gestão de tempo e produtividade

4 minutos de leituraComo desenvolver gestão de tempo e produtividade em viagens a trabalho

Gestão de tempo e produtividade são, basicamente sinônimos. Afinal de contas, ao saber como lidar com o avançar ininterrupto do relógio, sua organização e eficiência são recompensadas gradativamente.

E isso se aplica em qualquer área da sua vida — pessoal e profissional. O que inclui as viagens corporativas. Com uma boa gestão de tempo no trabalho, você vai ver como o departamento financeiro (e os profissionais que vivem fazendo embarques e desembarques) podem se beneficiar disso.

Confira, então, as técnicas de gestão do tempo que selecionamos para enriquecer todo o planejamento e a execução das suas viagens corporativas!

Qual é a importância da gestão de tempo?

Conceitualmente, a gestão do tempo é a capacidade de fazer o melhor trabalho possível no menor tempo possível. Mas, deve-se fazer isso de maneira equilibrada para evitar a sobrecarga de trabalho, por exemplo.

Até por isso, ocasionalmente gestão de tempo e produtividade tendem a dividir espaço nas mesmas frases. Para as empresas, isso significa um uso otimizado dos seus recursos humanos.

É por isso que quando falamos em viagens corporativas, é importante elaborar uma estratégia detalhada para que as pessoas que cuidam (e as que viajam) do planejamento da viagem, não fiquem presas a atividades e processos desnecessariamente dispendiosos, que podem ser facilitados por uma série de fatores.

Por exemplo: o VExpenses é uma plataforma de gestão de reembolso de despesas que já tem agregado muito valor à gestão de tempo e organização no trabalho dos seus clientes. Por meio da automação de processos e a integração de dados, por exemplo, o tempo investido no processo de reembolso de despesas corporativas dos usuários é reduzido em até 88%.

Quais são os benefícios de focar em gestão de tempo e produtividade?

Antes de entendermos o quanto a qualidade de sua gestão do tempo está relacionada aos fatores acima mencionados, vamos avaliar os benefícios em aplicá-la no dia a dia?

Veja também:  Cultura organizacional: tudo o que você precisa saber!

Por meio da gestão do tempo, os seus profissionais:

  • passam a obter mais disciplina na rotina corporativa;
  • alcançam as metas com mais facilidade;
  • melhoram o nível de produtividade;
  • reduzem qualitativamente o número de erros;
  • acumulam menos estresse e ansiedade na realização de tarefas (o que também melhora a saúde e bem-estar de todos).

Para as organizações, é inegável que essas qualidades são substanciais para os seus respectivos desenvolvimentos. Mais lucratividade e menos prejuízos e desperdícios: o sonho de todo gestor.

Como investir mais em gestão de tempo e produtividade?

Para auxiliar na promoção de gestão do tempo e qualidade de vida no trabalho, reunimos algumas dicas práticas e que podem fazer parte da sua rotina em curtíssimo prazo. Veja só quais são!

Tenha um planejamento

Não adianta ser uma empresa reativa: se você tem um planejamento de suas viagens corporativas, por exemplo, fica mais fácil ser produtivo, evitar erros e minimizar ao máximo os desperdícios e prejuízos.

Para tanto, mapeie todo o processo. Isso faz com que cada colaborador saiba, exatamente, onde começam e terminam as suas responsabilidades. Consequentemente, o fluxo transcorre sem obstáculos no caminho.

Tenha em mente, apenas, que a gestão de tempo e produtividade ficam mais fáceis de serem alcançadas se, complementarmente, os profissionais tiverem prazos para serem cumpridos em todas as etapas. 

Por exemplo, você pode estipular uma data máxima para a entrega do relatório das despesas de viagem a serem reembolsadas.

Isso cria um senso de organização maior, que corresponde ao andamento do processo.

Crie metas

Quer melhorar a gestão de tempo e produtividade da sua empresa? Então, estabeleça metas e objetivos.

Isso porque esses “pontos de destino” são meios de orientar todos os profissionais para terem um planejamento melhor do seu tempo produtivo.

Por exemplo: digamos que a sua empresa precise de uma redução substancial no orçamento de viagens corporativas. Para isso, os colaboradores vão rever todos os registros passados para encontrar, em comum, meios para estancar os gastos mais supérfluos.

Assim, em curto ou médio prazo, novos planos de ação vão ser elaborados e os profissionais vão entender quais passos cumprir para conseguirem organizar melhor as suas atividades.

Veja também:  Aumentar produtividade na empresa: 5 dicas básicas

E, assim, por meio do estabelecimento de novas metas, suas equipes adquirem meios mais práticos para uma gestão de tempo e produtividade maiores.

Estabeleça prioridades

Não basta ter uma série de atividades e elencá-las: para unir a gestão do tempo com a eficiência dos seus profissionais — e sem sobrecarregá-los —, é fundamental entender as prioridades de cada atividade.

Afinal, muitas delas podem ocupar mais tempo, enquanto outras atividades demandam menos cuidados e etapas. Ao saber quais são as prioridades, é possível fragmentar o dia de trabalho com mais organização.

Isso reduz a possibilidade de deixar as tarefas mais árduas para o fim do dia, por exemplo, aumentando as horas extras e também o estresse dos seus colaboradores. Ao saberem, exatamente, por onde começar e o tempo destinado a cada ação, a rotina deixa de carregar muitas surpresas para eles.

Invista em tecnologia

Um dos benefícios da transformação digital é o surgimento de soluções práticas e inovadoras para qualquer tipo de problema que você tenha ou possa ter futuramente na sua empresa.

Essas soluções são grandes aliadas na hora de melhorar a gestão de tempo e produtividade da sua equipe.

Para que você consiga visualizar melhor, vamos considerar a situação do processo de reembolso de despesas de viagens a trabalho. Existem softwares, como o VExpenses, que automatizam todo esse processo através de recursos que melhoram a produtividade e facilitam a rotina dos funcionários, como:

  • tecnologia de reconhecimento automático dos dados dos recibos emitidos pelos viajantes corporativos;
  • monitoramento de kms percorridos via GPS;
  • limites de gastos baseados em políticas de despesas — importantíssimas para o controle de fraudes;
  • centros de custos e projetos;
  • integração com outros sistemas de gestão, facilitando o cruzamento de dados e informações;
  • funcionalidades off-line;

Isso tudo permite um retorno sobre o seu investimento muito mais perceptível — e calculável. Afinal, são recursos que contribuem ativamente para melhorar a gestão de tempo e produtividade de toda a empresa.Quer, entender, na prática como a nossa solução entende as suas necessidades e pode converter a sua rotina em resultados mais promissores e ágeis? Entre em contato com um de nossos especialistas e solicite uma demonstração gratuita!

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