Reembolso de combustível: como calcular + planilhas gratuitas

Entenda o reembolso de combustível e descubra soluções para economizar na gestão de combustível da sua empresa.
24 de fevereiro de 2025
8 min de leitura

O reembolso de combustível é o processo no qual uma empresa devolve ao colaborador o valor gasto com abastecimento durante viagens a trabalho ou uso de veículos corporativos.

Organizar o reembolso de combustível, seja por km rodado ou por outro método, pode parecer desafiador à primeira vista, mas com um processo bem definido tudo se torna mais prático e eficiente.

Neste texto, vamos explicar o que é o reembolso de combustível e como calcular o valor que deve retornar ao colaborador.  

Ao final do artigo, traremos uma solução para garantir economia e eficiência ao processo de gestão de combustível na sua empresa. 

Continue com a gente e boa leitura! 

O que é reembolso de combustível?

O reembolso de combustível é o processo em que uma empresa devolve ao colaborador os valores que ele pagou do próprio bolso para abastecer um veículo em deslocamentos a trabalho, como viagens, reuniões ou visitas externas (independentemente de o veículo ser do próprio funcionário, alugado ou da empresa). 

Esse reembolso acontece mediante a apresentação de comprovantes (como notas fiscais ou recibos) e conforme as diretrizes estabelecidas pela política interna da empresa, garantindo que o colaborador não arcará com os custos desses deslocamentos profissionais.

É importante destacar que o reembolso de combustível não é um benefício — tampouco tem valor fixo, como o vale-transporte —, mas sim um ressarcimento de gastos específicos durante o exercício de suas funções profissionais.

Acesse a planilha gratuita de Comparação de Deslocamento. Com a nossa ferramenta, você pode comparar os valores e escolher a melhor alternativa para o seu negócio.

O que a lei diz sobre o reembolso de combustível?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não prevê explicitamente o reembolso de combustível, mas se entende que despesas realizadas pelo trabalhador para cumprir suas funções devem ser reembolsadas pela empresa, uma vez que o empregado não pode arcar com custos do exercício de suas atividades.

Como funciona o reembolso de combustível por km rodado?

No reembolso de combustível por km rodado, a empresa estabelece um valor fixo para cada quilômetro percorrido, levando em conta fatores como o custo médio do combustível, manutenção e depreciação do veículo. 

Após completar o deslocamento, o colaborador registra a distância percorrida, seja por meio de um relatório, leitura do hodômetro ou sistemas de rastreamento, e apresenta essa documentação para que o valor seja calculado, multiplicando os quilômetros rodados pelo valor preestabelecido. 

Essa abordagem pode simplificar o processo, dispensando a necessidade de comprovar o gasto exato com combustível em cada viagem e trazendo uma compensação padronizada pelos custos incorridos durante os deslocamentos profissionais.

Outros aspectos práticos do reembolso de km para funcionários

No contexto do reembolso de km para funcionários, a definição de regras claras e a comunicação interna fazem toda a diferença. 

É importante que as políticas de reembolso estejam alinhadas com as diretrizes da empresa, permitindo que os colaboradores saibam exatamente quais gastos serão ressarcidos e quais são os procedimentos para o registro e a comprovação.

Aqui estão pontos-chave que a empresa deve considerar:

  • a definição de um valor padrão por quilômetro rodado;
  • o prazo para envio dos comprovantes e processamento do reembolso;
  • a utilização de plataformas digitais para facilitar a gestão — vamos falar mais sobre isso nos próximos tópicos.
Assista à nossa demonstração sobre registro de deslocamento!

Boas práticas ao calcular o reembolso de combustível

Ao calcular o reembolso de combustível, algumas etapas são necessárias para garantir que o colaborador seja ressarcido corretamente. Confira, a seguir, cuidados essenciais para um processo de reembolso e prestação de contas transparente.

Registro da quilometragem

É importante zerar o hodômetro ou registrar a quilometragem inicial antes do início do deslocamento profissional. Ao término do percurso, o colaborador anota a distância percorrida, informação essencial para o cálculo, especialmente no método de reembolso por km rodado.

Solicitação do comprovante de pagamento

Após o pagamento do abastecimento, o colaborador deve solicitar nota fiscal e guardá-la para enviar à empresa. Esse documento comprova a despesa e contribui para a transparência no processo de reembolso.

Verificação do consumo do veículo

Determinar quantos quilômetros o veículo percorre por litro de combustível também é importante. Essa medida, obtida dividindo o total de quilômetros rodados pelo total de litros consumidos, possibilita uma avaliação mais precisa dos custos.

Inclusão de despesas adicionais

Outros custos, como manutenção, seguro, pedágios e estacionamento, podem ser somados ao valor do reembolso, desde que estejam previstos na política interna da empresa. 

Esse acordo evita divergências e garante que todos os gastos sejam contemplados de maneira justa.

Uso de ferramentas tecnológicas

Soluções tecnológicas, como a funcionalidade de reembolso de km via gps, auxiliam na coleta automática dos dados, minimizando erros e facilitando o processo de conferência e aprovação do reembolso.

Baixe agora a nossa Calculadora Gratuita de Quilometragem para saber o valor que a sua empresa deve aplicar na hora de calcular os reembolsos dos gastos com quilometragem dos colaboradores! 

Como o cartão corporativo pode substituir o reembolso de combustível?

Se a sua empresa deseja substituir o reembolso de combustível, existem algumas alternativas que podem ser mais práticas, reduzir a burocracia e otimizar o controle de despesas. Entre as principais opções está o cartão corporativo.

Nos cartões corporativos pré-pagos, por exemplo, a empresa deposita antecipadamente o valor que o colaborador pode gastar. Além de eliminar a necessidade de reembolso, isso traz vantagens como:

  • maior controle sobre os gastos;
  • controle em tempo real dos gastos;
  • conciliação automática das transações;
  • sem faturas para pagar e sem surpresas no orçamento.

Leia também: Cartão corporativo para viagens: como funciona? Confira!

Conheça a solução completa de controle de gastos com combustível da VExpenses

Com o produto de gestão de combustível da plataforma VExpenses, a sua equipe economiza tempo nos processos de reembolso e ganha transparência, eficiência e segurança em toda a prestação de contas. 

Confira tudo o que você pode fazer com a nossa solução:

  1. crie políticas específicas para abastecimentos e aumente o controle da gestão sobre as despesas de combustível da sua empresa;
  2. saiba o valor gasto por litro, odômetro, tipo de combustível, veículo e mais;
  3. seja sinalizado quando uma despesa de combustível não seguir a política; 
  4. integre aos Cartões VExpenses e simplifique os pagamentos e comprovação dos gastos de abastecimentos;
  5. cadastre e faça o controle de veículos pela plataforma, sejam eles próprios ou terceiros;
  6. compare os dados dados da despesa de combustível com as de percurso por GPS ou mapa.

Que tal conhecer na prática essa solução e entender todos os benefícios que ela pode trazer para a sua empresa? Assista a uma demonstração gratuita do módulo de gestão de despesas com combustível da plataforma VExpenses!

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Tarina Lemmi
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