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6 minutos de leituraInovações tecnológicas: quais cuidados tomar ao implantá-las na minha empresa?

Em meio a revolução digital em que vivemos na atualidade, organizações que não se atualizam e que não são abertas à mudança acabam ficando para trás no mercado, perdendo espaço para aquelas abertas às inovações tecnológicas.

E esse é o principal motivo pelo qual você deve implementar inovações na sua empresa.

Além desse, o ritmo acelerado das rotinas pessoais e profissionais é outro forte motivo. O ritmo de vida atual já não comporta mais métodos excessivamente manuais, uma vez que o tempo se tornou um dos tesouros mais preciosos da contemporaneidade e esses métodos obsoletos demandam um significativo gasto de tempo.

No entanto, dentro do mundo corporativo, a implementação de inovações tecnológicas nos processos da empresa precisa ser acompanhada de uma série de cuidados que garantam seu sucesso.

Um dos principais obstáculos que podem surgir dentro da sua empresa é a resistência dos funcionários à mudança. E essa deve ser uma das suas maiores preocupações, já que essas mesmas pessoas são responsáveis tanto pelo sucesso da sua empresa, quanto pelo fracasso.

Neste post iremos te auxiliar a ter sucesso ao implantar inovações nos processos funcionais da sua empresa, melhorando a performance técnica e evitando a perda de espaço no mercado.

Vantagens das inovações tecnológicas

Além dos motivos que listamos anteriormente, iremos apresentar alguns outros para que você esteja completamente convencido da importância dessas inovações.

Aumento da produtividade

Todos os dias surgem novas tecnologias capazes de proporcionar soluções para o gerenciamento de tarefas, otimização de atividades e gestão de tempo.

O uso dessas soluções tecnológicas em atividades mais repetitivas cria rotinas automatizadas, que permitem que os funcionários empreguem seus esforços e tempo em tarefas que necessitam mais da criatividade e raciocínio humano, gerando mais valor à empresa, por consequência aumentado a produtividade e gerando economia no médio e longo prazo.

Melhora a gestão de dados

A tecnologia viabiliza uma melhor eficiência no armazenamento e proteção dos dados da sua empresa.

Os melhores softwares de gestão possuem o certificado de segurança SSL (protocolo HTTP), criptografia e backup dos dados, que garantem a proteção e armazenamento das informações.

Além disso, a velocidade da troca de informações entre os funcionários autorizados também é aprimorada, tornando todo o processo muito mais ágil.

Outro bônus que a tecnologia traz aos negócios é um melhor controle das tarefas dos colaboradores por parte dos gestores.

Confere mais credibilidade ao negócio

A notícia de que os processos da sua empresa seguem as inovações tecnológicas chega com grande aprovação aos ouvidos dos seus fornecedores, investidores e clientes.

Estar sempre se adaptando transmite a imagem de que você é um verdadeiro empreendedor, que está sempre investindo na melhora da qualidade dos seus serviços e produtos.

Isso garante a maior confiança dessas pessoas na sua empresa.

Implantando inovações tecnológicas na minha empresa

Chegou a hora de fazer mudanças e implantar novas tecnologias à rotina da sua empresa, mas você sabe como fazer isso de maneira eficiente?

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Siga os próximos passos para que você tenha sucesso nesse processo, tomando os cuidados necessários.

A prioridade são as pessoas

Como já dissemos anteriormente, o maior obstáculo à inovação tecnológica na sua empresa é a resistência dos funcionários à mudança.

A tecnologia pode assustar os funcionários, fazendo-os se sentir incomodados em sair da zona de conforto do processo tradicional, ou ainda lhes surtindo o medo de serem substituídos por “máquinas”.

Garantir uma comunicação transparente desde o começo do processo da implantação da nova tecnologia é uma arma potente para quebrar a oposição dos funcionários.

Para estimular a colaboração, venda a visão de futuro que você tem da empresa para os seus funcionários, principalmente aqueles que utilizarão a tecnologia no dia a dia.

Esclareça todas as dúvidas para evitar a formação de rumores e propagação de informação errada entre os funcionários. Atente-se em sempre deixar claro a necessidade da adoção dessa nova tecnologia, e como ela beneficiará ambas partes.

Garanta que toda a equipe esteja em sintonia antes de implantar as inovações para que sejam evitadas situações que possam dificultar o processo na empresa.

Aconselhamos que sejam realizadas reuniões que abordem os planos da empresa sempre com transparência, bem como todos os canais de comunicação internos, para que se crie uma confiança entre a equipe.

Encontre seus aliados, ou seja, os early adopters

Em todas as equipes, sempre existem pessoas mais abertas à adoção de inovações tecnológicas. É importante que você consiga identifica-los dentro da sua empresa, e traga-os para o seu lado.

Esses funcionários possuem perfil mais curioso e inovador, e conseguem se adaptar mais rapidamente à novas tecnologias, tendo um maior engajamento.

São esses colaboradores que serão suas peças-chave durante o processo de implantação de inovações, auxiliando tanto na divulgação e sensibilização das novidades, quanto nos treinamentos de uso das novas ferramentas.

Promova treinamentos (MUITO IMPORTANTE!)

Promover treinamentos da nova ferramenta é extremamente importante no momento de implantar uma inovação tecnológica na sua empresa.

Apesar disso, é um processo que não exige muito trabalho. Para que essa etapa tenha sucesso, é preciso apenas garantir que todos os funcionários aprendam a lidar bem com a nova tecnologia.

O ideal é que os colaboradores sejam liberados das suas funções para participarem dos treinamentos. Essa atitude pode ser um divisor de águas entre o desengajamento e o engajamento dos funcionários com a nova ferramenta.

Caso não seja possível realizar a dispensa dos funcionários, escolha algumas pessoas que sejam pontos-chave na implantação da nova tecnologia. Essas pessoas serão responsáveis por ensinar aos outros funcionários como operar a nova ferramenta.

Em todos os casos, não deixe de promover treinamentos. Eles serão os maiores responsáveis em evitar prejuízos na implantação da inovação tecnológica dentro da sua empresa. Afinal, funcionários bem instruídos saberão aproveitar melhor os benefícios da ferramenta, gastando menos tempo, e por consequência aumentando o valor gerado pela tecnologia para sua empresa.

A tecnologia não substituirá ninguém!

Essa é a principal ideia que deve ser propagada entre os colaboradores da sua empresa.

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A resistência dos seus funcionários em aderir às novas tecnologias, muitas vezes, tem origem na errônea ideia de que “as máquinas irão ocupar nossos lugares, nos substituindo em nossas funções”.

Por isso, é muito importante que você deixe claro que esse é um conceito equivocado. Garanta que seus funcionários compreendam que o objetivo da adoção das inovações tecnológicas é automatizar e facilitar os processos e atividades da empresa. Quando o objetivo é esse, não existe possibilidade de substituição da mão-de-obra humana pela mão-de-obra artificial.

O processo da comunicação transparente ajuda muito nesse processo de conscientização dos seus colaboradores. Não espere muito para adotá-lo!

A comunicação efetiva elimina as dúvidas e especulações dos colaboradores, que surgem devido ao medo de ter suas funções substituídas. 

Troque o antigo pelo novo de maneira gradual

Um dos maiores erros na adoção de inovações tecnológicas dentro das empresas é a pressa em trocar o antigo pelo novo.

As tecnologias antigas não devem ser descartadas de uma só vez. É preciso que a troca seja feita de maneira gradual para que não ocorra nenhuma complicação que possa afetar o bom funcionamento da sua empresa.

A troca repentina pode acarretar em inconveniências nas rotinas das atividades e processos, prejudicando o ritmo de desenvolvimento que estava ocorrendo, o que acaba levando um tempo significativo até recuperar o ritmo inicial.

Nesses contextos, as inovações acabam mais atrapalhando do que ajudando sua empresa.

Por isso, sempre que for implantar inovações tecnológicas na sua empresa, garanta que a troca ocorra de maneira gradual, e evite dores de cabeça desnecessárias.

Faça as inovações tecnológicas trabalharem para você

A ideia principal da adoção de uma inovação tecnológica é o ganho de tempo, produtividade e a consequente maior geração de valor para a sua empresa.

Um exemplo de processo tradicional obsoleto dentro das empresas é o processo de reembolso de despesas dos funcionários.

Esse processo, tradicionalmente, depreende muito tempo e esforço dos funcionários, tanto daqueles que viajam e precisam elaborar relatórios de prestação de contas, quanto daqueles que precisam aprovar os relatórios, e para isso precisam conferi-los com as notinhas anexadas.

Por ser um procedimento que abrange muitos detalhes, exige-se cuidados meticulosos na gestão desse processo para que não ocorram irregularidades, ou até mesmo fraudes, apoiadas em brechas da política de reembolso da empresa.

Guiar esse processo manualmente, com ajuda de planilhas, certamente não será suficiente. Para este processo a adoção de inovações tecnológicas é algo até mesmo imprescindível. A tecnologia oferece uma precisão que não é possível alcançar através do controle humano.

O VExpenses é uma plataforma completa de gestão de reembolso de despesas que permite a visualização detalhada dos custos do processo, evita fraudes e irregularidades com muito mais eficiência, além de te libertar da necessidade de guardar todas aquelas notinhas.

Ao aderir ao VExpenses, seus funcionários ganham tempo para direcionar seus esforços às atividades que realmente geram valor para a empresa, melhorando a produtividade e colaborando para um crescimento cada vez mais exponencial do seu negócio.

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