Entenda o que é conciliação de cartões e como ela se relaciona com a conciliação bancária, de vendas e de recebíveis.
A conciliação de cartões faz parte de uma prática financeira que envolve outros tipos de conciliação. Elas contribuem para evitar uma série de erros, prejuízos e garantem o recebimento correto das vendas realizadas via crédito e débito.
E, com o pagamento via crédito e débito se tornando a principal forma dos brasileiros realizarem suas compras – de acordo com a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), os pagamentos com cartão de crédito cresceram 42,4% no primeiro trimestre de 2022 em comparação com 2021, -, é preciso ter ainda mais atenção com a conciliação financeira.
Entenda a seguir como a conciliação de cartões, juntamente a conciliação bancária e de vendas é essencial para sua empresa não ter problemas com o recebimento.
O que é conciliação de cartões?
A conciliação de cartões é o processo de comparar os valores dos controles financeiros internos com os valores das faturas dos cartões.
O principal objetivo dessa conferência é realizar um bom controle financeiro. A conciliação de cartões pode ocorrer tanto no contas a receber, em casos nos quais seus clientes possuem a opção de te pagar com cartão de crédito, quanto no contas a pagar, quando as despesas da empresa é feita utilizando cartões corporativos ou empresariais.
Qual a importância da conciliação de cartões no contas a receber da sua empresa?
A transferência do valor das vendas feitas via crédito ou débito, vai muito além de passar o cartão e receber a transferência da operadora.
O processo envolve ainda pagamento de taxas, variações de bandeiras, cancelamentos, cobrança de POS, entre outros procedimentos.
Diante disso, a única forma de determinar se os valores repassados estão corretos, é realizando a conciliação de cartões.
Executar esse processo garante que os dados informados nos relatórios disponibilizados pela operadora estejam de acordo com os seus controles internos e os relatórios do banco.
Porém, a fim de garantir a exatidão dos valores, a conciliação de cartões deve ser feita em conjunto com outros tipos de conciliação financeira.
Sendo elas:
- Conciliação das vendas;
- Conciliação dos recebimentos;
- Conciliação bancária.
Conciliação de vendas
A conciliação de vendas é feita a partir da comparação entre as informações presentes nos controles do sistema de gestão e os relatórios disponibilizados pelas operadoras.
Dessa forma você consegue identificar:
- Inconsistências nos valores registrados em ambos os controles;
- Lançamentos duplicados;
- Quantidade de vendas realizadas vs. quantidade de vendas canceladas;
- Vendas listadas no sistema da empresa que não estão registradas no relatório da operadora.
Conciliação dos Recebimentos
Para realizar a conciliação de recebimentos, é preciso analisar os valores lançados no fluxo de caixa e os dados registrados nas filipetas das vendas e conciliar com o valor informado pela operadora.
Nessa conferência você descobre se:
- O valor das vendas foi repassado corretamente;
- Há diferença dos valores informados no sistema para aqueles recebidos;
- O recebimento foi efetuado nas datas previstas;
- Processos relativos a vendas canceladas e chargebacks;
- Os descontos de taxas ocorreram conforme descrito em contrato.
Conciliação Bancária
A conciliação bancária é a etapa da comparação entre as informações que você vai conciliar as informações das operadoras com aquelas dos seus extratos.
Nessa etapa é preciso analisar se os valores recebidos estão de acordo com o esperado pela empresa.
Inconformidades detectadas na conciliação de cartões
Caso você identifique algum erro é necessário investigar a origem. Veja as possíveis causas dos erros encontrados nas conciliações:
- Inconsistências contábeis;
- Débito duplicado;
- Valor referente ao aluguel do terminal de transações, o POS;
- Problemas operacionais;
- Erros de digitação nos controles financeiros internos;
- Fraudes;
- Perda de dinheiro devido a pagamentos não realizados pelas operadoras;
- Cobranças de taxas maiores do que as acordadas com as operadoras;
Como fazer conciliação de cartões do contas a receber no seu negócio?
Em função da quantidade de variáveis envolvidas nas relacionadas aos cartões, o correto é que a conciliação conte com o máximo de dados e documentos possíveis.
Então, confira abaixo o que considerar no momento de conciliar os valores:
- Registro e controle de vendas;
- Controle de recebimentos;
- Armazenamento de extratos bancários;
- Registro dos relatórios enviados por cada operadora.
Esses documentos são essenciais para comparar o saldo com os extratos, os controles internos e os relatórios externos.
Além disso, é importante ter em mente que a conciliação financeira entrega, de fato, o resultado esperado se for realizada em um sistema automatizado.
A conciliação de cartões ou qualquer outro tipo está suscetível a erros significativos quando executada de forma manual.
Conciliação de cartões manual vs. automatizada
Os processos que envolvem tarefas repetitivas são facilmente automatizados, justamente por sua natureza mecânica. Além de otimizar o tempo, a automação da conciliação de cartões evita erros comuns no processo manual.
Alguns dos erros mais comuns que costumam acontecer quando a conciliação não é feita em um sistema automatizado são:
- Erros de digitação;
- Falha na conferência;
- Inconsistência no controle das vendas;
- Falta de segurança durante a conferência das vendas;
- Processos mais demorados.
Por que automatizar a conciliação de cartões da sua empresa?
O uso de um conciliador automatizado simplifica a conciliação de cartões da sua empresa e reduz as chances de erros. Utilizando um conciliador de cartões, é muito mais fácil:
- Conferir todas as vendas;
- Acompanhar os recebimentos;
- Centralizar as informações das vendas, eliminando a necessidade de acessar o site de cada uma das operadoras;
- Confrontar o total de vendas com total de valores creditados;
- Corrigir erros com antecedência, evitando problemas futuros;
- Obter relatórios em tempo real, o que ajuda a planejar o fluxo de caixa;
- Ter o controle do fluxo de caixa, pois permite o lançamento e visualização dos próximos recebimentos;
- Contar com informações confiáveis na tomada de decisões;
- Descobrir o valor recebido em cada meio de pagamento;
- Acompanhe as taxas de cartão por bandeira e operadora.
Qual o melhor conciliador de cartões para empresa?
O conciliador de cartões é uma excelente ferramenta, que funciona perfeitamente para empresas que realizam vendas. Para isso, existem diversos softwares de conciliação de cartões.
Então, não faltam opções para sua empresa ter uma gestão eficaz de despesas.
Você pode adotar, por exemplo, o conciliador do SPC. A solução tecnológica simplifica a comunicação entre as empresas e as operadoras de cartões.
Sua principal funcionalidade é a conferência automática das transações realizadas em vários tipos de cartões e bandeiras.
Já com o Qipu ERP e Contabilidade é possível fazer gestão e controle do fluxo completo do seu negócio inclusive conciliação bancária, controle de relatórios, gestão de extratos e conciliação de arquivos.
Tem ainda o eGestor, um app que possui ferramentas para centralizar o controle de vendas.
Já o “Trinta – Gestão do teu negócio” é um sistema de gestão financeira gratuito e mobile. Nele, é possível realizar uma série de processos para facilitar o controle de recebimentos.
Por fim, tem ainda outro software gratuito, o App do Sebrae. Lá, além dos controles, você consegue acessar cursos e encontrar parceiros comerciais.
Então, que tal começar a fazer uma gestão capaz de gerar os relatórios necessários para começar a conciliar os valores?
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