Transforme a forma como os gastos com home office são controlados dentro da sua empresa. Centralize a gestão de todas as despesas no VExpenses e torne a prestação de contas simples e prática, como tem que ser.
Feito para times financeiros e não financeiros
Torne a gestão de despesas mais inteligente na sua empresa e dispense a necessidade de conferir milhões de relatórios manualmente e arquivar quilos de papel.
Centralize a gestão de todas as despesas no VExpenses, tenha visão ampla dos gastos operacionais da organização e controle tudo de um único lugar.
Conheça o VExpenses
Tenha um processo mais ágil e seguro, simplificando o processo de elaboração dos relatórios de despesas com a ferramenta de reconhecimento automático de dados do recibo. Acabe com as irregularidades e os erros de preenchimento, e solucione de uma vez a comprovação das despesas de energia, internet e muito mais!
Conheça o VExpenses
Conte com o VExpenses para armazenar todos os comprovantes fiscais em nuvem e acesse-os quando e onde precisar! Descomplique as auditorias financeiras e o fechamento de mês agora mesmo!
Conheça o VExpensesAutomatize a comprovação de despesas com home office, torne-a mais simples e prática, e acabe com os erros de preenchimento manual que atrapalham o processo.
Assim você consegue habilitar novos participantes ao processo, expandindo-o sem criar novos problemas.
Troque a transferência em conta do auxílio home office pelos Cartões VExpenses e garanta a rastreabilidade dos gastos, o cumprimento das políticas de despesas e a segurança das movimentações financeiras da empresa.
Aumente a transparência e visibilidade da gestão de despesas através dos relatórios gerenciais e dashboard em tempo real. Utilize os filtros de dados para obter os insights necessários para otimizar seu controle de custos.
Assegure a consistência da gestão das despesas de home office desde a comprovação até o lançamento no ERP. Integre o VExpenses ao seu ERP para que as despesas sejam lançadas automaticamente nas contas contábeis corretas e tenha mais tranquilidade no fechamento do mês.
Tenha visão dos gastos de todas as equipes e projetos em uma única plataforma e fique sempre à frente do controle do orçamento da empresa.
O VExpenses é certificado pelo PCI DSS, o conjunto de diretrizes que estabelece os padrões internacionais de segurança de dados para organizações que lidam com informações de cartões.
Hoje, com o VExpenses, não temos mais arquivos em papel, nem gastamos com Correios. Além de uma economia de 87% do tempo gasto só neste processo, que passou a durar apenas dois dias do pedido de reembolso até o seu pagamento.
Ourofino Agrociência
Anselmo Belodi Jr. - Financial Coordinator
A equipe responsável pelas análises na Área Financeira, pôde, a partir desse momento, se dedicar a outras atividades importantes e melhorias de processos da área.
Seguros Unimed
Letícia Gavazzi - Analista Financeiro Sênior
O sistema se aperfeiçoou muito à empresa. O financeiro se deu muito bem. Ficou mais fácil para mim, que confiro os relatórios, e até para o usuário.
Truck Center
Marielli Schmidt - Lídes de Assistência Técnica
Precisávamos do sistema mais completo e que oferecesse a maior possibilidade de parametrização. Com o VExpenses isso foi possível através dos centros de custos e da política de reembolsos própria. Ele atendia a todas as nossas expectativas e demandas.
Grupo Bild e Vitta
Carolina Pedreschi - Analista Administrativo
Sempre foi um calcanhar de Aquiles no sentido administrativo. Então, dentro do que a gente precisava, o VExpenses foi a ferramenta que mais tinha essas opções e enxergamos que ia ajudar a resolver a nossa dor de prestação de contas, de agilidade na prestação de contas e na transparência.
SMAR APD
Erlon Magnani - Diretor Financeiro e RH
O que é uma plataforma de gestão de despesas (Expense Manager)?
Uma plataforma de gestão de despesas (Expense Manager) é uma solução tecnológica para relatar, enviar, aprovar, reembolsar e auditar despesas comerciais iniciadas por funcionários.
De tempos em tempos, os colaboradores de qualquer organização incorrem em despesas para manter o negócio funcionando, desde despesas com viagens até materiais de escritório. Para serem reembolsados por essas despesas, os colaboradores precisam prestar contas através da elaboração de um relatório de despesas.
A maioria das pequenas empresas, startups e empresas de médio porte recorrem a planilhas, formulários em papel e outros métodos manuais. No entanto, para ter um melhor controle desses gastos, é necessário contar com um Expense Manager.
Um bom Expense Manager é aquele que vai além dos reembolsos, adiantamentos e conciliação de gastos do cartão. O melhor Expense Manager te permite descomplicar todos os processos de gestão de despesas, automatizando as tarefas manuais e centralizando todas as atividades em uma única plataforma.
Com uma gestão eficiente de despesas, as empresas podem cumprir as regras fiscais, controlar custos, manter registros financeiros precisos, tornar o ambiente de trabalho mais saudável e aumentar seu crescimento financeiro e produtividade geral.
Qual a natureza contábil das despesas de auxílio home office?
Desde a divulgação da decisão da Receita Federal, através da solução de consulta Cosit 63/2022, o Fisco entende que o auxílio home office tem natureza indenizatória.
Assim, esse valor não deve fazer parte do salário do empregado — que possui natureza remuneratória —, e por isso não deve ser incluído na base de cálculo do INSS e nem ter incidência de Imposto de Renda (IRPF).
Ainda, as empresas do regime de tributação pelo lucro real podem deduzir os valores pagos referentes ao auxílio home office, desde que as despesas sejam devidamente comprovadas.
Da mesma forma, para que sejam consideradas como valores de natureza indenizatória, “o beneficiário deve comprová-los, mediante documentação hábil e idônea”.
Quais documentos podem ser considerados comprobatórios das despesas de home office?
A Cosit 63/2022 não explicita como a comprovação desses gastos deve ser feita. No entanto, documentos aceitos como comprobatórios devem apresentar informações como:
Conforme a Lei 8.846/94 (Art. 1º), para efeito da legislação do imposto sobre renda, deve ser efetuada a emissão de nota fiscal, recibo ou qualquer documento equivalente, relativo à venda de produtos, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis.
Dessa forma, entre os documentos comprobatórios mais comumente aceitos estão: cupom fiscal, nota fiscal, recibo de pagamento e faturas.
Para se aprofundar mais no assunto, aproveite para conferir nossos artigos “Recibo vale como comprovante de pagamento para reembolso corporativo?” e “Perdi a nota fiscal: como comprovar despesas para reembolso?”.
Como calcular o valor do auxílio home office?
A Cosit 63/2022 nada fala sobre a sistemática de cálculo do valor pago (se deveria ser um valor fixo ou uma média de gastos). Assim, esse cálculo pode variar de acordo com as necessidades e interesses da empresa e empregado.
Caso você queira se aprofundar no assunto, confira nosso artigo “ Como calcular ajuda de custo para home office CLT? ” agora mesmo!
Quanto é possível economizar usando um Expense Manager para despesas de home office?
O VExpenses gera, em média, uma economia de 88% no tempo gasto com a gestão de despesas corporativas. Porém, nós ainda vamos muito além na economia financeira!
Acesse a Calculadora de Economia do VExpenses para descobrir o quanto sua empresa pode ganhar com a nossa solução!
Entre em contato com nossos especialistas para podermos fazer um diagnóstico da sua gestão de despesas atual e te ajudar a transformar despesas em estratégia!
