda é feita, um produto é retirado do estoque e o valor entra para seu financeiro automaticamente. 

Diminui retrabalho

Como o sistema é totalmente automatizado, existe uma grande diminuição nos erros cometidos. Isso, diminui a quantidade de verificações que devem ser feitas. E também, quando uma nota tem que ser emitida, não há necessidade de informar seus dados, já que ela é gerada a partir da venda informada no sistema.

Aumento do lucro

Uma vez que o sistema ajuda na redução dos custos, amplia-se o leque de oportunidades de aumento do lucro do seu negócio.

Aumento de produtividade

Como seus funcionários tem o trabalho facilitado, diminuindo o retrabalho e aumentando a eficiência, esses têm mais tempo para outras tarefas.

Mais eficiência em vendas

Sistemas de gestão que tem seus dados integrados facilitam a vida do vendedor do comércio. Ninguém quer escolher um produto e, quando se está quase fechando a compra, descobrir que o produto não está em estoque. Dessa forma é possível evitar um erro e garantir a venda de um produto.

Melhor gestão tributária

Por ser um sistema que faz a emissão de notas, ele deve ter o controle dos impostos que devem ser pagos. Dessa forma, você não deixa de pagar nenhum tributo e tem em mãos os valores dos mesmos. Além de não precisar fazer nenhum cálculo.

Diminui erros

Como todo sistema é automatizado, você não precisa fazer nenhum cálculo. Assim como não precisa revisar estoque, se esse for informado de forma correta. 

Mais segurança

Com um sistema online, você tem suas informações salvas na nuvem. Isso significa que se algo acontecer com o computador que você acessa seus dados, nada irá acontecer com seus dados. Ao contrário do que acontece com os controles mantidos em planilhas e cadernos. 

Acesso remoto

Um sistema online permite que você o acesse de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. A única coisa que você precisa é de acesso à internet.

Sistema responsivo

O sistema online permite o acesso de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Mas como? Um sistema online, como o eGestor, é totalmente responsivo. Isso significa que o site se adequa a qualquer tamanho de dispositivo.

Considerações finais

Existem muitas funções e ações que um sistema de gestão traz para otimizar um negócio. Se utilizado de forma correta, atentando-se ao registro de todos os dados gerenciais, ele pode ser um grande aliado, tanto dos colaboradores, como dos próprios donos do negócio. 

Sobre o autor

Esse guest post foi escrito pela equipe do eGestor, sistema de gestão empresarial para micro e pequenas empresas. Um ERP online pensado para a realidade do empreendedor brasileiro.

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