como calcular o roi

5 minutos de leituraComo calcular o ROI e aumentar os ganhos com viagens corporativas

Viagens empresariais apresentam um verdadeiro potencial de expansão da empresa. Mas, para que os resultados sejam realmente efetivos, é essencial estar atento aos indicadores de sucesso, como o ROI, por exemplo. Para isso, é essencial saber como calcular o ROI e outros parâmetros adequadamente.

A seguir, vamos abordar, de forma prática, o que é o ROI, qual a sua importância nas viagens corporativas, como calculá-lo e melhorá-lo dentro da sua empresa. Confira!

O que é o ROI e qual a importância para minha empresa?

Traduzido de forma literal, o ROI nada mais é que o Retorno Sobre o Investimento. Trata-se de um indicador usado pelo setor financeiro para avaliar o lucro obtido após a realização de algum investimento – aqui, no caso, uma viagem corporativa.

Qualquer ação traz consigo uma motivação. E para saber se a meta estipulada foi alcançada e se existe um , é necessário avaliar os resultados.

Calcular o ROI é uma estratégia fundamental para analisar esses resultados. E sua importância vai além.

Com os índices financeiros apresentados pelo ROI é possível viabilizar a sistemática utilizada para os gastos, avaliando se precisa ou não de uma mudança de tática e ações para minimizar os prejuízos e maximizar os lucros.

Em suma, deve-se pensar ROI das viagens corporativas, da mesma forma que seria feito com qualquer outro investimento. 

Como calcular o ROI de viagens a trabalho?

Agora que você já sabe o conceito e a importância de calcular ROI, chegou o momento de aprender como fazer isso matematicamente da forma correta.

O resultado do ROI vai oferecer a porcentagem do retorno sobre o investimento desconsiderando os gastos tributários e a depreciação operacional. Apesar disso, e considerando os objetivos e metas, segue como uma importante ferramenta de análise financeira.

O cálculo se baseia em subtrair os custos gerais da viagem da receita total bruta. Este valor deve ser dividido pelos mesmos custos gerais e, em seguida, multiplicado por 100. O resultado final corresponde à porcentagem de lucro alcançada pela empresa com o valor investido naquela ocasião.  

Veja a fórmula do fórmula do ROI:

  • ROI simples (%) = [ (receita bruta – custos gerais) / custos gerais ] x 100

Então, vamos pegar valores fictícios para entender melhor como mensurar o ROI. Supondo que da viagem de negócio saiu um contrato de R$ 200 mil e o valor total do custo deste deslocamento foi de R$ 20 mil.

  • (200.000 – 20.000) ÷ 20.000 x 100 = 900
Veja também:  Qual a importância de políticas de reembolso claras para viagens corporativas

No final das contas, o ROI foi de 900%, ou seja, 9 vezes o valor investido.

Essa simples matemática, auxilia os gestores a analisar a efetividade das viagens corporativas. Contribuindo, também, para identificar a necessidade de manter ou reformular as táticas atualmente adotadas.

Vale lembrar que os custos gerais englobam . Deslocamentos terrestres, passagens aéreas ou de ônibus, alimentação, hospedagem, eventos de negócios, entre outros.

Todos os gastos do colaborador, no que diz respeito à empresa, deve ser incluído na conta para que o ROI reflita, de fato, a realidade da ação. Nada pode ficar de fora, por menor que o gasto possa parecer. 

Como posso melhorar o ROI das viagens a trabalho da minha empresa?

Existem, basicamente, duas principais formas de aumentar o ROI: diminuir os custos ou aumentar os ganhos. No caso das viagens corporativas, os ganhos são relativos e alteram conforme o objetivo de cada viagem. Mas em todas elas é possível estabelecer ações para diminuir os custos, sem interferir no conforto, segurança e bem estar do colaborador.

A seguir vamos listar seis medidas simples que todo gestor deve incorporar no planejamento de viagens corporativas.

1. Adote uma política interna de viagens

Essa é uma ação que deve valer para todas as viagens. O objetivo é esclarecer aos colaboradores que embarcam nessa missão pela empresa sobre quais procedimentos são necessários para organizar e participar dos deslocamentos pela empresa.

São diretrizes para orientar sobre gastos reembolsados, como fazer o controle de despesa, procedimentos de reembolso, definição de orçamento, bem como metas a serem atingidas para gerar um bom ROI, entre outras informações.

Essa é uma excelente maneira de evitar o desperdício de recursos e garantir um bom retorno, sem dor de cabeça.

2. Faça o planejamento com antecedência

Sabemos que imprevistos acontecem e, muitas vezes, as viagens a trabalho surgem em cima da hora. Mas, na medida do possível, faça o planejamento com antecedência.

Essa medida ajuda a ter mais tranquilidade para realizar as reservas de hospedagem no local mais indicado e comprar passagens mais barata para o deslocamento. No fim das contas, isso significa viajar barato sem perder o conforto.

No planejamento é importante considerar as formas de traslado, aeroporto-hotel-aeroporto e como o funcionário irá se locomover dentro da cidade.

Os gastos com alimentação também devem ser avaliados, apesar da maioria dos hotéis oferecerem diárias com café da manhã, a empresa precisará arcar com o almoço, jantar e lanche do profissional em viagem, conforme previsto na política de reembolso de despesas. Para diminuir o custo, vale tentar algum tipo de parceria ou desconto em algum restaurante.

Quanto mais detalhado puder ser o planejamento, menores serão os imprevistos e os custos extras.

3. Estabeleça metas claras para a viagem

É preciso ter em mente que, mesmo estabelecendo metas, nenhum resultado é 100% garantido. Entretanto, quando o profissional está bem alinhado com os objetivos e metas da viagem, ele consegue se preparar e se dedicar mais para a missão atribuída.

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Isso contribui muito para melhorar o ROI da empresa.

4. Controle bem os gastos em cada viagem

Os custos são um ponto crucial das viagens corporativas, pois apresentam importante peso na fórmula do ROI.

Portanto, é imprescindível fazer o acompanhamento rígido dos gastos e manter tudo sob controle. Para este desafio, pode ser interessante contar com uma plataforma como o VExpenses, que propõe uma análise inteligente e automatizada das despesas de viagens corporativas, em tempo real.

5. Faça um cronograma das viagens previstas na empresa

O objetivo é que tudo saia conforme o planejado, mas imprevistos acontecem independente da nossa vontade. E eles devem ser considerados no momento do planejamento para ajudar a reduzir os altos custos emergenciais ou extras. Sempre que possível, inclua no orçamento uma quantia para eventuais imprevistos.

Neste quesito, é interessante fazer uso de uma planilha de orçamento de viagem corporativa. Tomar essa precaução ajuda a não ser pego de surpresa, atrapalhando os Índices financeiros.

6. Tenha uma política clara de reembolso

A melhor maneira de estruturar sua própria política de reembolso é inspirando-se em outras. As normas da política interna devem estar em conformidade com a cultura organizacional da sua empresa. Portanto, tome cuidado para não acabar copiando! Use-as apenas como modelo de estrutura, e evite cópias a qualquer custo.

Estipule o teto de gasto durante a viagem, um prazo para a entrega dos comprovantes das despesas e a forma como devem ser apresentados (nota fiscal, por exemplo).

Os gastos e o reembolso têm ligação direta com os resultados do ROI, por isso devem ser analisados com muito cuidado.

Uma dica para facilitar seu trabalho é utilizar ferramentas online, como o Criador de Política de Reembolso de Despesas, que gera um modelo personalizado do documento em formato editável, permitindo-lhe torná-lo ainda mais adaptado a realidade da sua empresa.

Outro fator muito importante quando se trata de Política de Reembolso de Despesas é a divulgação do documento. Certifique-se de que o documento esteja armazenado em um local acessível por todos, e que seja amplamente veiculado entre os colaboradores da sua empresa, para que não seja possível alegar ignorância.

Mais uma vez, pode ser muito mais fácil e útil apostar no potencial da tecnologia e contar com o auxílio de uma plataforma que ajude no controle do reembolso de despesas e na  prestação de contas de viagens corporativas, como o VExpenses.

O controle do ROI é um dos indicadores mais relevantes para analisar a efetividade das viagens corporativas. Portanto, deve ser bem definido e, principalmente, bem analisado pelos getores.

Tem alguma dúvida sobre como calcular o ROI? Deixe seu comentário abaixo e teremos prazer em ajudá-lo.

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