Um bom gerenciamento de custos nas empresas tem como objetivo ajudar a garantir que o trabalho seja realizado de acordo com o escopo e orçamento já determinados. Vale destacar que empresas têm diferentes tipos de custos (variáveis e fixos).
Os gastos fixos são aqueles que fazem parte da rotina, como pagamento de contas, funcionários, fornecedores, e assim por diante. Já os gastos variáveis estão relacionados aos custos para comercializar o serviço ou produto, como comissão de vendedores, por exemplo.
Tudo isso deve ser considerado ao fazer a gestão de custos nas empresas. Mas, afinal, como fazer isso? Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!
O que é Gestão de Custos?
A gestão de custos é um processo essencial em qualquer tipo de empresa. Com ela, os gestores podem evitar excessos de gastos, fornecendo diretrizes para estimativas e previsões de custos na totalidade.
Os custos são os gastos associados aos serviços que a empresa oferece ou a seu produto, sendo importantes para toda a atividade empresarial, já que impactam diretamente o lucro do negócio.
A gestão de custos de custos serve para analisar e gerar insights de como melhorar o controle dos custos da empresa, para assim conseguir resultados mais eficientes e otimizar seus lucros.
Como fazer Gestão de Custos?
Fazer uma boa gestão de custo realmente envolve muitas questões. É necessário pensar no pagamento dos funcionários, processos operacionais, a compra de matéria-prima, o uso de um cartão corporativo e muito mais!
Portanto, é necessário ter controle de todos os gastos que envolvem o negócio para não ter problemas financeiros. Vale destacar que a falta de planejamento e má gestão financeira são alguns dos principais motivos para que ocorra a falência de pequenas empresas.
Dito isso, aqui estão algumas questões importantes que você deve ter em mente para gerenciar os custos do seu negócio.
- Identifique o que é custo na sua empresa;
- Aponte o que são despesas;
- Entenda o que representa custo fixo e custo variável na sua empresa;
- Identifique o que representa despesa fixa e variável na sua empresa.
É importante deixar claro que custo é diferente de despesa. Custos são os gastos relacionados aos produtos e serviços utilizados no seu negócio. Já as despesas são os gastos que não têm relação com a produção ou venda do produto, porém, são essenciais para manter o negócio funcionando.
Depois que fizer tudo isso, você deve criar um plano de custos para que realmente consiga gerenciá-los na sua empresa. Aqui estão outras dicas importantes que podem te ajudar.
1. Utilize um software de gerenciamento
O mercado oferece diversas soluções tecnológicas para empresas, e uma delas são os softwares de gerenciamento. Com um sistema financeiro, você poderá incluir e acompanhar dados relacionados à gestão de custos e administração do seu negócio.
Além disso, poderá visualizar qualquer tipo de alteração que ocorra no escopo dos processos. Também te ajudará a integrar equipes para que o controle financeiro seja mais eficiente.
Por exemplo, é possível conectar a equipe de back-office com os colaboradores no setor de produção. Assim, é possível garantir uma comunicação mais ativa entre todos.
Outra questão importante é que, geralmente, os softwares para gerenciamento oferecem a geração de diversos tipos de planilhas. Dessa maneira, você tem todo o controle de custos e receitas da empresa.
2. Atualize frequentemente o plano de custos
Um bom controle de custos envolve realizar a atualização frequente do plano de gastos. Ou seja, é necessário acompanhar regularmente tudo o que está entrando e saindo da empresa.
Com isso, você pode determinar se tem algum problema ocorrendo e pode fazer alterações se necessário.
Por exemplo, se identificar que os custos em um determinado setor estão maiores que o esperado, tente equilibrá-los fazendo a redução de custos em outra área.
Também tenha em mente que fatores externos, como falta de matéria-prima ou inflação, podem fazer com que os preços se alterem. Portanto, um projeto ou produção que estava inicialmente dentro do orçamento, pode ficar fora do que foi planejado.
3. Gere relatórios de custos
Certifique-se de gerar consistentemente relatórios de custos para fazer uma boa gestão financeira. Isso permite que você compare o relatório de custos com o plano de controle de custos para determinar a saúde financeira do negócio.
Qual o objetivo de fazer Gestão de Custos?
O gerenciamento de custos pode oferecer diversas vantagens para uma empresa. Porém, aqui estão alguns dos principais objetivos desse processo.
- Ajuda a evitar gastos excessivos: quando um gestor consegue alocar – logo nos estágios iniciais de produção – os seus custos corretamente para cada área, ele pode ter maior segurança de que não gastará demais.
- Ajuda a evitar que a produção seja comprometida: com um bom gerenciamento dos custos é possível ter uma margem de risco para garantir que a produção não será comprometida caso surja algum imprevisto financeiro. Por exemplo, a falta de matéria-prima.
- Ajuda com o planejamento futuro: os relatórios gerados quando existe uma boa gestão dos custos podem ajudar a otimizar os recursos. Assim, é possível definir orçamentos mais precisos para o futuro da empresa.
Qual a importância da Gestão de Custos?
O gerenciamento de receitas e custos é essencial para o processo de planejamento de processos. Inclusive, uma gestão sustentável de custos pode ser vista como uma “parte do DNA” de uma empresa.
Quando um negócio não tem um orçamento detalhado, ele não consegue mapear de maneira efetiva os recursos necessários para manter-se ativo. Além disso, não consegue fazer a redução de custos desnecessários.
Afinal, uma vez que os gastos são descritos e monitorados, se torna mais fácil entender e gerenciar onde esses recursos estão sendo aplicados e se estão gerando o retorno esperado.
Quais as etapas da Gestão de Custos?
Aqui estão algumas etapas importantes que você deve seguir se deseja fazer uma boa gestão de custos e contabilidade.
Planejamento de recursos
Essa é a etapa inicial no processo de gerenciamento de custos. Nela, utiliza-se uma estrutura analítica, cujo objetivo é representar de maneira hierárquica as entregas já feitas e o trabalho necessário.
Assim, é possível fazer o cálculo do custo total dos recursos necessários para que o negócio mantenha-se em funcionamento.
Geralmente, os gestores determinam os recursos necessários para cada setor. Feito isso, eles incluem os recursos para todas as entregas, criando assim uma estimativa de custo total.
Estimativa de custos
A estimativa de custos é uma avaliação quantitativa dos custos prováveis de todos os recursos necessários para concluir a atividade/projeto.
É uma metodologia para prever os custos e despesas de um projeto e para produzir um orçamento. A estimativa de custos é um processo contínuo.
Orçamento de custos
O orçamento de custos é um processo de agregar o custo estimado de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer um orçamento do projeto.
Além disso, também pode ser utilizado para monitorar e medir o desempenho e somar a estimativa de custo para fazer o orçamento do projeto.
Controle de custos
O controle de custos é um processo para manter as despesas dentro do orçamento aprovado, monitorando e avaliando o desempenho dos custos. Com ele, é possível monitorar o status do projeto e fazer atualizações no seu orçamento, se necessário.
De acordo com o processo, deve-se suportar que as despesas de custos não excedam o teto orçamentário. O desempenho dos custos deve ser monitorado para entender as variações da linha de base de custos aprovada, se houver.
A saída do controle de custos inclui as seguintes entregas, que serão atualizadas ao longo do ciclo de vida do projeto:
- Atualizações de orçamento;
- Ações corretivas;
- Estimativa de custo revisada.
Como fazer a Gestão de Custos corretamente?
Como você pode perceber, a gestão de custos é algo que envolve muitas questões e deve ser feita de maneira eficiente para que realmente proporcione bons resultados na empresa.
Dito isso, se você não tem conhecimentos de contabilidade e do setor financeiro, é muito importante que conte com a ajuda de um profissional com experiência na área.
Além disso, lembre-se que o mercado oferece soluções com foco em empresas de diferentes setores. Os softwares de gestão são muito importantes, e além deles você também pode contar com um cartão corporativo apropriado para o seu negócio.
Por exemplo, pode ser que você precise de um Cartão Controle para gerir as despesas de suas lojas ou filiais. O VExpenses entende a necessidade que os gestores possuem para fazer exatamente esse tipo de gestão.
Por esse motivo, oferece um Cartão Controle que pode ser utilizado para centralizar os custos e despesas das empresas. Além disso, ele também pode ser utilizado para gerir despesas operacionais. Com ele, todos os gastos ficam registrados no mesmo local e o gestor de cartões tem acesso a cada gasto realizado.
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