Gestão de compliance: o que é e como estruturá-la?

Você já deve ter percebido que o termo compliance, ou mesmo gestão de compliance, tem ganhado cada vez mais notoriedade no meio empresarial, certo? 

Porém, o que você talvez ainda não saiba é que o crescimento na popularidade destes termos se deve muito ao aumento da pressão social que as empresas têm sofrido quanto à responsabilidade sobre sua cadeia produtiva.

Nesse cenário, a gestão de compliance assume o papel de protagonista, graças à importância jurídica que representa nas empresas. Esse protagonismo é o que tem incentivado pequenas e grandes companhias a montar equipes totalmente dedicadas a esse tema.

Inclusive, segundo uma pesquisa realizada pelo IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa), o profissional de compliance já é realidade em 80% das empresas. 

Mas, se você não entende muito bem o conceito de compliance e a importância de investir nessa área dentro da sua empresa, veio ao lugar certo. Preparamos este artigo com uma breve definição de compliance e o que uma empresa deve fazer para estruturar este departamento. Vamos lá?

O que é sistema de gestão de compliance e qual sua finalidade?

A palavra “compliance” é derivada da língua inglesa, e vem de “to comply”. Ela significa algo como “estar em conformidade com uma regra”. No contexto empresarial, o compliance está diretamente ligado à conduta da empresa e a sua adequação em relação às normas dos órgãos de regulamentação.

Assim, o sistema de compliance envolve todas as regras, políticas, controles internos e externos e diretrizes estabelecidas para o seu negócio nas esferas:

• Fiscal;
• Trabalhista;
• Financeira;
• Contábil;
• Ambiental;
• Previdenciária;
• Jurídica;
• Ética e assim por diante. 

Qual é o papel do compliance?

O objetivo do compliance é garantir que a empresa esteja de acordo com as leis e regulamentos aplicados aos seus processos. E seguindo à risca todas as imposições dos órgãos de regulamentação, dentro de todos os padrões exigidos em seu segmento.

Assim, tanto a sua empresa quanto seus funcionários e fornecedores devem estar em compliance. Ou seja: todos devem estar alinhados e se comportar de acordo com as regras dos órgãos reguladores, para evitar multas e até mesmo outros problemas legais.

Qual a importância da gestão de compliance para a empresa?

Ter uma gestão de compliance é uma estratégia fundamental em qualquer negócio. 

Isso, por si só, já garante à empresa mais transparência e elevado grau de maturidade. E mostra que equipe e gestores têm domínio de processos e procedimentos e os executam em conformidade com as normas estabelecidas.

Empresas que não adotam o compliance correm grandes riscos que podem ocasionar perdas financeiras, de mercado, patrimoniais, de imagem, entre outras.

Veja alguns dos principais benefícios de ter uma gestão de compliance na sua empresa:

• Mais credibilidade no mercado, tanto em relação aos clientes, como investidores e fornecedores;
• Maior eficiência e qualidade no serviço prestado ou produto fabricado;
• Melhor nível de governança corporativa;
• Ferramenta importante para empreendimentos que buscam mercados externos.

Algumas análises consideram que subestimar a necessidade de sistemas de gestão de compliance dentro das empresas configura uma das explicações da alta taxa de mortalidade das empresas com até 5 anos de vida.

Por falta de controle interno, respeito à regulamentação e falhas na gestão, menos de 20% das empresas conseguem chegar aos 10 anos. Portanto, vale a pena pensar nisso. Onde você quer chegar?

Como alinhar a função de compliance aos valores e objetivos da organização?

É cada vez maior a pressão externa para que empresas adotem padrões éticos que gerem valores a todos os públicos envolvidos em seus processos, tanto internamente como externamente. 

Contudo, atender a essas exigências sem uma estratégia bem estruturada é dar um tiro no pé.

Para se consolidar no mercado no longo prazo, uma organização precisa alinhar a função de compliance à sua missão, visão e objetivos estratégicos.

Somente com a sinergia de todas as normas, regulamentações e controles internos eficientes é que a empresa vai conseguir atingir maior solidez nos seus resultados e chegar mais perto dos seus objetivos. 

De nada adianta montar uma equipe para estruturar e aplicar o compliance na companhia se o restante da empresa não se adequar a essas normas.

Veja, a seguir, algumas das boas práticas de compliance.

1. Promover o diálogo e incentivar a melhoria contínua

Perceber não conformidades ou mesmo atuar na prevenção para que elas não aconteçam é bem desafiador. E é comum que dúvidas e sugestões de funcionários apareçam no cotidiano da empresa.

Por isso, crie um canal estimulando o diálogo para que essas dúvidas e sugestões possam chegar até a equipe de compliance. É importante fazer um esforço para que todas as dúvidas sejam esclarecidas e a equipe esteja preparada para aprimorar todos os processos internos e externos.

2. Atuação conjunta entre comunicação e compliance

As ações e elaboração de memorandos internos precisam estar alinhadas com o suporte da comunicação interna. 

Isso faz com que o conhecimento chegue de forma clara e transparente aos funcionários, evitando transgressões e prejuízos à empresa.

3. Tratamento das não conformidades (TNC)

Para identificar as não conformidades é preciso revisar todos os processos internos. Uma vez encontrado um ou mais problemas é fundamental elaborar um plano de ação para eliminar o transtorno e evitar com que os mesmos erros se repitam ou sejam camuflados.

Como criar um departamento de compliance dentro da empresa?

Muitas vezes o próprio departamento jurídico é quem assume essa gestão dentro da empresa. Mas, se o seu negócio não possui uma área jurídica, a estruturação de uma equipe de gestão de compliance precisa ser feita já!

A criação da área de compliance deve ser realizada por uma equipe com formação específica nessa área. Ou seja: é necessário contratar profissionais que sejam capazes de assumir a responsabilidade por desenvolver, coordenar e monitorar todas as atividades da gestão de compliance.

Abaixo, veja algumas práticas necessárias para instaurar este departamento em uma empresa!

Código de ética e conduta

Toda a gestão de compliance de uma empresa será baseada, entre outros fatores, em seu próprio código de ética. Por isso, se a sua empresa ainda não possui um, elaborá-lo deve ser o primeiro passo.

Esse documento é como um “mapa” para prevenir não conformidades na organização. Assim, deve alinhar a missão, visão e os objetivos globais da empresa às práticas de compliance.

Além disso, garanta que esse documento seja amplamente divulgado para que todos tenham conhecimento e possam seguir as políticas da empresa, criando, desse modo, um padrão de conduta e comportamento adequado. 

Fortalecimento da comunicação interna

De nada adianta adotar uma gestão de compliance, elaborar o código de conduta e esquecê-lo no fundo da gaveta. Como dissemos no item anterior, o código de conduta precisa ser disseminado pela empresa por meio de ações e estratégias eficientes de comunicação interna.

Reforçá-lo junto a importância de seguir tais regras e procedimentos é um dos fatores mais importantes que determinarão o sucesso do seu programa de compliance.

A comunicação deve estabelecer um contato direto e permanente com todos os funcionários. E pode, inclusive, estimular a prática de denúncias de condutas inadequadas, de forma segura e sigilosa.

O exemplo vem de cima

Colocar o código de conduta em prática é imprescindível para alcançar bons resultados. Mas, isso deve ser seguido por todos, e o exemplo deve começar dos cargos mais altos da sua empresa.

Funcionários tendem a espelhar suas atitudes nas de seus superiores. Portanto, as normas devem ser seguidas por todos e o exemplo deve vir sempre do Núcleo Gerencial.

Centralização de processos internos

Quando a empresa conta com um departamento de compliance, negociações comerciais, contratos e grandes contratações precisam passar por esse time.

Para auxiliar esta equipe, contar com a tecnologia é a melhor estratégia a se considerar. Hoje em dia, existem diversas ferramentas digitais para auxiliar na gestão do negócio e que tornam os processos administrativos mais transparentes e fáceis de monitorar. Sejam esses processos específicos, gerais dos departamentos ou da empresa.

Por exemplo, consideremos o processo de reembolso de despesas a trabalho. Esse é um tipo de processo específico do departamento financeiro; e precisa seguir uma política particular da empresa.

Dentro deste cenário podemos considerar a plataforma VExpenses como a tecnologia certa para auxiliar na gestão e controle desse processo. 

A ferramenta permite a inserção de diretrizes da política de reembolso de despesas e oferece a transparência e a agilidade necessária em todo o processo de comprovação, verificação e gestão desses gastos. Isso facilita a vida de toda a equipe, principalmente do time financeiro e de compliance.

Compliance incorporada na cultura empresarial

Parece óbvio, mas é sempre bom lembrar que não são apenas os funcionários que devem colocar em prática o código de conduta. Todos os processos da empresa devem ser geridos na legalidade, sem envolvimento com atos imorais. 

A ideologia de compliance deve ser incorporada ao comportamento e às ações. Um ato imoral ou ilegal que seja, é capaz de destruir a reputação e minar o sucesso de uma empresa.

Seja qual for o tamanho da sua empresa e o segmento que atua, o compliance deve fazer parte da sua cultura interna e dos negócios, garantindo transparência e segurança nas relações de negócio. 

Para tornar esse processo muito mais eficiente e prático, você pode contar com a ajuda de uma ferramenta. Afinal, graças a tecnologia, hoje em dia podemos automatizar e centralizar informações em apenas um local. 

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