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Home office e reembolso de despesas: quando e como fazer?

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Apesar de já ser uma prática comum no mercado de trabalho, muitas empresas ainda não são familiarizadas ao regime do teletrabalho. Essa falta de intimidade com o assunto acaba fazendo com que muitos gestores levantem dúvidas sobre o tema, principalmente quanto ao controle da jornada de trabalho e a relação entre o home office e reembolso de despesas.

A recente reforma trabalhista se aprofundou nesse assunto e respondeu à muitas perguntas como de quem será a responsabilidade pela energia elétrica consumida? A empresa vai dar uma ajuda de custo para essa despesa? O computador que será utilizado será fornecido pela empresa? Quem ficará responsável pela manutenção desses equipamentos?

Para te ajudar a responder todas essas perguntas, elaboramos esse artigo onde passamos pelas disposições da lei e também pelas boas práticas de home office. Acompanhe!

O que é o home office?

Formalmente conhecido como teletrabalho ou trabalho remoto, o home office foi reconhecido e definido pela reforma trabalhista (lei nº 13.467) como a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

Nesse quesito, é importante diferenciar o trabalho remoto do trabalho externo. O trabalho externo é aquele que exige que a atividade seja necessariamente realizada fora da empresa. É o caso de vendedores externos e técnicos de manutenção de equipamentos, por exemplo.

Já o teletrabalho é aquele que poderia ser realizado dentro das dependências da empresa, mas é executado fora dela, mediante acordo entre trabalhador e empregado. É importante frisar que apesar do nome informal remeter ao trabalho em casa, o teletrabalho não necessariamente precisa ser feito em casa. Esse tipo de atividade pode ser realizada em padarias, cafés, hotéis, parques, coworkings, etc.

Assim, de modo geral, o artigo 6º da CLT tenciona igualar o trabalho realizado dentro das dependências da empresa com aquele executado em qualquer outro local. Ou seja, uma vez que a atividade laboral seja regida por um contrato de trabalho do regime CLT, os efeitos jurídicos são os mesmos para ambos casos.

Sendo assim, o funcionário que realiza o teletrabalho tem, do ponto de vista legal, os mesmos direitos e deveres do que qualquer outro funcionário da empresa.

E como fica a questão do reembolso de despesas no home office?

Quanto às despesas com aquisição ou manutenção dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura para realização do teletrabalho, originalmente o caput do artigo 75-D da CLT determina as seguintes condições:

“As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

Assim, a lei flexibiliza essa questão para que seja possível ocorrer uma livre negociação entre as partes a respeito dos gastos de infraestrutura. No entanto, essa negociação deve ser formalizada no contrato de trabalho, que deve determinar quais despesas serão responsabilidades da empresa ou empregado, e no caso destas últimas quais serão consideradas reembolsáveis.

No entanto, a lei também se preocupa em garantir que o custo e o risco do trabalho não seja totalmente repassado ao empregado.

O princípio da alteridade, previsto no art. 2º da CLT, determina que o empregador tem a obrigação de custear as despesas de seu negócio. Por isso, caso o colaborador que exerça teletrabalho passe a ter custos para o desempenho da sua atividade, esses devem ser ressarcidos pelo empregador.

Entende-se como custo ao empregado todo e qualquer gasto extraordinário que esse venha ter em função da atividade que exerce para a empresa. 

Por exemplo: seu colaborador do time comercial costuma ter um gasto particular mensal de R$50,00 com telefone, que é considerado como um gasto ordinário. Devido ao exercício do teletrabalho, esse gasto passa a ser de R$100,00 por mês. Esse valor adicional de R$50,00 que ele tem apresentado é chamado de gasto extraordinário e deve ser ressarcido pelo empregador.

Na prática, os custos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como luz e água, são efetivamente pagos pelo trabalhador. Já as despesas adicionais intrínsecas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa, e devem ser ressarcidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso, sempre mediante apresentação de recibos.

O que muda com a Medida Provisória 927 (MP-927)?

A medida provisória 927 de 22 de março de 2020 foi editada com objetivo de auxiliar os empreendedores brasileiros na gerência do novo cenário que surgiu diante da emergência de saúde pública decorrente da pandemia de coronavírus (Covid-19). Ela dispõe sobre as medidas trabalhistas para enfrentamento do estado de calamidade pública reconhecido pelo Decreto Legislativo nº 6 de 2020.

A respeito da adoção da prática do home office, a MP estabelece que os empregadores poderão converter os regimes de trabalho presencial em regimes de teletrabalho sem que este passe a configurar jornada externa. Assim, a jornada continuará sendo considerada como interna, o que muda é que será excepcionalmente cumprida fora das dependências da empresa, seja de forma total ou parcial.

A MP também determina que para que ocorra essa mudança, os empregadores não precisarão informar sindicatos, nem recorrer a qualquer outro tipo de deliberação que não seja a do próprio empreendedor. 

No entanto, é preciso formalizar um contrato escrito, em até 30 dias, com seus colaboradores tratando dessa conversão de regime.

Ao deliberar sobre os custos desse tipo de trabalho, a medida provisória 927 mantém as diretrizes da reforma trabalhista, permitindo que esse acordo continue ocorrendo de forma flexível. 

Ou seja, a MP permite que ocorra entre as partes uma negociação de ajuda de custo para itens de infraestrutura, como água, energia elétrica e internet, a fim de que o custo da operação não recaia todo sobre o empregado. Além disso, também é possível acordar um empréstimo de equipamentos da empresa, sem ônus ao colaborador, que sejam considerados indispensáveis à realização das atividades.

Bônus: Minha empresa precisou aderir ao home office devido à pandemia do coronavírus (COVID-19), o que eu faço?

1. Faça um acordo por escrito

Como dissemos anteriormente, o prazo para realizar um novo acordo em questão da mudança da forma de trabalho é de 30 dias. Porém, enquanto isso você pode circular um comunicado interno para todos os seus colaboradores, assegurando que todos estejam cientes da medidas emergenciais tomadas pela empresa.

É importante que o comunicado faça um relato da crise na saúde atualmente em curso e informe que o regime de home office será adotado em razão das diretrizes de segurança dos órgãos mundiais de saúde. 

Estabeleça um prazo de duração para esta medida e deixe claro que ao fim do período determinado as atividades deverão ser retomadas nos moldes anteriores.

Dentro do atual cenário, fazer uma previsão de quando a situação poderá retornar ao normal é uma tarefa difícil, porém é altamente recomendável que você deixe claro a excepcionalidade da medida e o prazo de sua duração

Para contornar essa situação, você pode deixar registrado no seu comunicado que esse prazo pode se estender em razão da recomendação dos órgãos oficiais de saúde. E, se assim for necessário, ao fim do prazo circule um novo comunicado informando o novo prazo de duração da medida.

Outros cuidados cruciais ao veicular o seu comunicado neste momento é assegurar-se de veiculá-lo através dos meios de comunicação oficiais da empresa, e tornar possível o recolhimento da assinatura e concordância expressa do colaborador.

Uma dica para recolher a ciência dos seus colaboradores de modo remoto é utilizar os serviços de assinatura virtual de documentos, como o DocuSign, por exemplo.

Por último, tente incluir no seu comunicado instruções que guiem seus colaboradores sobre as precauções a serem tomadas a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho. Assim, a empresa estará cumprindo o que dispõe o art. 75-D da CLT.

2. Monte a infraestrutura

Esse é o momento de ponderar se é mais vantajoso fazer um comodato para o colaborador ou oferecer uma ajuda de custo ou mesmo fazer reembolso desse tipo de gasto.

Para responder a essa pergunta, leve em consideração se a infraestrutura que o seu colaborador tem em casa é suficiente para que ele possa continuar suas atividades normalmente, sem impactar em sua produtividade.

Se a resposta for sim, a ajuda de custo ou reembolso dos gastos extraordinários pode ser a melhor opção.

Mas, se a resposta for não, dê preferência à elaboração de um acordo de empréstimo dos equipamentos da empresa para o colaborador, garantindo que ele conseguirá continuar suas atividades normalmente.

Outro fator que precisa ser ponderado com cuidado neste momento é o valor patrimonial dos equipamentos da empresa.

Trata-se de equipamentos sensíveis e de valor elevado? Se sim, talvez o empréstimo não seja a melhor opção. Nesse cenário, optar pelo reembolso das despesas ou a ajuda de custos é a melhor escolha.

Caso você opte por realizar o reembolso das despesas ou ajuda de custos aos seus colaboradores, lembre-se sempre de exigir comprovação desses gastos através da apresentação de comprovantes e notas fiscais.

Assim como no ítem anterior, existem ferramentas que permitem a gerência remota de processos como o do reembolso de despesas. O VExpenses, por exemplo, permite a gestão e comprovação do reembolso desses gastos através das aprovações de despesas pelo app, reconhecimento automático dos dados das notinhas pelo Intelliscan e a elaboração automática de relatórios.

3. Adapte sua política de reembolso de despesas

Neste quesito, não existe muito segredo.

Se a sua empresa já estava acostumada a realizar reembolso de despesas de funcionários, agora é o momento de atualizar sua política de reembolso, adicionando os itens de home office previstos, principalmente, pela MP 927 e dos quais falamos anteriormente.

Se você ainda não estava acostumado com essa prática, é hora de construir sua política de reembolso de despesas, já prevendo todos os gastos de teletrabalho embasados na recente medida provisória.

4. Utilize a tecnologia a seu favor

Este é o momento ideal de se aliar à tecnologia. Muitos softwares tem aberto seus produtos para ajudar a gestão da empresa neste momento.

Além dos softwares que citamos anteriormente, como o VExpenses que ajuda na gestão do processo financeiro de reembolso de despesas, vale explorar alguns outros como o Runrun.it na gestão de equipes remotas e mesmo o uso de ferramentas de reunião online, como o Hangouts e o Meet, da Google.

Assim você garante que o funcionamento do seu negócio continue o mais próximo possível do cenário convencional.

5. Mude seu modo de cobrar sua equipe

Uma das dicas mais valiosas para a manutenção da produtividade da sua equipe é mudar a sua forma de cobrança. Cobrar sua equipe por tempo de trabalho já não é mais viável.

No cenário atual é preciso que você se adapte e passe a cobrar por resultado. Comece a fazer pequenas cobranças por atividades cumpridas, por exemplo. Assim você garante um melhor andamento das atividades da sua empresa.

Caso queira mais algumas dicas especificamente sobre a produtividade no home office, assista ao nosso webinar Produtividade no home office: hacks para diminuir o impacto sobre a sua equipe

Ficou alguma dúvida sobre como funciona o reembolso de despesas no cenário do home office? Deixe seu comentário que nós te ajudaremos!

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