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7 minutos de leituraGestão de produtividade: Como eliminar falhas de gestão que afetam a produtividade

Gerir uma equipe não é um trabalho fácil, é necessário ter tudo na medida certa. Ou seja, para ser um gestor de sucesso é preciso que você use a medida certa de rigor, a medida certa de flexibilidade, a medida certa de autoritarismo etc. É necessário que você saiba dançar conforme a música, caso contrário seus erros podem colocar toda a gestão de produtividade da equipe em cheque.

O cargo de gestão demanda grande responsabilidade e por isso, neste post, trouxemos os principais erros dos gestores que podem comprometer a produtividade da equipe para que você seja capaz de diagnosticá-los, remediá-los ou, principalmente, evitá-los.

Não dar a devida importância à comunicação interna

A comunicação interna é essencial para a saúde da empresa.

Uma boa comunicação deixa todo mundo à par do que está acontecendo dentro da empresa, além de aumentar o sentimento de pertencimento, evitar a formação de ruídos de informação, e estimular o engajamento da equipe.

Uma comunicação falha faz com que surjam dúvidas e desconfianças dentro da equipe por não deixar claro para onde a empresa está indo.

Assim, a qualidade da comunicação interna tem o poder de afetar diretamente o desempenho e produtividade dos funcionários. Investimentos em diferentes canais de comunicação são capazes de resolver – ou evitar – situações de queda de produtividade nesses cenários.

Por isso, não hesite em explorar todos os canais internos possíveis, como e-mails, softwares, intranet, tv corporativa, reuniões gerenciais, entre outros. O importante é garantir que as informações estejam chegando a todos.

Realizar reuniões excessivas

Apesar de termos aconselhado, no item anterior, a utilizar reuniões gerenciais como um dos canais de comunicação interna, é preciso ter cuidado com a frequência de realização destas.

Em geral, reuniões não são produtivas. E se levarmos em consideração o tamanho da equipe, quanto maior a equipe, maiores as chances de a reunião ser verdadeiramente improdutiva.

Isso ocorre porque as reuniões quebram a rotina de trabalho, interrompendo o raciocínio e desperdiçando muito tempo dos funcionários, que poderiam estar produzindo.

Por isso, convoque reuniões se for absolutamente necessário e apenas para o que for fundamental. Caso contrário, elas funcionarão como verdadeiras vilãs da produtividade.

Preparamos o infográfico abaixo para te guiar quanto à necessidade da realização de uma reunião.

Não oferecer e não saber receber feedbacks

Feedbacks são essenciais para o crescimento da equipe. Eles são os responsáveis por sinalizar o que está bom e pode continuar, e o que não está satisfatório e precisa ser mudado.

Porém, oferecer feedbacks pode ser difícil e deve ser feito com cautela. Muitas vezes a forma como o feedback é passado pode gerar problemas e surtir um efeito contrário ao desejado, afetando diretamente a produtividade da equipe.

Quando for oferecer um feedback para sua equipe, certifique-se de não usar palavras que possam ter tom pejorativo. Lembre-se, o feedback deve apresentar críticas construtivas, que promovam um crescimento profissional aos funcionários, e não diminuir ou menosprezar o trabalho de alguém.

Não se esqueça de que você também não está imune aos feedbacks. É preciso que você, como gestor, também saiba receber feedbacks, não só dos seus superiores, mas também dos seus subordinados. A sua resistência aos feedbacks pode atrapalhar (e muito!) a gestão de produtividade da equipe toda.

Portanto, a melhor forma de agir é fazer com que os feedbacks se tornem parte da cultura da empresa, incorporando-se na rotina de todos os colaboradores. O ideal é que toda tarefa delegada aos seus funcionários seja acompanhada de um feedback na conclusão, pelo menos.

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Não se esforçar em manter a equipe motivada

A motivação é um aspecto importante para melhorar a gestão de produtividade. Funcionários pouco motivados tem uma baixa produtividade, o que afeta os resultados da equipe.

Processos muito rotineiros geralmente são os maiores responsáveis por promover a desmotivação entre os colaboradores. Por isso, se alguém da equipe tiver uma ideia que possa impulsionar o resto do time ou seu negócio, não hesite em incentivá-lo a colocar em prática.

Lembre-se que se trata da gestão de seres humanos, e seres humanos são estimulados por desafios. Proponha novos desafios e incentive a busca de novos conhecimentos como métodos de motivar sua equipe.

Aliás, reconhecer o trabalho dos funcionários também é algo muito importante para a motivação da equipe. Agradecer ou parabenizar, utilizando palavras de incentivo, até mesmo por tarefas que são consideradas parte do trabalho, tem um forte apelo motivacional, uma vez que seres humanos adoram ser elogiados.

Se abster mediante conflitos dentro da equipe

Ter conflitos dentro da equipe, mesmo que não estejam ligados ao assunto do trabalho, pode ser prejudicial a produtividade dos funcionários.

Dentro destes cenários, os colaboradores envolvidos no conflito normalmente não colaboram um com o outro, afetando o trabalho de toda a equipe e a gestão de produtividade.

Por esse motivo, seja qual for a causa do conflito, é seu papel como gestor mediar essa situação para alcançar uma solução.

Atenção aqui: não estamos dizendo que você deve proteger um dos lados ou tomar partido no conflito, pelo contrário, você deve se manter imparcial. O que estamos te dizendo é que você, como gestor, deve intermediar da melhor maneira possível para que a harmonia entre seus colaboradores seja restaurada.

Estabelecer metas impossíveis

Estabelecer objetivos e, consequentemente, metas para alcançá-los faz com que a equipe tenha uma melhor visão de para onde devem seguir. Isso ajuda os colaboradores a entender o que deve ser feito e como seus esforços estão afetando os resultados da empresa. Essa dinâmica afeta positivamente a gestão de produtividade.

As metas agem não apenas oferecendo uma direção para os colaboradores, mas também como motivadores. Elas despertam a vontade do funcionário em se esforçar em seu trabalho para, no fim, serem recompensados por isso.

Porém, ao estabelecer as metas de seus funcionários, você deve tomar cuidado para não acabar definindo objetivos impossíveis. Metas inatingíveis fazem surgir a sensação de que independente do esforço empregado, aquele resultado nunca será alcançado. Como consequência, surtem efeitos contrários na equipe: os colaboradores sentem-se desmotivados, e, assim, a produtividade cai vertiginosamente.

É fundamental que as metas sejam ambiciosas, mas certifique-se de que também sejam realistas.

Uma dica para aumentar o engajamento dos funcionários e diminuir o risco de determinar uma meta impossível é deixar que a equipe participe da definição das metas, estimulando o compromisso de todos com os objetivos da empresa.

Fazer microgerenciamento

Entende-se por microgerenciamento quando o gestor não delega responsabilidades, preferindo manter centralizado o poder de decisão, atuando diretamente na operação.

Neste cenário, o gestor acaba interrompendo a produção, em intervalos curtos de tempo, para conferência dos resultados parciais conseguidos pela equipe. Essa interrupção pode atrapalhar o pico de produtividade dos funcionários, comprometendo a gestão de produtividade do time.

Ademais, pessoas responsáveis e que não necessitam ser microgerenciadas se sentem desestimuladas dentro deste cenário, apresentando queda na produtividade.

Para evitar essa situação, é melhor apostar na delegação de responsabilidades como principal ferramenta da gestão de produtividade.

Assim, você contribui com o desenvolvimento do seu funcionário, incentivando o aprendizado, fortalecendo a motivação e aumentando a produtividade da equipe toda.

Não investir em ferramentas e soluções para a empresa

O ambiente de trabalho é um dos fatores determinantes da gestão de produtividade. Um bom ambiente de trabalho com certeza irá influenciar a melhora da produtividade da equipe, porém o cenário oposto também é verdadeiro.

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Imagine trabalhar em um local onde os computadores são lentos, a impressora não funciona, enfim, as ferramentas básicas de trabalho deixem a desejar. Se só imaginar essa situação já é estressante, vivê-la com certeza tem um efeito negativo no desempenho da equipe.

Por isso, não se deve poupar recursos quando o assunto é a melhora do ambiente de trabalho. Como gestor, é seu dever sempre procurar facilitar o dia-a-dia da sua equipe, para que os bons resultados surjam.

Permita-se inovar. Buscar por soluções modernas como sistemas integrados, dispositivos móveis e aplicativos, é altamente recomendável, uma vez que esses são fortes aliados da gestão de produtividade.

Trabalhar com processos não padronizados

Não ter um padrão para os processos internos da empresa é um erro que muitos gestores cometem.

A falta de padrão faz surgirem dúvidas, perda de tempo, erros de execução, atrasos, sem falar que aumentam o retrabalho e o desencontro de informações. Todas essas consequências afetam brutalmente a produtividade da equipe.

Um processo padronizado organiza o fluxo de tarefas, além de viabilizar previsões de diferentes situações que podem acometer o negócio. Outra vantagem é conseguir mostrar soluções com mais facilidade em caso de problemas internos.

Procure padronizar os processos da sua equipe, e evitar o acumulo de funções dos seus colaboradores. O excesso de trabalho pode, não somente afetar a produtividade do time, mas também causar descontentamento, estresse e até mesmo problemas mais graves de saúde.

Não investir em treinamentos para a equipe

Os treinamentos da equipe tornam seu time mais informado, com profissionais mais especializados. O que é ótimo para a visão da gestão de produtividade.

Além disso, o investimento em treinamentos e desenvolvimento profissional é uma das maneiras mais eficientes de reter talentos na sua equipe.

A falta de investimentos nesse quesito pode acarretar em desmotivação da equipe e, consequentemente, queda na produtividade. Como gestor, você também deve sempre verificar se os treinamentos estão sendo eficazes, e se estão gerando uma boa relação custo-benefício.

Relacionar-se de forma genérica com os colaboradores

Uma das características do cargo de gestor é ter jogo de cintura para lidar com diferentes pessoas. Essa característica é importantíssima e não pode ser deixada de lado em nenhum momento durante a sua gestão.

Deixar de enxergar seus funcionários como pessoas com particularidades diferentes e passar a trata-los como se todos fossem iguais é um dos caminhos para a queda da produtividade. Quando você trata os membros da sua equipe de maneira genérica, você está perdendo a oportunidade de extrair o que cada um tem de melhor a oferecer. Por consequência, você também perde a oportunidade de fazer seu negócio crescer de maneira espetacular.

Por isso, use sua capacidade de dançar conforme a música, e incentive seus funcionários conforme as particularidades de cada um.

Criar uma espécie de personagem no relacionamento com a equipe

É um erro comum acreditar que existe um perfil específico de líder que faz com que sua equipe entregue melhores resultados. Nesse sentido, alguns gestores acabam criando uma espécie de personagem para se relacionar com a equipe.

Na verdade, assumir um papel que não seja a sua verdadeira personalidade não ajudará em nada a produtividade da sua equipe.

A melhor postura é ser você mesmo e aprender a lidar com diferentes pessoas, adaptando sua postura de acordo com a necessidade do seu negócio. Dispense exageros e fingimentos.

Agora que você já consegue identificar e remediar os erros mais comuns aos gestores que podem afetar a produtividade da sua equipe, já pode elaborar um bom planejamento estratégico para sua empresa e colocar em prática.

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