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Centro de custo: tudo o que você precisa saber!

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Administrar uma empresa não é uma tarefa fácil, tampouco mantê-la com crescimento acelerado. Mas, saiba que isso não é impossível. Só que para que a sua companhia cresça e se estabeleça no mercado é importante adotar métodos específicos que ajudem a destacar o seu negócio. E uma das principais estratégias que você pode utilizar é o centro de custo.

O conceito é simples e cotidiano para quem trabalha na área contábil. Contudo, é fundamental que empresários e gestores de outras áreas também estejam familiarizados com esta metodologia e saibam aplicá-la corretamente.

Neste artigo você vai entender o que é centro de custo financeiro e como apurá-los na sua empresa. Além de compreender como a abordagem pode ser útil para seu negócio, oferecendo muitas vantagens em longo prazo.

Continue a leitura e aprenda como implantar centros de custos na empresa. Boa leitura!

O que é centro de custo?

Usualmente, os departamentos, setores e unidades da empresa possuem características bem diferenciadas. Enquanto alguns geram bastante receita para o negócio outros acabam gerando mais custos.

Portanto, fazer uma análise detalhada de cada centro de custo é imprescindível para ter uma visão mais completa dos números de cada unidade e da realidade financeira do negócio. Com isso é possível descobrir quais gastam mais, quais usam recursos de maneira mais eficiente, quais são mais ou menos rentáveis, etc.

Assim, podemos definir centro de custo como uma forma de divisão interna que cria unidades independentes em relação à apuração de despesas e receitas. Essa divisão associa custos e pagamentos a cada um dos projetos, departamentos da empresa ou filiais da companhia.

Ou seja, essa separação garante uma gestão de custos e despesas mais eficaz, permitindo que gestores possam tomar decisões estratégicas, baseadas em dados financeiros sólidos

Além disso, uma das dicas ao considerar a adoção de um software de gestão financeira para a empresa é justamente olhar se ele permite que sejam feitas as atribuições por centro de custos. Existem no mercado softwares, como o VExpenses, que permitem não apenas a atribuição por centro de custo, mas também a atribuição por projeto, tornando o controle das despesas ainda mais organizada.

Qualquer organização pode aderir à abordagem dos centros de custos, independente do porte. Inclusive, é altamente recomendado que uma empresa de pequeno porte adira aos centros de custo, pois isso irá prepará-la para crescer de forma mais organizada e com total controle dos recursos de suas atividades.

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Quais os benefícios de adotar o uso de centro de custo na empresa?

já comentamos que a gestão eficiente de custos e despesas é uma das vantagens que o centro de custo proporciona. Mas não é o único.

Confira outros benefícios que esta abordagem pode oferecer:

  • tomada de decisão mais assertiva e eficiente, tanto na compra de equipamentos, como no gerenciamento de mão de obra e capacitação da equipe;
  • redução de gastos de forma consciente, sem interferir na qualidade dos produtos e serviços;
  • análise facilitada dos processos, tornando mais ágil identificar quais áreas precisam de mais investimentos ou destaque, bem como aquelas que estão gerando prejuízo e precisam ser remodeladas;
  • melhor definição da disponibilidade e distribuição de verbas;
  • distribuição de responsabilidade e autonomia para cada unidade avaliar seu próprio desempenho financeiro;
  • visão mais clara de como cada área do negócio está contribuindo para a lucratividade, mesmo que não gere receitas;
  • melhoria do processo produtivo e maior alcance das metas;
  • otimização e organização financeira;
  • relatórios se tornam mais refinados.

Caso prático: como funcionam os centros de custos

Vamos considerar como exemplo o caso de uma empresa de consultoria, cuja sua atividade fim a obriga realizar visitas frequentes à clientes, gerando despesas a trabalho. Essas despesas, por sua vez, são consideradas como parte do custo do serviço de consultoria. 

Por causa disso, esse tipo de negócio requer um processo de reembolso de despesas bem estruturado e organizado, evitando a ocorrência de falhas e irregularidades que possam impactar o caixa da empresa.

Dessa forma, a empresa configura dentro de uma ferramenta de reembolso de despesas, como por exemplo o VExpenses, centros de custos representativos de cada cliente. Assim, toda vez que uma despesa for gerada durante a visita a um cliente, ela já pode ser imediatamente atribuída ao centro de custo referente àquele cliente específico.

Através dos dados gerenciais disponibilizados no dashboard do VExpenses, os gestores da empresa de consultoria são capazes de identificar qual cliente tem maior custo para eles e, assim, tomar decisões mais certeiras quanto a essa demanda financeira.

Ou seja, por meio dos centros de custos financeiros, os gestores conseguem manter um controle mais organizado e transparente tanto do processo de reembolso de despesas, quanto do caixa da empresa.

Como apurar o centro de custos da empresa?

Antes de aprender como apurar o centro de custo, é fundamental compreender que existem 2 tipos de centros existentes:

  • Centro de custos produtivos: unidades que têm impacto direto na fabricação e comercialização dos produtos e serviços. Também chamados de centros diretos, é o caso dos centros de custos representativos de cada cliente da empresa de consultoria que usamos no exemplo anterior.
  • Centro de custos não produtivos: unidades que não se relacionam diretamente com a produção e comercialização. Ou seja, não geram receita direta, mas a empresa precisa delas para funcionar. É o caso das áreas jurídica e administrativa, por exemplo.
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Entender essa diferença é importante, pois cada custo deve ser observado de forma distinta.

Para apurar o centro de custo é preciso, basicamente:

  • relacionar e classificar todos os custos, dividindo-os em produtivos ou não produtivos
  • verificar a adequação de cada custo com a produção do mês, através de análises comparativas e estatísticas;
  • direcionar os custos gerados pelos departamentos não produtivos aos produtivos, conforme necessidade. 

Como implantar centros de custos?

Na realidade não existe um passo a passo concreto para implantar o centro de custos dentro da empresa. Isso acontece porque o processo depende diretamente do tamanho, dos sistemas e dos objetivos de cada organização.

Mas, apesar de parecer ser um processo meticuloso e particular, existem alguns passos comuns que são fundamentais, principalmente para identificar onde o dinheiro está sendo gasto e qual é o retorno que ele proporciona.

1. Identificar os centros de custo

O primeiro passo é avaliar quais as áreas da empresa e quais processos podem ser enquadradas como centros de custo. A partir daí é possível separar a empresa em unidades.

Uma dica relevante é, antes de tudo, categorizar os gastos da empresa como um todo. Podemos imaginar o setor comercial como um centro de custo exemplo em uma empresa de prestação de serviços. Dentro desse centro de custo ficarão agregados todos os esforços de vendas para a aquisição do cliente, como por exemplo os gastos com km rodado gerados no deslocamento de visita à cliente. 

Além disso, é o perfil da sua organização quem irá determinar quais centros de custos serão criados e o quanto cada um será abrangente.

2. Classificar os tipos de custos de cada centro

Como vimos anteriormente, os centros de custos são divididos em custos produtivos e custos não produtivos.

Portanto, depois de definir os centros de custos é fundamental classificá-los dentro de um dos dois tipos de centro de custos, de acordo com os critérios que te ensinamos anteriormente. 

Seguindo desta forma, ficará mais fácil visualizar a forma como o dinheiro está sendo gasto.

3. Compreender a relação entre os centros de custos, centro de lucro e o funcionamento do negócio

Centros de custos e de lucro são importantes facilitadores na gestão financeira da empresa. E não devem ser criados e depois esquecidos.

É fundamental compreender a ligação desses centros e como eles refletem na gestão financeira da organização como um todo.

Acompanhar de perto os gastos de cada setor ou operação permite que os gestores tenham maior controle sob as despesas totais. Garantindo que possam alocar os recursos de forma mais estratégica e calcular os lucros em cada unidade.

Isso, além de aumentar as oportunidades de obter melhores resultados ainda permite que o empreendedor faça previsões das receitas para meses futuros.

O centro de custo se torna, portanto, importante para todas as empresas, independente do segmento e do porte.

Conte com uma ferramenta que te permita tornar seus processos mais otimizados e transparentes através da adoção de centro de custos. Solicite contato com um de nossos especialistas e entenda como o VExpenses pode facilitar sua vida na gestão de reembolso de despesas corporativas.

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