Ter todos os números da companhia na ponta do lápis e conhecer a fundo a sua movimentação financeira são ações fundamentais para qualquer organização. Dificilmente um negócio sobrevive à competitividade do mercado sem ter uma boa gestão dos gastos. É por isso que entender o que é conciliação bancária e como realizá-la de forma eficaz é essencial para a manutenção da saúde da empresa.
A conciliação financeira nada mais é do que realizar o confronto das informações da conta bancária da empresa com o controle feito pelo departamento financeiro.
É por isso que para conseguir alcançar uma boa gestão financeira, essa é uma das ferramentas indispensáveis na rotina financeira do negócio.
Porém, muitos gestores ainda negligenciam essa prática, pelos mais variados motivos. Alguns alegam apresentar dificuldade em realizar o processo e outros mostram total falta de compreensão quanto à sua importância.
Se um destes é o seu caso ou se você quer aprender um pouco mais sobre a conciliação bancária, continue lendo este artigo.
A seguir vamos esclarecer o conceito de conciliação financeira, te ensinar o passo a passo de uma conciliação bancária e ainda disponibilizamos um modelo de conciliação gratuito para download ao final.
Boa leitura!
O que é conciliação bancária?
Como dissemos anteriormente, a conciliação bancária é uma prática de gestão que consiste em comparar todas as movimentações do extrato bancário da empresa com o controle financeiro interno.
Ou seja, é um exercício que coloca lado a lado recebimentos, despesas e o saldo bancário disponível, para uma exata conferência das transações.
Essa prática deve ser integrada às atividades do setor financeiro e tem o objetivo de verificar se as movimentações previstas foram efetivamente realizadas e se as entradas e saídas conferem sem apresentarem divergências.
É a partir deste processo que se torna possível traçar comparativos, mensurar e avaliar se está tudo conforme o esperado pela gestão financeira da organização.
Esse, por si só, já é um motivo forte o suficiente para que todos os gestores incluam esta tarefa na gestão financeira da empresa, independente do seu tamanho. Mas, existem ainda outras razões para realizar uma conciliação bancária.
Confira abaixo nosso vídeo explicando tudo o que você precisa saber sobre conciliação bancária!
Por que a conciliação bancária é importante?
O intuito da conciliação bancária é avaliar se existem inconsistências entre a entrada e saída de capital e ainda verificar se as contas estão batendo de maneira adequada.
Assim, esse é um processo importante principalmente, mas não somente, quando se trata de estabelecimento que realiza muitas vendas diárias provenientes de diversas fontes (débito, crédito, boleto bancário, pagamento à vista).
E pode até parecer capricho ou gasto de tempo momentaneamente desnecessário. Mas pequenos erros no recebimento ou lançamento podem, ao longo de um ano, prejudicar a saúde financeira da empresa.
Veja alguns dos benefícios proporcionados pela prática da conciliação financeira:
- Monitorar o dinheiro das vendas e das despesas;
- Verificar se a quantia recebida em conta foi menor que o esperado, se algum pagamento não foi realizado ou se algum cheque ainda não foi descontado;
- Garantir que a empresa terá capital disponível para cumprir suas obrigações e realizar as operações cotidianas;
- Compreender melhor cada despesa e também monitorá-las e promover possíveis ajustes em tempo;
- Evitar cálculos errados que podem prejudicar as estratégias e trazer prejuízos futuros para a empresa;
- Oferecer informações para ajustar o planejamento estratégico da empresa;
- Ajudar no controle de fraudes internas.
Ou seja, a conciliação bancária exerce influência fundamental no planejamento e atuação do departamento financeiro. Ela é capaz de prover cenários financeiros diários ou mesmo de um período específico.
Além de garantir um controle sobre o fluxo de caixa de forma mais eficiente, diminuindo a incidência de erros e a indução a projeção de resultados diferentes do real.
A conciliação bancária, portanto, é crucial no cotidiano de qualquer departamento financeiro.
Sendo uma ferramenta que, atrelada ao planejamento estratégico, permite a visão mais detalhada de todas as despesas e lucros do estabelecimento.
Nunca é demais lembrar que equívocos financeiros podem gerar tomadas de decisões prejudiciais ao futuro do negócio. Por isso, saber como fazer conciliação bancária é essencial, vejamos mais sobre esse processo a seguir.
Como fazer conciliação bancária?
Seja utilizando um software específico ou uma planilha de conciliação bancária, a principal dica é criar um processo rotineiro para a conciliação financeira.
E isso depende, basicamente, de quatro passos simples. Confira, em detalhes, cada um deles:
Passo 1: Lançamento diário das movimentações financeiras
Dificilmente será possível fazer o controle e realizar futuras avaliações se a empresa não possui uma cultura de prestação de contas. Portanto, é fundamental registrar diariamente todas as entradas e saídas nas contas bancárias.
Recebimento de clientes, pagamento de fornecedores, tarifas bancárias, pagamento de salários, impostos, etc.. Tudo deve ser devidamente registrado.
Esse é o primeiro passo para viabilizar uma conciliação bancária completa e eficaz. E toda empresa deve criar esse hábito a ponto de se tornar uma tarefa natural.
Também é importante guardar recibos, notas fiscais, extratos, comprovantes de pagamento, depósitos e transferências bancárias. Esses registros servirão de prova caso seja identificado alguma divergência na conferência das movimentações financeiras.
Além disso, uma boa prática para não perder o controle da situação é digitalizar esses documentos para arquivá-los em nuvem, evitando a perca destes ou a degradação dos seus conteúdos.
Passo 2: Verificação de saldos no extrato bancário
Esta pode não ser uma das tarefas mais prazerosas do mundo, mas é de suma importância para o controle financeiro.
A conferência consiste em verificar se os saldos iniciais e finais do controle interno estão de acordo com os saldos do extrato bancário.
Passo 3: Conferência e análise de detalhes dos lançamentos
A conferência também deve ser feita em relação às datas dos lançamentos. É importante verificar se eles foram feitos na data correta e com os valores corretos e se os dados do controle financeiro da empresa batem com o extrato bancário.
Por isso, se atente a alguns detalhes: o que estava previsto para entrar e sair da conta foi efetivamente concluído? Os valores estão corretos? Existe algum lançamento sem identificação?
Por isso, extrato na mão e controle interno na outra!
Passo 4: Correção e armazenamento
Qualquer divergência entre as informações do controle interno e a movimentação bancária precisa ser corrigida imediatamente.
Por isso, é importante guardar os documentos fiscais, conforme citamos anteriormente. É com a ajuda deles que será possível verificar onde estão as contradições de valores encontradas e corrigi-las.
Qual a frequência ideal para realizar a conciliação bancária da minha empresa?
A periodicidade da conciliação bancária deve ser definida de acordo com o perfil e o tamanho de cada empresa. Sempre levando em consideração a quantidade de movimentações financeiras.
Pode ser diária, semanal, mensal, semestral ou até anual. Mas, quanto mais dinâmica for a atividade, menor deve ser o intervalo entre as conciliações bancárias para controle mais rigoroso das finanças.
Como vimos, a conciliação bancária é fator determinante para uma ampla e certeira visão financeira da empresa.
Quando o fluxo dos registros de entradas e saídas apresentam inconsistências ou erros, tal divergência pode gerar uma situação fora do real, induzindo gestores ao erro.
Somente praticando a conciliação bancária frequentemente é possível fazer uma gestão financeira cada vez mais eficiente e sem prejuízos para a empresa.
Baixe nossa planilha de conciliação bancária e comece agora mesmo a pôr em prática na sua empresa!Se ainda tiver dúvidas sobre o que é conciliação bancária e como fazê-la, basta deixar seu comentário que teremos prazer em ajudá-lo!!
