como planejar logística para uma viagem corporativa

4 minutos de leituraComo planejar logística para uma viagem corporativa

Viagens a trabalho são de grande valia, pois podem trazer diversos benefícios para a empresa, como a expansão de um projeto ou ampliação da rede de atendimento, por exemplo. Neste contexto, é preciso saber como planejar logística para uma viagem corporativa para que a experiência seja positiva para o colaborador e a empresa possa se beneficiar com os resultados.

O planejamento adequado da logística para viagens corporativas, além de garantir a utilização apropriada dos recursos financeiros, é o que vai garantir a boa produtividade do colaborador durante a viagem. 

É a logística bem traçada e aplicada que ajudará a reduzir, ao máximo, a probabilidade de riscos, garantindo o conforto e a satisfação dos funcionários envolvidos na missão corporativa fora do escritório. 

No entanto, para que tudo ocorra da melhor forma possível, alguns aspectos fundamentais precisam ser considerados a fim de promover uma gestão eficiente e inteligente do mapeamento de viagem a trabalho.

Para te auxiliar nessa missão, separamos algumas dicas para gerenciar adequadamente a logística de uma viagem corporativa. Veja a seguir como planejar logística para uma viagem corporativa! 

O que é planejamento logístico e para o que serve?

Logística é um termo que engloba tanto organização quanto contabilidade. É a peça-chave para que as empresas obtenham êxito em seus negócios e na execução de operações, alcançando a satisfação de seus clientes ou funcionários.

No que se refere ao planejamento de viagem a trabalho, a logística envolve desde a definição das datas e do meio de transporte até a gestão de reembolso dos gastos da viagem.

Por isso, antes de explicarmos como planejar a logística para uma viagem corporativa é preciso que você saiba que a empresa deve ter dois pontos bem definidos:

Política de viagens para a empresa

O segredo para uma gestão de viagem empresarial bem sucedida é ter uma  política de viagens clara e bem definida. Isso nada mais é do que possuir um documento oficial que contenha a descrição de todos os critérios e normas fundamentais para que a viagem de negócios aconteça.

Estamos falando, por exemplo, do orçamento disponível, das regras de reembolso, as práticas de segurança que devem ser seguidas pelo profissional em viagem, entre outras questões.

O reembolso das despesas dos funcionários

Essa é uma etapa muito importante do processo de mapeamento de viagem a trabalho. E deve ser muito bem cuidada para evitar conflitos posteriores no retorno do colaborador.

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A empresa deve deixar claro sua política de reembolso de despesas corporativas antes da ocorrência da viagem. É preciso ter um documento oficial informativo, onde deve constar que serão devolvidos os valores gastos pelos funcionários durante o período da viagem, desde que eles estejam ligados ao objetivo, ao itinerário e respeitem os limites propostos no mapeamento. E essa deve ser uma explicação discriminada nos mínimos detalhes, como por exemplo, explicitando qual valor diário será ressarcido para alimentação e transporte.

É sempre importante lembrar ao colaborador que todos os gastos devem ser devidamente documentados (notas fiscais e recibos) para facilitar o controle. Nesse caso, é recomendável contar com uma plataforma específica que ajude e facilite o controle do reembolso de despesas e a prestação de contas de viagens corporativas, como o VExpenses, para que não haja perca de tempo desnecessária.

Vale ressaltar mais uma vez que mais importante do que definir esses dois pontos, é ter clareza e objetividade ao repassar adequadamente as informações aos funcionários. 

Como planejar logística para uma viagem corporativa usando as melhores práticas?

Com a política de viagens e reembolso bem definida e devidamente repassada aos funcionários, chegou o momento de saber como planejar logística para uma viagem corporativa adequadamente.

Confira algumas dicas importantes para considerar ao elaborar os roteiros de viagens a trabalho na sua empresa.

Defina o transporte ideal

Alguns elementos ajudam a direcionar essa escolha como: distância, tempo de deslocamento, trajeto e, claro, o orçamento disponível.

Entre os meios de transporte mais comuns no planejamento de viagem a trabalho estão:

Avião

A opção mais rápida, segura e cômoda, sendo perfeita para viagens de longa distância ou de maior urgência. Mas é preciso considerar fatores de risco como atrasos, tempo de conexão e possível perda de bagagem.

Muitas vezes, optar pela viagem de avião acaba encarecendo o orçamento. Uma dica para evitar essa consequência é se planejar e dar preferência para a compra de passagens com antecedência, aproveitando promoções e benefícios oferecidos para estas categorias.

Carro

Proporciona mais liberdade ao funcionário, muito recomendado quando a viagem é de curta distância e exige compromissos em locais diferentes.

Mas lembre-se, ao ponderar as viagens feitas com carros particulares em detrimento dos outros meios de transporte, você deve levar em consideração o valor de reembolso do km rodado.

Nesse caso, você pode baixar nosso kit sobre Como Calcular o Valor do Km Rodado para Reembolso, e obter o valor a ser usado na sua empresa com mais precisão. 

Veja também:  Aplicativo mobile de gestão: vantagens e desvantagens

Ônibus

É uma opção mais acessível para destinos de curta distância, assim como o carro. Porém, deve ser levado em conta o valor que será gasto com os transportes extras dentro da cidade, no caso de uma viagem intermunicipal.

Transfer Privativo

Oferece maior conforto e segurança ao colaborador que não precisa dirigir até o local do trabalho. É indicado para viagens entre cidades próximas ou mesmo como traslado do aeroporto até o hotel.

Considere todos contratempos possíveis

O planejamento de viagem a trabalho deve considerar, também, os possíveis imprevistos e contar com um plano de contingência. Veja no que você deve ficar de olho:

  • Passagens esgotadas;
  • Atrasos que comprometam a presença do funcionário do evento ou reunião;
  • As distâncias mais longas podem implicar em muitas paradas e atrasos;
  • Perda do transporte;
  • Problemas climáticos;
  • Condições precárias das estradas;
  • Demora para mudar de um meio de transporte para outro;
  • Cancelamento de vôo;
  • Acidentes ou necessidade de manutenção do veículo.

Automatize o que for possível

O planejamento de viagem a trabalho é uma tarefa delicada que envolve muitos processos trabalhosos. O ideal é automatizar o máximo de processos possíveis, principalmente o que estiver relacionado à contabilidade.

Cálculos e projeções de reembolso jamais devem ser feitos manualmente, pois é uma atividade que está sujeita à ocorrência de falhas. Você pode utilizar uma planilha potente ou, de preferência, abusar da tecnologia com um software especializado. 

O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma de gestão de reembolso de despesas corporativas que possui integração com sistemas ERP, o que facilita, agiliza e torna o controle financeiro da empresa mais seguro.

Em qualquer viagem a trabalho os gestores precisam garantir que seus colaboradores cheguem pontualmente aos eventos. 

Entretanto, deve-se levar em conta o máximo de segurança e conforto possíveis, considerando o melhor bem-estar aos funcionários.  E, para isso, é preciso levar em consideração as precauções que citamos aqui. 

Elas são fundamentais não somente para garantir o sucesso da viagem como também para assegurar uma boa motivação e produtividade dos colaboradores.

A exata compreensão de todos os elementos envolvidos no mapeamento de viagem a trabalho é essencial para a logística e planejamento adequados para atender à demanda da empresa, com tudo ocorrendo de forma satisfatória para toda a equipe. 

Essas foram as nossas dicas de como planejar logística para uma viagem corporativa. Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário para podermos auxiliar a sua demanda!

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