Workflow o que é

Workflow: o que é, como e por que utilizá-lo na empresa

6 minutos de leitura

Diminuir os erros, trabalhar com mais fluidez e nunca perder os prazos é o sonho de qualquer gestor. O que não é um desejo impossível, só que para isso acontecer é fundamental ter controle sobre as atividades desempenhadas dentro da empresa, mantendo um planejamento sobre todas as ações da companhia. Ou seja, de forma mais prática, é preciso entender o workflow, o que é essa ferramenta e como aplicá-la na sua empresa.

Se você está passando por alguma dessas dificuldades é bem provável que ainda não saiba o que é workflow e nem como realmente aplicá-lo. E isso pode ser um problema. 

Além de auxiliar na diminuição do retrabalho e no aumento da fluidez das atividades, aprender o que é workflow é primordial para aumentar a qualidade dos processos internos, melhorar os resultados da empresa e aumentar a sua lucratividade. Por isso, continue a leitura para entender melhor do que estamos falando!

O que é um workflow?

No bom português, o termo workflow significa fluxo de trabalho.

Trata-se de uma prática de automação de processos de negócios, que segue uma hierarquia de acordo com um conjunto de regras pré-estabelecidas e que tem como objetivo otimizar as ações da companhia.

Como funciona o sistema workflow?

O sistema workflow é baseado em um conjunto de ações que devem ser executadas com o objetivo de entregar o produto ou serviço com o máximo de qualidade e menores riscos de erro. 

É como criar uma receita de um bolo, que traz todas as instruções para a execução das etapas. E garante que nenhum ingrediente seja esquecido e percebido apenas na hora de servir. 

O sistema workflow assegura que cada passo seja executado de forma correta e repassado da maneira adequada para que o próximo colaborador dê prosseguimento ao fluxo. Dessa forma, as atividades se interligam de modo sequencial, coerente e automatizada, garantindo maior agilidade, eficiência e êxito na entrega de um produto.

Em um processo de reembolso de despesas corporativas, por exemplo, existe um caminho a ser percorrido até que o valor retorne à conta do colaborador. 

A partir do momento que o colaborador realiza um pagamento em atividade externa, ele sabe exatamente quais as ações que deve realizar em seguida. 

Tirar uma foto da notinha para armazená-la na plataforma de gestão de reembolso, registrar o deslocamento seja por GPS, mapa ou percurso pré-cadastrado, segmentar a despesa por centro de custo ou projeto, elaborar o relatório de despesas, etc.. São várias as etapas a serem cumpridas até realizar, de fato, o pedido de reembolso.

Além disso, esse pode ser um processo manual e mais trabalhoso, com preenchimento de planilhas para cada gasto, ou realizado de forma automatizada e fácil, com o auxílio de um software, como o VExpenses, por exemplo. Para cada uma das duas possibilidades, existe um workflow próprio.

A dica aqui é que quanto mais automatizado o processo, mais simples fica o seu workflow e mais fácil é monitorar todas as atividades. Assim, qualquer tipo de irregularidade pode ser notada com muito mais agilidade e ser prontamente resolvida, evitando maiores problemas.

Mas então, qual a finalidade do workflow?

Depois de entendermos como o workflow funciona, podemos concluir que trata-se, portanto, de um conjunto de regras que guia as atividades de cada pessoa envolvida nos processos da empresa, como se fosse um passo a passo, um guia detalhado para a realização dessas ações.

Quando aplicado no cotidiano da empresa, essa ferramenta facilita a comunicação e a troca de informações entre os setores. E garante que cada etapa seja desempenhada sem grandes erros pelo colaborador mais indicado para ela.

Assim, elimina-se o risco de gargalos em todo o processo e aumenta a eficiência e produtividade da equipe.

Quais são as vantagens de um sistema de workflow aos processos de negócios?

Quando as tarefas da empresa são planejadas e controladas da maneira adequada há diversos ganhos para a companhia. Tanto internamente, nos fluxos de processos e comunicação entre departamentos, quanto externamente, com uma maior satisfação dos clientes.

Confira as principais vantagens em adotar um sistema workflow:

  • mais simplicidade e agilidade nos processos;
  • mais fluidez no andamento das tarefas;
  • melhor divisão do trabalho entre as equipes;
  • maior cooperação e engajamento dos funcionários;
  • menos desperdícios e maior redução de custos operacionais;
  • eliminação de erros e falhas;
  • otimização da gestão de processos em geral;
  • processo de decisão e planejamento estratégico mais assertivos;
  • aumento da rentabilidade da empresa;
  • identificação das atividades que agregam mais valor;
  • aumento da eficiência e da eficácia dos processos;
  • otimização dos produtos e serviços entregues aos clientes;
  • aumento da satisfação dos clientes e fidelidade;
  • acesso a dados e informações confiáveis em tempo real;
  • mais transparência no uso das informações;
  • melhoria da comunicação interna e promoção da cultura organizacional.

Qual a diferença entre workflow e processo?

Workflow e processos se relacionam na busca pela melhoria contínua dos resultados da empresa. Entretanto, são dois conceitos que, apesar de parecerem semelhantes, diferem-se entre si.

Processos de negócio podem ser definidos como uma sequência de atividades ordenadas de forma lógica, com relação de causa e efeito entre si, e com o objetivo de agregar valor na entrega final. Enquanto o workflow é a ferramenta usada para melhorar e organizar os processos de negócio.

Entenda a seguir as principais diferenças: 

  • processo é a sequência de tarefas, já workflow é o que vai tornar essa ação mais eficiente e produtiva;
  • processo pode existir e ser conduzido de maneira intuitiva, enquanto o workflow passa por análise, planejamento e modelagem até ser automatizado com propósitos bem definidos;
  • processo é a forma como a equipe realiza a coordenação e comunicação para entregar o resultado, ao passo que o workflow é a ferramenta que permite melhorar essa interação;
  • nem todo processo ocorre de forma automatizada, o workflow visa automatizar todos os processos.

Ou seja, o workflow existe em decorrência da existência de processos. Portanto, podem existir processos sem workflow, mas nunca um workflow sem um processo correspondente.

Como desenvolver um sistema de workflow?  

Como você pode perceber, empresas que estruturam o sistema de workflow conseguem ter mais assertividade em seus processos. Veja a seguir os passos para criar um sistema workflow na sua empresa e também as melhores práticas desse sistema.

1.   Identificar os processos que serão adaptados

Para implementar um sistema de workflow, é preciso, antes de qualquer ação, mapear os processos corporativos.

A análise minuciosa das tarefas desenvolvidas na empresa permite identificar o que precisa de melhoria e automatização. Assim, fica mais fácil priorizar quais processos demandam uma otimização mais urgente, além de simplificar a escolha da melhor alternativa para o gerenciamento.

2.   Delimitar as atividades, os participantes e os objetivos

Com o fluxo de trabalho bem delimitado e o planejamento definido é possível agilizar o processo de verificação e a aprovação de tarefas.

Quanto mais organizado e automatizado for o fluxo de trabalho, mais eficiente será o sistema de workflow e mais ganhos trará para a sua empresa.

3.   Eliminar obstáculos, reduzir custos, taxas de desperdício e retrabalho

A melhoria no fluxo e a maior eficácia na realização de tarefas ajuda a reduzir a taxa de erros e retrabalhos. E, quando somado à adoção de processos mais ágeis e organizados permite que os funcionários desempenhem suas funções de forma mais estratégica, contribuindo para o crescimento da empresa.

Além disso, processos mais otimizados reduzem custos e aumentam o ROI. Por exemplo, uma empresa que implanta o VExpenses para fazer a gestão do seu processo de reembolso de despesas consegue uma economia de 90% em seus gastos com reembolso, além de uma economia de até 88% no tempo empregado a esse processo.

4.   Obter mais segurança nos processos

A automatização dos processos no workflow é uma forma de garantir mais segurança às informações, por meio do controle de acesso aos dados. Também possibilita maior controle e padronização das operações. Fatores que contribuem significativamente para a maior eficiência da empresa e resultados.

Por esse motivo, é mais do que recomendável considerar a adesão de um sistema de gestão adequado ao processo que você pretende otimizar.

5.   Definir e acompanhar os indicadores

É importante estabelecer indicadores de desempenho para monitorar com mais eficiência os produtos e processos. Porém, de nada vale ter os indicadores definidos e não promover uma verdadeira auditoria nos números por eles apresentados. Por isso, certifique-se de fazer o monitoramento constante desses indicadores para buscar a melhoria contínua dos processos, viabilizando o gerenciamento de workflow.

Dentro do processo de reembolso de despesas a trabalho, que viemos apresentando como exemplo até aqui, nosso artigo de como fazer a auditoria financeira do processo detalha um pouco mais o tema. Não deixe de conferir!

Quais tecnologias apoiam o workflow?

A tecnologia tem sido uma grande aliada nos processos de gerenciamento e execução de tarefas dentro das empresas. E, como pincelamos durante todo o artigo, no método de workflow, os recursos tecnológicos também são de grande valia e ajudam muito na sua implementação.

Com um sistema preparado para apoiar o fluxo de trabalho, é possível ter mais transparência na comunicação e nos processos, que podem ser acompanhados do início ao fim.

Atualmente, existem diversas ferramentas no mercado que podem te ajudar nesta tarefa. Elas vão desde o planejamento do workflow em si até a gestão automatizada do processo, como é o caso do uso do VExpenses no processo de reembolso de despesas de funcionários.

O importante é que, independe do processo que sua empresa esteja querendo melhorar,tenha em mente que escolher uma boa ferramenta para apoiar seu workflow é fundamental para o sucesso do seu negócio. 

Portanto, agora que você já sabe o que é workflow, é hora de colocar a mão na massa e dedicar um tempo para investir na melhoria contínua dos processos da sua empresa.

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