auditoria financeira

6 minutos de leituraComo guiar uma auditoria financeira de reembolso de despesas

Auditoria, segundo o dicionário Michaelis, significa “Procedimento de análise, investigação e validação de um sistema, atividade ou informação”. Ou, ainda, “Exame analítico, minucioso, relativo às operações contábeis e financeiras de uma empresa ou instituição”. Em geral, classificamos esse procedimento em três grandes categorias: auditoria financeira, auditoria de cumprimento e auditoria operacional.

Quando procuramos pela auditoria de reembolso de despesas estamos, na verdade, olhando para uma subdivisão da auditoria financeira. O procedimento de auditoria de reembolso de despesas comumente tem como objetivo evitar e identificar fraudes e irregularidades do processo.

Neste post, procuramos esclarecer como funciona a auditoria financeira e como você pode realizar uma auditoria de reembolsos de despesas eficiente.

No final do post, disponibilizamos um modelo gratuito de checklist que desenvolvemos para facilitar o seu processo de auditoria.

Como acontece a auditoria financeira?

Os procedimentos de auditoria podem ser de dois tipos:

  • Interno, com objetivos exclusivos de atender a administração da empresa;
  • Externo, que tem o objetivo de atestar ao público externo, ou seja, ao mercado, que a empresa respeita as boas práticas da governança corporativa.

A auditoria financeira pode ser útil tanto à auditoria interna, quanto à externa. Porém, esse procedimento é mais utilizado pela auditoria interna, a fim de verificar se os investimentos da sua empresa estão sendo corretamente aplicados e, também, atestar a seguridade dos processos internos em controlar fraudes e irregularidades.

A auditoria financeira deverá realizar exames e investigações minuciosas dentro do departamento financeiro da sua empresa, permitindo o levantamento de evidências.

Evidências são as informações que servem como base para os resultados e conclusões da auditoria. Para que sejam consideradas evidências, as informações devem ser suficientes, fidedignas, relevantes e úteis.

De maneira geral, a auditoria deve ser realizada em etapas que abranjam, fundamentalmente, mapeamentos, identificações e testes. As etapas devem, ainda, levar em consideração os processos e controles particulares da sua empresa, uma vez que não existe um padrão normativo ao qual comparar seus resultados.

Para que uma auditoria seja bem sucedida, é preciso que você se assegure de ter estabelecido seus objetivos de forma clara, possua um planejamento que inclua um cronograma, garanta que o processo seja válido, ou seja, que trabalhe a fim do objetivo e resultado proposto no seu planejamento, gerencie as ações e as não conformidades de perto, e, por último, elabore relatórios que sejam capazes de responder questionamentos.

Além desses procedimentos, ter em mãos um checklist de auditoria é uma prática que facilita o trabalho e te mantém alinhado ao objetivo da auditoria durante todo o processo.

No próximo tópico te guiaremos na construção de um checklist de auditoria de reembolso de despesas para que você consiga garantir a eficiência do seu próprio processo.

Como faço uma auditoria financeira de reembolso de despesas?

Como dito anteriormente, um checklist é uma ferramenta poderosa no processo de auditoria. Ele irá servir para apoiar o auditor a realizar exames e análises pertinentes ao objetivo do processo.

Um bom checklist de auditoria deve traduzir os critérios da sua auditoria em perguntas que devem ser respondidas durante a investigação.

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Por isso, é essencial que você conheça bem seu critério antes de iniciar sua auditoria. Também é por isso que começaremos te guiando nesse preparo antes de te auxiliar na elaboração das perguntas do seu checklist.

Qual é o critério de auditoria que devo seguir?

Geralmente, entende-se como critério de auditoria a norma a qual você irá averiguar a conformidade dos processos internos da sua empresa.

Entende-se normas como conjuntos de boas práticas que já foram consolidadas em outras empresas e que são aceitas pelo mercado.

Como o processo de reembolso de despesas não é regido por uma norma padrão e comum a todas as empresas, as normas de auditoria para esse cenário são as Políticas de Reembolso de Despesas adotadas por cada organização.

Estude bem as Políticas de Reembolso de Despesas da sua empresa, marcando os pontos que você julga principais a serem auditados.

Atente-se se há brechas nas quais fraudes e irregularidades poderiam passar despercebidos.

Quando se sentir íntimo da sua Política de Reembolso de Despesas, é hora de começar sua auditoria financeira nos processos de reembolso da sua empresa.

Seu trabalho será investigar se sua empresa está seguindo as boas práticas previstas no seu critério de auditoria.

Como construo um checklist de auditoria financeira de reembolso de despesas?

Primeiro passo: Defina o objetivo

O primeiro passo é definir seu objetivo quanto a realização da sua auditoria. Ela é preventiva? Ou teria um cunho mais investigativo, a fim de encontrar o gargalo do processo?

Marque o objetivo da sua auditoria logo no começo da sua folha de checklist. Essa prática facilita manter-se no caminho certo ao elaborar suas perguntas. Também irá facilitar bastante na hora de elaborar seu relatório.

Segundo passo: Identifique os aprovadores

O segundo passo é identificar os aprovadores responsáveis por cada funcionário ou departamento da sua empresa.

Isso será de suma importância para o quarto passo, e os ter identificado desde o começo facilitará a realização do procedimento.

Terceiro passo: Divida o processo em categorias auditáveis

Dividir o processo em categorias torna o trabalho mais rápido e efetivo, pois facilita a elaboração de perguntas mais específicas e relevantes ao objetivo.

Despesas relativas a viagens

Normalmente, nessa seção da Política de Reembolso de Viagens estão previstas as despesas básicas de viagem, como quais fornecedores são preferidos, a faixa de tarifas aceitáveis para a compra de passagens, categoria (classe) da viagem e quanto tempo antes a viagem deve ser agendada.

Existem outras observações que podem estar previstas nessa seção, listamos anteriormente apenas as mais comuns.

Aqui, você deve guiar suas perguntas principalmente no sentido do valor pago pelas passagens, quilometragem ou corridas de táxi. Também cabem observações quanto à categoria da viagem, companhia aérea/rodoviária/ferroviária, o modo como foi feito a compra da passagem.

Despesas adicionais de viagem

Nessa seção devem estar previstas as despesas complementares às despesas de viagens, e que são consideradas como reembolsáveis. Essas despesas podem ser: bagagem, vistos, estacionamento, taxa de câmbio de moedas estrangeiras etc.

Essa parte é mais específica de cada empresa, assim, guie suas perguntas de forma a considerar os limites previstos especificamente para cada item.

Analise se não houve nenhum desvio da faixa pré autorizada para reembolso. Caso detecte uma desconformidade, pergunte o motivo ao responsável pela aprovação da despesa. Não se esqueça de deixá-lo registrado em seu relatório.

Despesas de hospedagem

Essa parte da Política de Reembolso de Despesas contém, basicamente, a listagem dos métodos de reserva e taxas de diárias autorizadas.

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As perguntas importantes para auditar essa parte seguem, principalmente, a linha da investigação do modo que a reserva foi feita.

Por onde foi feita a reserva? Quanto tempo antes? Qual o motivo de ter escolhido esse hotel em específico? Seguiu as regras de preferências de reserva? O valor da diária está dentro da taxa autorizada na Política de Reembolso de Despesas?

Pode ser que a Política de Reembolso de Despesas tenha uma hierarquia de preferências para a escolha da hospedagem, ou seja, “critérios de desempate”. Por exemplo: prima-se pela proximidade ao local do trabalho a ser realizado, em segundo lugar pelo preço da diária, terceiro lugar pela classificação (estrelas) do hotel etc.

Observar essas preferências é de suma importância para que você audite essa seção do processo de reembolso de despesas. Pode ser que aqui se encontrem as maiores brechas para a ocorrência de fraudes e irregularidades.

Despesas com alimentação e entretenimento (bleisure)

Essa é a seção da Política de Reembolso de Despesas que determinará os valores autorizados para refeições e, em alguns casos, para bleisure também.

Além disso, essa parte deve servir como um guia de quando reivindicar o reembolso de refeições, quais tipos de refeições são reembolsáveis e explicar qualquer outra ambiguidade que possa ocorrer sobre alimentação e entretenimento.

Qual a motivação da refeição? Almoço? Janta? Lanche? Havia bebida alcóolica na nota fiscal da refeição? O valor pago pela refeição é um valor autorizado? Por que a refeição foi realizada neste determinado restaurante?

Ter perguntas como essas no seu checklist te ajudam a ter uma visão mais analítica do processo. E claro, além dessas, faça outras perguntas que possam ser pertinentes ao seu objetivo.

Outros tipos de despesas

Assim como a seção “Despesas adicionais de viagens”, essa parte da Política de Reembolso de Despesas também é bastante particular de cada empresa. Porém, é altamente recomendável ter na sua política uma seção que predetermine o reembolso de gastos deste tipo.

Nessa seção ficam previstos os gastos complementares à atividade profissional. São eles: gasto com material de escritório, correios, taxa de afiliação profissional etc.

Siga com as suas perguntas da maneira analítica como exemplificamos nas seções anteriores, levando em consideração as particularidades desta seção adotadas na sua empresa.

Quarto passo: Seja questionador

Depois de colher as informações de todas as partes do processo de reembolso na sua empresa, é hora de analisar, identificar conformidades, padrões e desvios.

Lembre-se de sempre questionar, principalmente, as partes mais frágeis da sua Política de Reembolso de Despesas.

Durante sua investigação, caso tenha constatado algum desvio da política da sua empresa, faça uma marca que deixe aquele lançamento em destaque para que você possa voltar nele agora, no momento da análise.

Ao identificar desvios da política, você deve questionar tanto os funcionários responsáveis pelas despesas, quanto os responsáveis pela aprovação da despesa. Esse questionamento é importante, pois nem sempre desvios significam irregularidades ou fraudes. Pode ser que tenha ocorrido uma situação extraordinária que justifique a despesa.

Porém, fique atento! Investigue se não há um padrão de comportamento ligado às despesas extraordinárias. Muitas vezes esses padrões podem ser fortes indicativos de ocorrência de fraudes e irregularidades.

Agora que você já sabe como guiar sua auditoria financeira de reembolso de despesas, baixe nosso modelo gratuito de checklist para te servir de guia, e mãos à obra!

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