software de controle de despesas

6 minutos de leitura[GUIA] Qual software de controle de despesas usar?

Um controle de custos eficiente é o principal responsável pela manutenção da saúde da sua empresa. Essa eficiência tem íntima ligação com a produtividade da equipe responsável pela geração de dados e análise financeira. Uma equipe disciplinada, que saiba utilizar os dados de maneira certeira fará toda a diferença no crescimento da sua empresa. É nesse contexto que utilizar um software de controle de despesas trará benefícios para o seu negócio.

Processos manuais, como preenchimento de planilhas, estão sob o risco de erros humanos, como erros de digitação, que podem comprometer a produtividade da equipe e a análise financeira do seu negócio.

Por isso, hoje em dia, é mais do que indicado o investimento em tecnologia. A tecnologia vem se desenvolvendo a nosso favor, com o intuito de facilitar as atividades da nossa rotina, desburocratizando processos e minimizando a exposição à erros manuais na gestão do seu negócio.

Neste post iremos te mostrar as vantagens de utilizar um software de controle de despesas na sua empresa, e ainda te ajudaremos a escolher aquele que mais se encaixe nas suas necessidades.

O que é um software de controle de despesas?

Um software de controle de despesas é uma plataforma digital responsável por automatizar o processo da sua empresa.

Suas funções incluem a organização dos dados e elaboração de relatórios, oferecendo eficiência e segurança na gestão financeira da empresa.

Os melhores softwares oferecem variadas soluções aos seus usuários, otimizando sua rotina de trabalho, para que seus esforços possam ser empregados em tarefas mais rentáveis ao negócio.

Alguns cuidados de segurança que os melhores softwares devem apresentar são: dados criptografados, certificado SSL (protocolo HTTPS) e backup dos dados.

Os dados criptografados funcionam como uma espécie de escrita secreta que apenas o emissor e o destinatário da mensagem conseguem acessar seu conteúdo, evitando interceptação externa.

A criptografia utiliza chaves formadas por bits, que são algoritmos que conseguem decodificar a mensagem, e que apenas o emissário e receptor da informação possuem. Quanto maior a quantidade de bits adotada, mais seguro é o sistema.

A certificação Secure Socket Layer (SSL) serve para proteger os dados enviados na plataforma. É um padrão de segurança utilizado mundialmente, e cria uma camada de criptografia que aumenta a segurança na troca de informações.

Plataformas que apresentam o protocolo HTTPS tem uma probabilidade de ataque por hackers muito reduzida.

Finalmente, plataformas que apresentam backup automático dos dados garantem que seus dados permaneçam atualizados e seguros de perdas geradas por danos físicos às máquinas.

Quais vantagens um software de controle de despesas oferece para minha empresa?

Como já dito anteriormente, utilizar um software de controle de despesas na sua empresa ao invés de confiar no processo manual de preenchimento de planilha e geração de relatório, irá diminuir os riscos de exposição à erros.

Mas, além dessa vantagem, existem outras que apontaremos a seguir.

Simplifica a rotina

Um software de gestão otimiza as atividades, gerando ganho de tempo nos processos de controle financeiro.

Melhor aproveitamento de informações

A centralização dos dados proporcionada pelo uso do software de gestão permite o controle e determinação de quem terá acesso a qual informação.

Veja também:  10 dicas para otimizar a Gestão Financeira de sua empresa

Além disso, a integração de todos os setores no software reúne os dados das áreas em um único local, simplificando o gerenciamento e análises das informações, evitando o retrabalho e possibilitando uma visão geral de toda a empresa.

Maior segurança de dados

Ao contrário das planilhas que costumam ser armazenadas em dispositivos com memórias físicas, como a memória do computador, as plataformas de controle de despesas utilizam-se do sistema de nuvem.

O sistema de computação em nuvem permite que as plataformas acessem o armazenamento de dados da nuvem através de protocolos ou diretamente usando uma API (Application Programming Interface ou Interface de Programação de Aplicações).

Na nuvem, os dados ficam criptografados e sofrem backups diários – no VExpenses os backups ocorrem diariamente, duas vezes por dia – permitindo uma maior segurança contra invasores e perdas de informações, respectivamente.

Além disso, o armazenamento em nuvem permite o acesso à plataforma de qualquer computador, tablet ou smartphone, tornando-a mais acessível.

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Os melhores softwares apresentam dados criptografados, certificado SSL (protocolo HTTPS) e backup dos dados.

O que devo levar em consideração ao escolher meu software de controle de despesas?

Um software de gestão pode ser um herói para o controle de despesas da sua empresa, porém, se não for escolhido com cuidado, ele pode se tornar um verdadeiro vilão, mais atrapalhando do que ajudando.

Por isso, iremos te guiar, agora, em alguns passos na escolha do melhor software.

Reconhecer sua empresa e sua dor na gestão

O principal passo na escolha de um software de gestão é reconhecer, primeiramente, a sua empresa.

Existem softwares diferentes para diferentes setores do mercado, como por exemplo varejo e atacado.

A utilização de uma plataforma cuja finalidade não se encaixa a sua empresa apenas trará mais dor de cabeça para os gestores.

Por isso, além de ter em mente o mercado ao qual sua empresa atende, é necessário levar em consideração o principal problema, ou seja, a sua maior dor dentro da gestão.

Os melhores softwares são aqueles que oferecem a maior completude de serviços em sua plataforma, porém não tem problema algum em possuir softwares diferentes em sua empresa para diferentes dores.

O ideal é que esses diferentes softwares permitam integração entre si.

Por exemplo, o VExpenses é uma plataforma de gestão de reembolso de despesas corporativas que permite integração com os principais ERPs utilizando a API.

É possível criar nível de usuários e ter clareza no destino dos recursos?

Um bom software de gestão deve permitir a criação de níveis de usuários e identificação de emprego de recursos.

A segmentação em níveis de usuários permite maior controle do gestor sobre os papéis do usuário, além da permissão sobre quais funcionalidades o funcionário terá acesso.

Além disso, o software deve oferecer funcionalidades que permitam um maior esclarecimento financeiro, ou seja, o gestor deve ser capaz de entender e controlar os gastos lançados na plataforma.

Esses recursos permitem ao gestor uma moderação e análise mais detalhada do financeiro da empresa, sendo assim, característica imprescindível em um software de controle de despesas.

O sistema é atualizado periodicamente?

Ter um software que se atualiza sempre é essencial para que você tenha à mão uma plataforma moderna, estável e alinhada às necessidades da sua empresa.

As atualizações no software permitem que ele corrija falhas, melhore alguns recursos, inclua novas funcionalidades etc.

Permite uma gestão ágil e relatórios automatizados?

Outra característica que se deve observar ao escolher seu software de controle de despesas é o quanto ele consegue tornar a gestão ágil.

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Softwares que exigem muitos processos para realizar tarefas acabam atrapalhando e fogem do propósito de otimizar e agilizar a gestão.

Prefira softwares que sejam simples e que exijam poucas ações para o objetivo final.

A geração de relatórios automáticos é uma dessas funcionalidades que permitem ter uma gestão mais ágil e otimizada.

No VExpenses, por exemplo, o funcionário consegue inserir as informações da nota fiscal através do intelliscan (que reconhece os dados da NF e preenche os campos automaticamente) e gera automaticamente relatórios em formato PDF ou Excel. Um processo que exige pouco esforço do funcionário.

A plataforma é intuitiva e fácil de usar?

É comum que alguns funcionários apresentem resistência às mudanças e inovações.

Nesse sentido, o software ser intuitivo e de fácil uso é essencial para quebrar essa objeção, e tornar a mudança confortável para todos na sua empresa.

Aliás, softwares muito complicados e que exigem treinamentos longos e complexos acabam gerando um aumento na probabilidade de erros, se contrapondo a um dos principais objetivos da adoção de uma plataforma de gestão.

O suporte técnico é eficiente e ágil?

Avaliar o suporte técnico de uma plataforma antes de decidir contratá-la é uma estratégia de suma importância, afinal, no dia-a-dia, caso ocorra alguma pane ou mesmo dúvidas quanto ao uso do software, são eles quem vão te ajudar.

Um bom suporte técnico deve resolver os problemas e dúvidas com agilidade e eficácia, sem prejudicar o andamento da rotina da empresa.

No VExpenses, nosso time de CS (Customer Service) está de prontidão para resolver problemas e dúvidas a qualquer momento, de segunda a sexta-feira das 9h às 18h.

Além do mais, ainda disponibilizamos aos nossos clientes uma central de ajudas online, onde há respostas para as dúvidas mais recorrentes.

Avaliar os horários de atendimento da plataforma também é crucial nesse momento da decisão.

Assim, aproveite o teste gratuito que as plataformas oferecem para avaliar o atendimento do suporte técnico e se ele satisfaz suas necessidades.

Aliás, prefira softwares que te ofereçam testes gratuitos da plataforma antes da contratação definitiva.

Afinal, não se compram roupas antes de experimentar se servem e nem carros antes do test-drive, com os softwares de gestão isso não pode ser diferente.

software de controle de despesas
Um bom suporte técnico deve resolver os problemas e dúvidas com agilidade e eficácia, sem prejudicar o andamento da rotina da empresa.

Por fim, procure a opinião de outras empresas que já foram ou ainda são clientes

Buscar referências com outras empresas que já usaram ou ainda usam o software é importante para conhecer a visão dos clientes da plataforma. Como os gestores que a usam ou usaram a avaliam nas soluções do dia-a-dia, se é satisfatória, se funciona corretamente etc.

Essa tática de pesquisa de satisfação é capaz de gerar uma excelente economia para a sua empresa, ao evitar a contratação de serviços ineficientes e inadequados para o seu negócio.

Bônus: Plataforma de Gestão de Reembolso de Despesas

A contratação de uma plataforma de solução específica, como a de gestão de reembolso de despesas, deve ainda seguir os mesmos passos anteriores.

O processo de reembolso de despesas corporativas pode ser muito burocrático e dispendioso ao funcionário, impedindo-o de empregar seus esforços em outras atividades mais rentáveis, além do gasto excessivo de recursos da empresa.

Contratar uma solução para essa barreira de gestão traz, não só aumento da produtividade do funcionário, mas também aumento do lucro da empresa.

O VExpenses é uma plataforma que oferece agilidade, simplicidade e economia ao processo de reembolso corporativo. 

Possui funcionalidades de reembolso de quilometragem por GPS, leitura automática de recibos, aprovações multiníveis, funcionamento offline, controle de adiantamentos, reconhecimento automático da política de reembolso, auxiliando a evitar fraudes, entre outros benefícios.

Veja o que nossos clientes têm falado sobre a experiência de ser cliente VExpenses e teste você também!

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