Para aumentar a produtividade da equipe é necessário diminuir ou, se possível, erradicar atividades manuais que podem ser facilmente executadas com o auxílio de softwares de gestão. Assim, é possível otimizar o tempo dos colaboradores para que eles se dediquem em atividades mais importantes.
Todo empreendedor deseja aumentar a produtividade da equipe do financeiro. Claro, é esperado que todos os departamentos tenham o máximo de eficiência e produtividade, mas, hoje, falaremos sobre o setor que cuida das finanças do negócio.
Na prática, atingir esse objetivo pode parecer muito diferente de uma companhia para outra. Porém, desenvolver um plano de ação para melhorar o desempenho da equipe é o ponto inicial para qualquer tipo de negócio.
Para fazer isso, é necessário ter um amplo conhecimento sobre os membros do departamento e de como eles realizam suas tarefas – e quais são suas atividades. Com isso, é normal que muitas empresas tenham dúvidas sobre o que realmente podem fazer para, de fato, aumentar o desempenho de seus profissionais.
Neste artigo, você vai compreender melhor o que é produtividade da equipe e como aumentá-la no setor financeiro. Confira!
O que é produtividade dos colaboradores?
Produtividade é uma palavra utilizada para descrever o quanto uma pessoa ou uma equipe cria para obter resultados.
Quando se trata de indivíduos, geralmente a produtividade é representada por quanto eles conseguem realizar em um único dia. Já no caso de equipes, trata-se de quantos projetos ou tarefas atribuídas aos membros da equipe foram finalizadas.
Em muitas empresas, a produtividade é um fator que faz com que funcionários se destaquem – ou não. Se um colaborador é muito produtivo e contribui para o crescimento da empresa, ele costuma progredir profissionalmente mais rápido.
Qual é o conceito de produtividade?
Se ainda não está claro para você o que é produtividade, pense que o seu conceito está relacionado a capacidade e o tempo que uma pessoa ou equipe levar para produzir algo.
Por exemplo, se um colaborador consegue finalizar o fechamento de caixa em um dia, enquanto outra pessoa faz isso em três dias, o primeiro pode ser considerado mais produtivo.
Vale destacar que esse é apenas um exemplo simples para que você consiga compreender qual é o significado de produtividade. Na prática, é importante que sejam analisados mais de um fator, como qual a situação geral do colaborador.
Além disso, trata-se de uma questão que pode ser mensurada e é uma característica que pode ser desenvolvida.
Portanto, em suma, a produtividade no trabalho está relacionada ao máximo de atividades que o colaborador ou equipe consegue realizar em menor tempo. Dessa maneira, é possível que ele otimize seu trabalho e apresente melhores resultados com uma quantidade menor de esforço.
10 dicas para aumentar a produtividade da equipe financeira
Mas, afinal, como melhorar a produtividade da equipe financeira? Agora que já explicamos o que é a produtividade no trabalho, está na hora de compreender quais atitudes você pode tomar para aumentar o desempenho da sua equipe do financeiro.
Aqui está uma lista que elaboramos e que pode te ajudar a obter o aumento da produtividade individual e de equipe.
1. Identifique e resolva os problemas que afetam e produtividade
O primeiro passo para aumentar a produtividade na empresa é identificar quais são os problemas que estão afetando o desempenho dos colaboradores. Aqui estão algumas questões que você deve ter atenção:
- Falhas manuais;
- Lentidão nos processos;
- Erros na comunicação;
- Fraudes;
- Má gestão das informações;
- Divisão incorreta de tarefas ou pouco clareza;
- Falta de documentos.
Após identificar as falhas, é necessário resolvê-las o mais rápido possível. Consequentemente, sua equipe financeira pode executar suas tarefas de maneira mais organizada e com facilidade.
2. Ofereça treinamento para a equipe
O próximo passo importante é oferecer treinamentos aos colaboradores. Por exemplo, se um novo software está sendo utilizado para gestão de custos, é necessário que os membros da equipe do financeiro realizem treinamentos.
Com a capacitação adequada, os profissionais estarão preparados para utilizar a ferramenta da melhor maneira possível, sem muitas dúvidas iniciais, além obterem melhores resultados.
3. Automatize os processos manuais
Uma das melhores decisões que você pode tomar para obter maior produtividade da equipe do financeiro é automatizar processos manuais.
Existem diversos benefícios em fazer isso. Por exemplo, ao automatizar as tarefas repetitivas, isso libera o tempo dos colaboradores para que eles se concentrem em outras atividades. Além disso, a automatização reduz falhas humanas.
Contas a pagar e a receber, gerenciamento de despesas, faturamento, entre outras tarefas, podem ser automatizadas até certo ponto. Com isso, é possível economizar tempo e esforço, melhorando a eficiência.
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4. Tenha uma comunicação clara
A comunicação é algo essencial para ocorrer um bom trabalho em equipe. A falta dela pode resultar na falha de processos.
Portanto, é importante que os gestores deixem claro quais são suas expectativas, as políticas e procedimentos da empresa em relação ao setor e assim por diante. Outra questão necessária é que os líderes estejam abertos para receberem feedbacks.
Além disso, a empresa precisa oferecer canais de comunicação adequados. Dessa maneira, evita-se que informações não sejam compartilhadas e ainda é importante para integrar colaboradores.
5. Faça a integração com outros departamentos
Geralmente, a equipe financeira depende do recebimento de dados de outras equipes para poder realizar seu trabalho.
Caso você utilize ou queira utilizar um software ERP, ou outra solução para finanças, é essencial que exista a integração do sistema com outros departamentos. Assim, o compartilhamento de dados pode ocorrer com maior facilidade e rapidez.
6. Elimine processos redundantes
Elimine os processos ou tarefas que não são mais necessárias – e que não afetarão o departamento e a empresa quando forem removidos.
Na maioria das vezes, as redundâncias provocam uma grande perda de tempo e, consequentemente, diminuem os esforços dos colaboradores.
7. Disponibilize as soluções certas
Quando o assunto é aumento de produtividade da equipe, o departamento financeiro pode ter os melhores profissionais, mas se não tiver as soluções certas, não conseguirá obter melhores resultados.
Por exemplo, você pode fornecer à sua equipe um software de gerenciamento financeiro ou um cartão de crédito PJ – como o do VExpenses – confiável para centralizar os gastos em um só lugar.
A partir do momento que os colaboradores têm acesso a boas soluções, com análises de dados integradas, podem realizar seu trabalho com maior eficiência.
8. Promova a transparência na empresa
A transparência é algo essencial em qualquer departamento da empresa. Porém, quando se trata do setor financeiro, é algo ainda mais importante.
Na equipe do financeiro, onde os colaboradores geralmente têm uma grande quantidade de responsabilidades, a necessidade de ter expectativas claras e percepção de metas é ainda mais crítica.
Os gestores precisam aproveitar o momento de feedback, conversas e treinamentos para que os profissionais entendam exatamente onde estão e o que devem fazer para crescer na organização.
Quando não existe transparência na companhia, os funcionários podem facilmente se sentir desconectados de seu trabalho – gerando falta de iniciativa para se desenvolver e crescer.
Leia também: Sistema de compliance: o que é e como implementar
9. Incentive os gestores a terem melhores conversas com a equipe
Esta dica está diretamente relacionada com a dica anterior. Aqui, mais uma vez, é necessário ter transparência.
Conversas sobre desempenho e desenvolvimento devem acontecer de maneira recorrente. Os gestores devem realizar reuniões individuais com seus colaboradores para dar feedback, solucionar problemas e mostrar reconhecimento.
Além disso, os líderes também precisam entender quais são as metas pessoais e profissionais de cada colaborador. Assim, podem ajudá-los para que se desenvolvam.
Como já falamos, ser produtivo é uma característica que pode ser desenvolvida nas pessoas. Por esse motivo, os gestores precisam entender mais sobre o trabalho dos profissionais da equipe para poderem auxiliá-los.
10. Ofereça um ambiente de trabalho saudável
Não é fácil – e nem o ideal – encontrar uma pessoa que tenha um ótimo desempenho sob estresse contínuo. Se os membros da equipe estiverem sempre preocupados e próximos de terem um esgotamento mental, eles não serão produtivos.
Isto é, se a empresa não oferecer um ambiente de trabalho saudável, dificilmente terá equipes com alto nível de desempenho.
Portanto, certifique-se que os profissionais saibam que não existe problema algum em realizar pausas. O importante é que exista um equilíbrio entre descanso e realização das tarefas.
Além disso, é importante ter atenção se nenhum dos colaboradores está com sobrecarga de atividades ou com algum problema pessoal.
Para entender essa questão, é crucial que os gestores aproveitem as conversas individuais para entender se os funcionários:
- Estão felizes com suas atividades;
- Se está tudo bem na vida pessoal;
- Se eles passam tempo suficiente com a família.
Além das reuniões para feedback, os líderes também podem marcar encontros fora do ambiente de trabalho com toda a equipe. Isso ajudará a promover um momento de diversão e aproximação entre os colaboradores.
Outra questão importante é que o RH da empresa ofereça benefícios e salários justos. Quanto mais satisfeitos os profissionais estiverem com a organização, mais produtivos poderão ser.
Como medir a produtividade da equipe
Embora existam diferentes maneiras de medir a produtividade da equipe, em alguns tipos de negócios, não é tão simples quantificar a quantidade de tarefas por dia.
No entanto, aqui estão algumas opções para você medir a produtividade da equipe.
Utilize ferramentas
A primeira opção é utilizar ferramentas para medir a produtividade de cada colaborador. Caso observe que está ocorrendo um aumento na entrega de projetos e tarefas ou na velocidade de conclusão, pode entender que a produtividade em equipe está maior.
Observe suas métricas
Se você observar uma melhoria nas principais métricas do setor financeiro, e não fez a contratação recente de um novo membro, provavelmente a equipe está mais produtiva.
Claro, esse não é um indicador de sucesso, é algo que você deve ter atenção e que pode, sim, apresentar uma melhoria no desempenho dos profissionais.
Confie na sua equipe
Se os líderes se dedicaram para construir e cultivar uma cultura de transparência na empresa, então é importante confiar em seus colaboradores.
Em outras palavras, é importante conversar diretamente com cada profissional para que eles digam o quanto estão ou não sendo produtivos. Pode ser que alguns não sejam verdadeiros, mas, com o tempo, isso ficará claro.
Nas reuniões individuais, é importante que os gestores perguntem como está a entrega de demandas, o que está pendente, o que precisa ser feito, quando será feito e assim por diante.
Assim, é possível fazer um acompanhamento e, na próxima reunião, verificar como está a produtividade de cada membro da equipe.
Inclusive, também é importante que os gestores saibam como cobrar produtividade da equipe. Caso percebam que algum profissional não está atendendo suas expectativas de desempenho, é importante conversar para entender o que está acontecendo.
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