O reembolso de combustível é o processo no qual uma empresa devolve ao colaborador o valor gasto com abastecimento durante viagens a trabalho ou uso de veículos corporativos.
Organizar o reembolso de combustível, seja por km rodado ou por outro método, pode parecer desafiador à primeira vista, mas com um processo bem definido tudo se torna mais prático e eficiente.
Neste texto, vamos explicar o que é o reembolso de combustível e como calcular o valor que deve retornar ao colaborador.
Ao final do artigo, traremos uma solução para garantir economia e eficiência ao processo de gestão de combustível na sua empresa.
Continue com a gente e boa leitura!
O que é reembolso de combustível?
O reembolso de combustível é o processo em que uma empresa devolve ao colaborador os valores que ele pagou do próprio bolso para abastecer um veículo em deslocamentos a trabalho, como viagens, reuniões ou visitas externas (independentemente de o veículo ser do próprio funcionário, alugado ou da empresa).
Esse reembolso acontece mediante a apresentação de comprovantes (como notas fiscais ou recibos) e conforme as diretrizes estabelecidas pela política interna da empresa, garantindo que o colaborador não arcará com os custos desses deslocamentos profissionais.
É importante destacar que o reembolso de combustível não é um benefício — tampouco tem valor fixo, como o vale-transporte —, mas sim um ressarcimento de gastos específicos durante o exercício de suas funções profissionais.
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O que a lei diz sobre o reembolso de combustível?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não prevê explicitamente o reembolso de combustível, mas se entende que despesas realizadas pelo trabalhador para cumprir suas funções devem ser reembolsadas pela empresa, uma vez que o empregado não pode arcar com custos do exercício de suas atividades.
Como funciona o reembolso de combustível por km rodado?
No reembolso de combustível por km rodado, a empresa estabelece um valor fixo para cada quilômetro percorrido, levando em conta fatores como o custo médio do combustível, manutenção e depreciação do veículo.
Após completar o deslocamento, o colaborador registra a distância percorrida, seja por meio de um relatório, leitura do hodômetro ou sistemas de rastreamento, e apresenta essa documentação para que o valor seja calculado, multiplicando os quilômetros rodados pelo valor preestabelecido.
Essa abordagem pode simplificar o processo, dispensando a necessidade de comprovar o gasto exato com combustível em cada viagem e trazendo uma compensação padronizada pelos custos incorridos durante os deslocamentos profissionais.
Outros aspectos práticos do reembolso de km para funcionários
No contexto do reembolso de km para funcionários, a definição de regras claras e a comunicação interna fazem toda a diferença.
É importante que as políticas de reembolso estejam alinhadas com as diretrizes da empresa, permitindo que os colaboradores saibam exatamente quais gastos serão ressarcidos e quais são os procedimentos para o registro e a comprovação.
Aqui estão pontos-chave que a empresa deve considerar:
- a definição de um valor padrão por quilômetro rodado;
- o prazo para envio dos comprovantes e processamento do reembolso;
- a utilização de plataformas digitais para facilitar a gestão — vamos falar mais sobre isso nos próximos tópicos.
Boas práticas ao calcular o reembolso de combustível
Ao calcular o reembolso de combustível, algumas etapas são necessárias para garantir que o colaborador seja ressarcido corretamente. Confira, a seguir, cuidados essenciais para um processo de reembolso e prestação de contas transparente.
Registro da quilometragem
É importante zerar o hodômetro ou registrar a quilometragem inicial antes do início do deslocamento profissional. Ao término do percurso, o colaborador anota a distância percorrida, informação essencial para o cálculo, especialmente no método de reembolso por km rodado.
Solicitação do comprovante de pagamento
Após o pagamento do abastecimento, o colaborador deve solicitar nota fiscal e guardá-la para enviar à empresa. Esse documento comprova a despesa e contribui para a transparência no processo de reembolso.
Verificação do consumo do veículo
Determinar quantos quilômetros o veículo percorre por litro de combustível também é importante. Essa medida, obtida dividindo o total de quilômetros rodados pelo total de litros consumidos, possibilita uma avaliação mais precisa dos custos.
Inclusão de despesas adicionais
Outros custos, como manutenção, seguro, pedágios e estacionamento, podem ser somados ao valor do reembolso, desde que estejam previstos na política interna da empresa.
Esse acordo evita divergências e garante que todos os gastos sejam contemplados de maneira justa.
Uso de ferramentas tecnológicas
Soluções tecnológicas, como a funcionalidade de reembolso de km via gps, auxiliam na coleta automática dos dados, minimizando erros e facilitando o processo de conferência e aprovação do reembolso.
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Como o cartão corporativo pode substituir o reembolso de combustível?
Se a sua empresa deseja substituir o reembolso de combustível, existem algumas alternativas que podem ser mais práticas, reduzir a burocracia e otimizar o controle de despesas. Entre as principais opções está o cartão corporativo.
Nos cartões corporativos pré-pagos, por exemplo, a empresa deposita antecipadamente o valor que o colaborador pode gastar. Além de eliminar a necessidade de reembolso, isso traz vantagens como:
- maior controle sobre os gastos;
- controle em tempo real dos gastos;
- conciliação automática das transações;
- sem faturas para pagar e sem surpresas no orçamento.
Leia também: Cartão corporativo para viagens: como funciona? Confira!
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- seja sinalizado quando uma despesa de combustível não seguir a política;
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