O que é gestão de projetos

[GUIA] O que é gestão de projetos e processos e como implementá-las

8 minutos de leitura

Todo gestor sabe que o sucesso de um negócio se resume ao planejamento de ações e acompanhamento de metas. Mas, o que muitos se esquecem é que para conseguir fazer um bom monitoramento, antes é imprescindível dominar a diferença entre o que é gestão de projetos e gestão de processos.

Por serem conceitos facilmente confundíveis na prática, muitos gestores acabam cometendo o erro de guiar tanto a gestão de projetos quanto a de processos da mesma maneira, ignorando a importância individual de cada uma.

Felizmente, hoje em dia, existem diversos tipos de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos e processos que se adaptam aos moldes da sua empresa e oferecem uma melhoria contínua na capacidade de execução do negócio.

Por isso, quanto mais rápido você conseguir identificar esta falha na sua gestão, mais fácil será contorná-la.

Para te ajudar na detecção e resolução deste problema, fizemos este guia com as principais dicas para que você seja capaz de implementar e aperfeiçoar a gestão de projetos e processos dentro da sua empresa, aumentando a sua produtividade. Confira!

Qual a diferença entre projeto e processos?

Como dissemos anteriormente, esses são dois conceitos comumente confundidos, e é preciso tomar cuidado ao defini-los. Apesar de estarem diretamente interligados, projetos e processos apresentam diferenças significativas entre si, especialmente na questão da temporalidade.

Assim, a principal diferença entre os dois conceitos é que enquanto os projetos são exclusivos e temporários, os processos ocorrem de forma contínua e repetitiva para as atividades da empresa.

Para entender melhor essa diferença, é preciso conferir a definição de cada conceito. Veja abaixo:

São características de um processo:

  • sequência de atividades contínuas e rotineiras que compõem a forma como a empresa funciona;
  • atividades padronizadas;
  • resultados constantes;
  • otimizar as suas operações;
  • permanente e replicável;
  • agregar valor às entregas para os clientes.

São características de um projeto:

  • é temporário e único (normalmente para criar um produto ou serviço ou alcançar um resultado específico);
  • possui início, meio e fim;
  • tem o objetivo de alcançar uma meta pontual;
  • rompe com o “status quo” dos processos;
  • resultado único;
  • elaboração progressiva;
  • conexão com um ou mais processos da organização;
  • escopo e recursos definidos.

E qual a diferença entre gestão de projetos e processos?

A gestão de processos está relacionada à implementação, monitoramento e melhoria de todas as ações da empresa. Grande parte das tarefas cotidianas de um empreendimento pode ser transformada em processo e é responsabilidade do gestor realizar essa mudança e acompanhar os resultados.

Quando os funcionários de uma empresa habitualmente realizam atividades externas que geram gastos, o reembolso de despesas a trabalho torna-se um processo do departamento financeiro, por exemplo. 

Neste cenário, a equipe de gestão é quem será responsável por fiscalizar as conformidades do processo, por exemplo se os funcionários estão seguindo as diretrizes da política de reembolso de despesas, além de procurar melhorar sua eficiência. 

Aqui, melhorar a eficiência é uma ação que pode ser entendida como adotar uma solução que automatize todas as etapas do processo e proporcione maior comodidade e transparência a todos os seus players. O VExpenses é um bom exemplo de ferramenta que se encaixa como solução para esses casos.

Já no caso da gestão de projetos, foca-seem apenas uma atividade por vez, dedicando-se a observar a realização daquela tarefa específica

No caso do exemplo acima, a ação de implementar o VExpenses como sistema de gestão do reembolso de despesas corporativas na empresa ocorre na forma de um projeto. 

De forma mais visual, as características de projeto que estão associadas a essa ação são:

  • dentro da empresa  existe uma equipe própria responsável pela execução das etapas desse projeto;
  • Existe um objetivo pontual: Implantar o VExpenses para melhorar a eficiência dos processos de reembolso de funcionários;
  • Existem um plano de ação com etapas bem definidas: Primeiro deve-se fazer a parametrização da conta e participar dos treinamentos dados pela equipe de Kick Off do VExpenses, depois deve-se fazer uma transição gradual do antigo sistema para o novo, disponibilizar o uso para os funcionários que apresentam maior demanda do serviço e, por último, estender o uso para toda a empresa;
  • Existem resultados pontuais esperados e atingidos: O VExpenses foi implantado com sucesso, a conta está toda parametrizada conforme a necessidade da empresa e os funcionários estão todos adaptados ao novo sistema, fazendo bom uso deste.

No momento em que se chega ao resultado esperado, o projeto termina. Assim, a implantação do VExpenses teve um objetivo, um começo, um meio e um fim, que são as principais características de um projeto.

Como busca alcançar uma meta pontual dentro da empresa, algo que não foi feito ainda, a gestão de projeto pode ser usada para melhorar um processo ou conjunto de processos, como vimos no exemplo acima.

Por que investir na gestão de projetos e processos?

Processos e projetos constroem a rotina e o funcionamento de uma empresa. São essas ações que dão sustentação ao trabalho e à equipe, independente do porte ou ramo da instituição.

A gestão de projetos é uma maneira de obter respostas rápidas para as mudanças do mercado e também para as constantes novidades tecnológicas. Para isso, os gestores precisam, regularmente, analisar as exigências dos clientes, estarem por dentro das novas tecnologias e como elas podem ser aplicadas para melhorar a eficiência da empresa, além de observar os lucros e propor estratégias.

Desta forma, o gerenciamento de processos é, muitas vezes, quem dará as direções para a gestão de projetos. 

A interseção entre as duas gestões permite, entre outras ações, integrar a equipe e aumentar o foco no que realmente interessa: as atividades do core business da empresa e, consequentemente, o desenvolvimento do seu negócio no mercado.

Como implementar uma gestão de projetos e uma gestão de processos na empresa?

Quando se busca excelência na gestão de projetos e processos é fundamental ter o foco em:

  • ações que possam corrigir e prevenir possíveis erros nos processos;
  • ações que possibilitem a melhoria do desenvolvimento dos processos;
  • criações de novos projetos que complementem os processos já existentes.

Como estruturar uma gestão de processos?

Separamos 5 passos simples para você começar a estruturar uma boa gestão de processos para a sua empresa. Confira:

1.Mapas e detalhamento

O primeiro passo é fazer umMapa Geral de Processos para entender e acompanhar cada passo de produção da empresa de forma mais aprofundada.

Isso vai ajudar a identificar quais etapas agregam valor para que seja analisada a eficácia e assim possa ser feito um alinhamento com as especificações do cliente. Também é importante mapear as etapas que não agregam valor e devem ser reduzidas ou até mesmo excluídas dos processos.

2.Indicadores de desempenho

É preciso ter em mente que o objetivo da gestão de processos é a melhoria e a otimização das atividades da empresa. Portanto, definir quais são os indicadores de sucesso e desempenho que precisam ser monitorados é fundamental.

A partir dessa listagem fica mais fácil saber quais processos devem ser priorizados e otimizados com mais urgência, sejam processos operacionais ou estratégicos.

3.Melhoria contínua

Os indicadores (KPIs), citados anteriormente, devem ser bem escolhidos e acompanhados para que seja possível visualizar os pontos fortes e os pontos fracos dos processos. E devem fornecer elementos para que a gestão possa impulsionar melhorias e inovações nos processos rotineiros.

Vale lembrar que a melhoria contínua deve ser entendida como uma nova cultura da empresa, sendo adotada em todos os níveis e setores. Cotidianamente surgem novas oportunidade de melhoria e os gestores devem ficar atentos para colocá-las em prática, desde da base até o topo.

4.Treinamento e cuidados

É importante a conscientização de todos os funcionários acerca do fluxo de atividades definido. Por isso, a padronização e o treinamento devem ser feitos garantindo que não sobrem dúvidas quanto aos procedimentos.

Hoje em dia, existem diversas maneiras alternativas de se guiar um treinamento, gerando maior engajamento da equipe e, consequentemente, maior retenção de informações. A gamificação é um desses processos que vem ganhando espaço nos diversos mercados e tem gerado bons resultados para empresas dos mais diferentes segmentos.

5.Tecnologia como aliada

A tecnologia está aí para melhorar a eficiência dos processos internos e externos. Além de facilitar a comunicação, o monitoramento e a identificação de oportunidades, as ferramentas de gestão também conferem mais transparência e eficiência aos processos, dificultando a ocorrência de falhas e fraudes.

Para empresas que trabalham com reembolso de despesas corporativas, por exemplo, o VExpenses é uma plataforma de gestão que permite a visão dos gastos da sua equipe em tempo real. Além disso, o sistema permite verificar se as políticas da empresa estão sendo cumpridas e criar alertas para despesas que não estiverem em conformidade, aumentando a confiança no processo.

Outro ponto importante é a visão que o mercado tem de empresas que estão sempre atualizadas quanto às soluções tecnológicas. O aumento da confiança nos processos da empresa atinge diretamente seus mais diferentes stakeholders, que se sentirão mais confortáveis em ter qualquer relação com o seu negócio. Com isso sua empresa ganha uma enorme vantagem competitiva e, até mesmo, uma consolidação dentro do mercado no qual você está inserido.

Como estruturar uma gestão de projetos?

Agora que você já sabe como estruturar a gestão de processos da sua empresa, é hora de planejar uma boa gestão de projetos. Confira como fazer em 6 passos simples:

1.Cultura de gestão de projetos

É fundamental estabelecer protocolos padronizados para conduzir as atividades na empresa, buscando simplificar e otimizar a rotina. Além disso, é também essencial que seja criado o hábito de acompanhar o status dos projetos continuamente e não de forma esporádica.

Neste momento, o ideal é conversar com sua equipe, já que são eles quem estão mais em contato com as atividades diariamente. Quais são as atividades imprescindíveis? Quais estão sendo um desperdício de tempo e recurso humano? Procure sempre criar protocolos otimizados que garantam a eficiência dos sistemas, caso contrário você pode estar criando um inimigo à produtividade dos seus colaboradores.

2. Definição e treinamento da equipe

Uma gestão de projetos só consegue render e avançar de forma leve e fluída quando os gestores, principalmente o gestor de projetos, aprendem a descentralizar as responsabilidades. Isso significa empoderar seus colaboradores e delegar tarefas, definindo atribuições de papéis e responsabilidades.

Mas é importante observar que, para que a equipe consiga caminhar na mesma direção, é fundamental oferecer treinamento contínuo. Assim, os colaboradores saberão se adaptar a situações diversas e adversas, sem comprometer o andamento dos projetos com erros.

As metodologias de gestão ágil, como o Scrum e o Kan Ban, sãos famosos por utilizar equipes autônomas em suas execuções e tem trazido ótimos resultados para as empresas que empregam esses métodos.

3. Alinhamento de fluxos de trabalho

Para estabelecer uma padronização na condução dos projetos é necessário identificar, alinhar e monitorar continuamente os fluxos de trabalho.

O planejamento ajuda a agilizar o progresso, uma vez que, concluída uma etapa, todos já sabem qual próximo passo deve ser executado. Isso evita com que algumas etapas fiquem incompletas pelo meio do caminho.

4. Identificação e análise dos riscos

Todo projeto envolve riscos em sua execução. Assim, para que um projeto ocorra com a menor possibilidade de falhas, é fundamental que seja feita uma análise prévia de riscos.

O processo deve envolver a previsão de todas as situações indesejáveis, que podem ocorrer durante a execução de um projeto, planejando assim ações que evitem esses danos.

5. Definição de metas

Metas servem para nortear todas as ações e garantir a execução do que foi planejado, mesmo que ocorram atrasos, erros e problemas de produtividade. Elas devem ser bem definidas desde o início, tanto para a equipe como um todo, como para cada membro da equipe de forma individual.

Elas ajudam a garantir a motivação durante o trabalho e, também, a manter o foco nos objetivos.

6. Use e abuse da tecnologia

Contar com o auxílio de plataformas ou aplicativos de gerenciamento é de grande valia, pois estas ferramentas ajudam a condução os projetos com mais agilidade e eficiência, potencializando a produtividade.

Do lado financeiro, as plataformas de gestão ajudam a monitorar e mensurar o valor de tal projeto para a empresa. Por exemplo, no VExpenses você consegue atribuir despesas por projeto e, assim, ter uma noção, em tempo real, do quanto a realização do projeto está impactando o caixa da empresa. A partir de tal análise é possível gerenciar melhor os recursos disponíveis para a realização do projeto.

Agora que você já sabe o que é gestão de projetos e processos e como implementar na sua empresa, chegou a hora de botar a mão na massa! E não há momento melhor do que este para passar a contar com uma ferramenta de gestão de reembolso de despesas a trabalho! Conheça o VExpenses, a maior plataforma de reembolso de despesas de funcionários da América Latina, e ganhe mais transparência e eficiência neste processo financeiro da sua empresa!

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