O recibo de reembolso formaliza a devolução de valores pagos por um colaborador ou prestador de serviço em nome da empresa. Ele serve como um comprovante contábil e garante que as despesas reembolsadas estejam devidamente registradas.
Quando um colaborador ou prestador de serviço precisa ser reembolsado por despesas realizadas em nome da empresa, é importante que o processo seja documentado corretamente.
O recibo de reembolso é a ferramenta que formaliza esse pagamento, garantindo transparência e conformidade fiscal.
Neste artigo, explicamos em detalhes o que é e para que serve esse recibo, quais informações devem estar presentes e quando ele é necessário.
Ao final do texto, disponibilizamos um modelo gratuito de recibo de reembolso de despesas para você utilizar.
Boa leitura!
O que é um recibo de reembolso?
Um recibo de reembolso é um documento formal que comprova a devolução, por parte da empresa, de um valor pago antecipadamente por um colaborador ou prestador de serviço. Ele serve para registrar que a empresa reembolsou essa despesa.
Esse documento mantém a transparência na gestão financeira, permitindo um controle adequado das despesas corporativas e evitando possíveis fraudes.
Além disso, garante que a empresa e o beneficiário estejam protegidos juridicamente, evitando problemas fiscais e administrativos.
O recibo de reembolso é especialmente utilizado nas seguintes situações:
- viagens corporativas;
- compra de materiais necessários para a execução do trabalho;
- reembolsos de deslocamento;
- pagamentos realizados por terceiros em nome da empresa.
Exemplo prático:
Imagine que um colaborador precisa viajar a trabalho para participar de uma reunião com um cliente. Durante essa viagem, ele arca com despesas como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte.
Ao retornar, o profissional apresenta os comprovantes desses gastos para a empresa, que analisa e aprova o reembolso. Para formalizar essa devolução do dinheiro, a empresa emite um recibo de reembolso, registrando a transação de forma transparente e garantindo conformidade com as regras financeiras e contábeis.
Um ponto de atenção é que, para ser válido, o recibo deve conter informações detalhadas, como a identificação do beneficiário, a descrição das despesas reembolsadas, o valor total, a data da transação e a assinatura do beneficiário.
Esses elementos garantem que o documento seja aceito tanto internamente quanto por órgãos reguladores, quando necessário.
Como formalizar um pedido de reembolso?
Para que um reembolso seja processado corretamente, é importante seguir um fluxo bem definido dentro da empresa.
Esse processo pode variar de acordo com as políticas internas, mas, de maneira geral, envolve os seguintes passos:
- reunir os comprovantes das despesas — notas fiscais, recibos ou outros documentos que justifiquem os gastos realizados;
- preencher um formulário de solicitação de reembolso — esse formulário pode ser físico ou digital, dependendo da empresa;
- encaminhar para aprovação — normalmente, a solicitação passa por uma análise do gestor ou do setor financeiro;
- aguardar a liberação do pagamento — após a aprovação, o reembolso é processado conforme os prazos estabelecidos pela empresa.
Seguir um fluxo organizado reduz erros e garante que os reembolsos sejam processados de forma eficiente.
Qual é a diferença entre recibo de reembolso de despesas e nota fiscal?
Uma dúvida comum é a diferença entre um recibo de reembolso de despesas e uma nota fiscal. Enquanto a nota fiscal é um documento fiscal emitido por um fornecedor ao vender um produto ou serviço, o recibo de reembolso é um documento interno que apenas registra a devolução do dinheiro gasto por um colaborador ou prestador.
Ou seja, a nota fiscal prova a aquisição de um bem ou serviço, enquanto o recibo de reembolso apenas demonstra que um valor foi devolvido ao pagador original.
Como preencher um modelo de recibo de reembolso corretamente?
Para garantir que o modelo de recibo de reembolso esteja correto e cumpra sua função contábil, ele deve conter algumas informações essenciais.
Esses dados garantem que o processo seja documentado corretamente, evitando problemas fiscais e administrativos.
Veja os principais campos que devem ser preenchidos:
- identificação do beneficiário — nome completo e CPF ou CNPJ de quem está recebendo o reembolso. Isso permite rastrear o pagamento e associá-lo ao responsável correto;
- descrição detalhada das despesas — cada gasto reembolsado deve ser descrito de forma clara, incluindo data, tipo de despesa e justificativa. Isso evita ambiguidades e facilita auditorias;
- valor total do reembolso — deve ser especificado o valor total a ser reembolsado, informando a moeda e detalhando eventuais impostos incluídos;
- data da transação — indicar a data em que o reembolso foi realizado é importante para controle financeiro e fechamento contábil;
- assinatura do beneficiário — a assinatura confirma que o valor foi recebido corretamente, garantindo maior segurança jurídica para ambas as partes.
O preenchimento adequado dessas informações evita erros e assegura que o processo esteja em conformidade com as exigências fiscais.
Baixe o Relatório de Despesas de Viagens (RDV), uma ferramenta completa e gratuita desenvolvida para oferecer praticidade e eficiência no controle financeiro das viagens corporativas.
Modelo de recibo de reembolso de despesas pronto para uso
Abaixo, disponibilizamos um modelo de recibo de reembolso que pode ser utilizado para documentar reembolsos dentro da sua empresa.
Confira!
RECIBO DE REEMBOLSO DE DESPESAS
Eu, [Nome do beneficiário], portador do CPF/CNPJ [Número], recebi da empresa [Nome da empresa], inscrita no CNPJ [Número da empresa], a quantia de R$ [Valor], referente ao reembolso das seguintes despesas:
- [Descrição da despesa 1]: R$ [Valor]
- [Descrição da despesa 2]: R$ [Valor]
- [Descrição da despesa 3]: R$ [Valor]
O pagamento foi realizado via [Forma de pagamento: Transferência, Pix, etc.], na data de [Data do pagamento].
Declaro que recebi a referida quantia e dou plena quitação do valor recebido.
[Local e data]
[Assinatura do beneficiário]
Facilite a gestão de reembolsos com a VExpenses
Quer eliminar a burocracia e garantir um controle mais eficiente dos reembolsos? Com a VExpenses, você pode centralizar todas as solicitações e aprovações de reembolso em uma plataforma intuitiva e automatizada.
Os colaboradores só precisam inserir a foto e os dados da despesa na plataforma — e pronto! Ela é lançada automaticamente no sistema, agilizando a prestação de contas, a aprovação e até mesmo a conciliação bancária.
A VExpenses também oferece cartão corporativo que simplifica o dia a dia da empresa, incluindo as viagens a trabalho e o controle de caixinha. Isso facilita a rotina do financeiro e otimiza a gestão de despesas.
Saiba mais sobre como a VExpenses pode melhorar a sua rotina:
- monitoramento de despesas em tempo real;
- tecnologia Intelliscan para preenchimento automático de despesas por meio de uma foto da nota fiscal;
- Hórus, nossa IA de auditoria fiscal, que alerta sobre possíveis inconsistências e fraudes;
- cálculo preciso de reembolsos de quilometragem com acompanhamento via GPS;
- integração automática com seu ERP para otimizar a contabilidade;
- dashboards e relatórios personalizados para uma visão estratégica dos gastos.
Reduza burocracias, acelere processos e tenha mais transparência na gestão de despesas e viagens!
