Quem trabalha — ou já trabalhou — em médias e grandes empresas, provavelmente já teve contato com o setor de compras. Esse é um departamento muito importante para os negócios, já que é responsável pela aquisição de produtos e serviços para a empresa.
Trata-se de um setor procurado por colaboradores de outros departamentos quando precisam adquirir algo para ajudar na realização de suas tarefas. Além disso, também é necessário para que ocorram compras diretamente relacionadas ao processo produtivo da empresa.
Muitas pessoas não compreendem a real importância do setor. Com profissionais capacitados, é possível negociar preços mais baixos com fornecedores e obter maior eficiência e economia para a organização. Porém, o departamento vai além disso, já que, por exemplo, também é importante saber fazer uma boa gestão de despesas.
Continue a leitura para entender melhor como o setor de compras pode ajudar a impulsionar a eficiência e economia da sua empresa!
O que é o setor de compras e qual é o seu papel em uma empresa
O setor de compras, como o próprio nome sugere, é o departamento responsável por comprar produtos ou serviços para a empresa.
Isso envolve desde a compra de itens para que colaboradores desempenhem suas funções — como material de escritório —, até produtos que estão relacionados ao operacional do negócio.
Para que fique mais claro, imagine que você trabalha em uma empresa que realiza obras pela cidade. Logo, essa área pode fazer desde a compra de canetas — para uso dos colaboradores — até de peças para algum veículo de obra, como motores.
Embora seja um departamento extremamente importante, para que ele não ofereça problemas financeiros à empresa, é necessário que existam boas negociações e gestão de custos.
Como é a rotina do setor de compras
O setor tem como objetivo fazer o controle de compras, reduzir custos e garantir a aquisição do melhor produto ou serviço para a empresa.
Algumas tarefas que fazem parte da rotina do departamento de compras são:
- Seleção e cadastro dos fornecedores, considerando qualidade, confiabilidade, preço e atendimento;
- Recebimento e organização dos pedidos de compras de diversas áreas do negócio;
- Realização de cotações e orçamentos para as compras;
- Negociação com fornecedores com o objetivo de obter os melhores preços, condições de pagamento e prazos de entrega;
- Emissão de ordens de compra;
- Acompanhamento do estoque para saber quando algo precisa ser comprado;
- Organização de documentos fiscais, com a área de contabilidade.
Entenda melhor algumas etapas da rotina.
Contato com fornecedores
A primeira tarefa dos colaboradores do departamento é selecionar e gerenciar adequadamente os fornecedores. A partir do momento em que o setor tem conhecimento do que precisa comprar, é hora de solicitar cotações.
O setor deve sempre ter um bom banco de dados de fornecedores e sempre considerar preço, prazo de entrega, confiabilidade, qualidade do material e questões trabalhistas e legais antes de finalizar a compra.
Avaliação do desempenho de compras
O departamento faz mais do que apenas as compras para a empresa, ele precisa avaliar o desempenho do que foi comprado. Em outras palavras, é essencial saber a importância de cada aquisição para a empresa.
Para isso, o profissional pode fazer os seguintes questionamentos:
- A compra oferece melhoria para o produto ou serviço final?
- Ela vai contribuir para a satisfação dos colaboradores ou clientes;
- Ela pode interferir no retorno do investimento?
O pensamento estratégico é extremamente importante para responder a essas perguntas.
Também é importante observar eventuais reclamações de clientes referentes a cada item, bem como feedbacks do time de vendas.
Realizar e avaliar cotações internas
Uma das principais funções do departamento de compras é realizar e avaliar as solicitações internas. Quando um pedido é feito, pode ser que a estimativa de custo tenha sido fornecida antes e isso pode ou não ser aprovado pelos compradores.
Diversos fatores podem ser analisados, como o impacto da compra, orçamento disponível, prioridade e assim por diante.
O setor, inclusive, pode questionar a solicitação, estimar prazos, oferecer produtos ou serviços alternativos (com melhor custo) e até mesmo estabelecer um teto para proposta.
Como o setor de compras pode ajudar a otimizar o processo de aquisição de produtos e serviços?
O trabalho dos profissionais do setor de compras não é voltado apenas para a solicitação de cotações e compras. Como citamos no tópico anterior, também é importante que o departamento tenha métricas bem definidas e faça análises.
Dessa maneira, os colaboradores podem e devem criar estratégias para otimizar o processo de aquisição de produtos e serviços. Outras questões que também ajudam a atingir esse objetivo são:
- Definição e acompanhamento de KPIs de compras, como quantidade de compras por períodos, quantidade de solicitações, etc.;
- Planejamento de longo prazo para identificar possíveis problemas e melhorias.
Quando um departamento pensa de maneira estratégica, definindo e observando indicadores, é possível saber se algo está dando certo ou errado. Com isso, é possível otimizar o processo de aquisição de produtos ou serviços e obter melhores resultados.
Como o setor de compras pode contribuir para a redução de custos e maximização dos lucros
Agora que você já sabe o que é o setor de compras e como ele funciona, está na hora de compreender como o departamento pode ajudar a reduzir custos e aumentar o lucro da empresa.
1. Negociando preços mais baixos
Uma das principais funções do departamento de compras é negociar preços mais baixos para a compra de produtos ou serviços. Além de escolher os melhores fornecedores, o setor também precisa acompanhar se eles continuam a ser as melhores opções no decorrer do tempo.
O profissional que atua com compras também deve buscar garantias e descontos com o fornecedor.
2. Gerenciando relacionamentos
O trabalho do departamento de compras não está relacionado apenas a fechar negócios, mas manter uma boa relação com os fornecedores.
O objetivo é o de facilitar boas negociações e fazer com que o fornecedor mantenha-se interessado no relacionamento de longo prazo.
Para isso, é importante que o setor trabalhe em conjunto com os outros departamentos relacionados, como o de finanças, para que não ocorra atrasos nos pagamentos, por exemplo.
3. Melhorando a qualidade do produto ou serviço final
O setor pode ajudar a melhorar a qualidade do produto ou serviço final oferecido pela empresa. Afinal, ele faz pesquisas de fornecedores e deve se preocupar em escolher opções de qualidade.
Caso isso não aconteça e o departamento se preocupe apenas em fazer compras com menor custo, o negócio pode obter a insatisfação dos clientes.
4. Aproveitando a tecnologia
Seu departamento de compras deve identificar soluções de tecnologia para resolver os problemas de sua cadeia de suprimentos.
O departamento de compras também deve desempenhar um papel importante na seleção e implementação de sistema ERP, sistemas de controle de estoque e outras tecnologias que visam melhorar a eficiência do gerenciamento de sua cadeia de suprimentos.
Os principais desafios enfrentados pelo setor de compras e como superá-los
O setor de compras é um dos que mais enfrenta desafios nas empresas. Isso acontece porque ele precisa agir conforme o orçamento do negócio.
Aqui estão os principais desafios enfrentados pelo departamento.
Encontrar bons fornecedores
A escolha de bons fornecedores é sem dúvida um dos principais desafios para quem trabalha com o processo de compras. Essa dificuldade existe devido a algumas questões, como:
- Qualidade dos produtos ou serviços;
- Preços;
- Prazos de entrega;
- Atendimento ao cliente — antes e depois da venda;
- Reputação do fornecedor no mercado.
Para que o departamento realmente consiga fazer bons negócios, é essencial que os colaboradores responsáveis façam pesquisas e comparativos de fornecedores para que escolham a melhor opção.
Comprar a quantidade de itens necessária
Outro grande desafio para o setor é definir a quantidade correta de itens que devem ser comprados. Fazer compras abaixo do que é necessário, ou em excesso, é algo que pode gerar problemas e custos ao negócio.
Para evitar erros na definição de quantidades a serem compradas, é importante existir um bom controle e acompanhamento de estoque. Além disso, é necessária boa organização das solicitações de compras, para que análises sejam feitas.
O setor de compras é extremamente importante para as empresas. Afinal, é o departamento responsável por comprar produtos e serviços necessários para a realização do trabalho dos colaboradores e do processo operacional (produção) do negócio.
No entanto, por se tratar de uma área diretamente envolvida com o “gasto” do dinheiro da organização, é fundamental um trabalho estratégico para que a empresa não tenha prejuízos financeiros.
Na verdade, o departamento precisa se preocupar com todo o processo, começando pela realização de negociações para obter bons preços, até o aumento da lucratividade do negócio.
Quer conferir mais dicas para esse setor tão importante para as empresas? Confira nosso conteúdo sobre Controle de Compras: o que é e como fazer na sua empresa!
