2 minutos de leituraPor que sua empresa deve ter uma política de viagens corporativas?

Mesmo com a internet e as facilidades trazidas pelo e-mail e pelos aplicativos de comunicação em tempo real, existem momentos em que as empresas precisam dispor de seus funcionários para reuniões, fechar negócios importantes, participar de feiras, eventos e treinamentos.

Para garantir que essas viagens não representem gastos desnecessários ou que se transformem em uma dor de cabeça, é essencial implementar uma política de gestão de viagens corporativas, com vistas a uniformizar os procedimentos e a realizar o controle de despesas.

Planejar com antecedência

Dentro do possível, o planejamento é a chave para garantir que uma viagem corporativa seja bem-sucedida. É evidente que existem situações que exigem um deslocamento imediato, como no caso de uma cobertura jornalística, mas em regra, as viagens devem fazer parte de um roteiro previamente definido pela empresa.

Deve-se planejar desde a compra das passagens ou do fornecimento de transporte, até a entrada no hotel. É importante que o empregado faça uma boa viagem e chegue em segurança, de maneira a estar disponível no horário marcado para cumprir suas atividades profissionais.

O que deve ser considerado

Os valores devem incluir o transporte, o translado até o hotel, as despesas de deslocamento dentro da cidade de destino (táxi, por exemplo), além dos gastos com alimentação. Cada empresa deve estabelecer os valores que considera adequados para suprir cada uma dessas necessidades.

Outro exemplo são as refeições. Deve-se levar em conta se o funcionário estará se alimentando sozinho ou participando de jantares de negócios, em que possivelmente um restaurante de melhor qualidade deva ser considerado.

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Tudo depende também do local onde a atividade vai acontecer. Grandes centros urbanos contam com cadeias de alimentação e de hotéis, mas regiões remotas podem não oferecer muitas opções, de modo que talvez não seja possível negociar alguns preços.

Programas de fidelidade

Quando existe a necessidade de viagem com certa frequência, a empresa pode aproveitar os diversos programas de fidelidade existente em hotéis, locadoras de veículos, programas de milhagem, para garantir descontos.

Formas de pagamento

O cartão corporativo oferece um limite de crédito que pode ser gasto pelo funcionário, sem que isso lhe gere qualquer tipo de despesa pessoal. Esta prática facilita a contabilização final de tudo o que foi gasto, tendo em vista que o somatório final já aparece com o fechamento da fatura.

Já o sistema de reembolso ocorre quando o empregado se utiliza dos próprios meios de pagamento, seja dinheiro disponibilizado pela empresa, seja de cartões pessoais, com a possibilidade de receber uma posterior restituição com base nas notas fiscais e comprovantes de pagamento apresentados.

Em geral, as empresas optam por utilizar um sistema misto. Hotéis, por exemplo, podem ser pagos antecipadamente no momento da reserva, assim como passagens aéreas. Na maioria das situações, é importante que exista alguma quantia em espécie para dar conta de gastos menores e, nos demais casos, o empregado pode realizar os pagamentos e pedir o reembolso.

Importância da política de viagens corporativas

Percebe-se, portanto, que a gestão de viagens pode gerar diversos benefícios para a empresa, tanto pela economia que pode proporcionar quanto por evitar gastos desnecessários que poderiam inviabilizar a realização de viagens futuras.

Em todos os casos, é importante ficar atento à prestação de contas, de modo a garantir que toda a despesa foi realizada para garantir o melhor custo-benefício para a empresa. E se quiser saber mais sobre os passos para um melhor controle das despesas pessoais em viagens corporativas, clique aqui e leia nosso artigo sobre o assunto.

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