como montar um fluxo de processo

6 minutos de leituraPasso a passo: Como montar um fluxo de processo de reembolso eficaz

É sempre uma dor de cabeça o momento de realizar o reembolso de despesas corporativas na sua empresa? A falta de planejamento e desorganização nos processos internos pode ser o seu principal problema. E aprender como montar um fluxo de processo pode ser a solução que você precisava para otimizar esse processo! 

O reembolso das despesas com reuniões, deslocamentos e viagens a trabalho é uma prática muito comum em grandes empresas. Mas, para que ela seja realizada sem grandes problemas, é fundamental desenvolver um processo eficiente, capaz de controlar e verificar, sem erros, as despesas realizadas pelos funcionários.

Elaboramos esse post para te ajudar a construir um fluxo de reembolso de despesas realmente eficaz. Tire todas as suas dúvidas sobre o processo! Confira e aprenda de maneira prática como desenhar um fluxo de processo!

O que é fluxo de processos?

O fluxo de processo é o agrupamento de todas as tarefas necessárias para que uma determinada atividade seja realizada. É representado em um fluxograma, que utiliza diferentes símbolos para indicar, desde o início até o final, todo o percurso que tal atividade deve tomar, com entradas e saídas bem definidas, para ser bem sucedida.

O fluxograma é um tipo de diagrama cujo objetivo principal é mostrar o movimento e a ordem do fluxo de tarefas, especificando como as ações devem ser executadas e quem são os responsáveis por elas. Assim, tornando o processo mais claro para todos os envolvidos através da representação gráfica.

Esse tipo de ferramenta já é uma velha conhecida dos gestores de muitas empresas, que a utilizam no mapeamento de processos do negócio, a fim de otimizar o desempenho e gerar mais produtividade, ficando mais perto dos resultados esperados.

Além disso, o fluxograma de processos é uma ferramenta que pode ser utilizada no planejamento e controle de reembolsos de despesas corporativas, principalmente para representar o caminho necessário para que o reembolso de despesas ocorra de forma transparente e sem problemas.

Qual a utilidade de um diagrama de fluxo de processo?

Seguindo o exemplo da situação das despesas corporativas, é muito comum ver empresas atrapalhadas com a gestão de reembolso de despesas de funcionários. E, normalmente, isso acontece quando os gestores não conseguem criar um fluxograma adequado ao processo, se perdendo no meio de cada etapa do fluxo de aprovação desses pagamentos, gerando atrasos e dores de cabeça;

Além disso, quando não se sabe ao certo o caminho a ser percorrido, a probabilidade de fazer um trajeto muito maior, gastando mais tempo e esforço do que o necessário, é alta.

O mesmo acontece com as empresas e seus processos. Sem um fluxo de processos adequado, é possível que elas estejam gastando mais tempo, mais pessoas e mais recurso do que de fato era preciso para atingir o objetivo.

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Fazer um fluxograma de processos te ajudará a entender qual o melhor caminho a percorrer, identificar responsáveis, estabelecer regras e, assim, obter melhores resultados.

Como desenhar um fluxo de processo?

Agora que você já sabe o que é um fluxo de processos, chegou a hora de aprender como organizar fluxo de processos.

Antes de construir seufluxograma para reembolso de despesas corporativas, existem alguns elementos essenciais para a construção do diagrama com os quais você precisa se familiarizar:

1. Símbolos de Fluxo

Dentro da notação BPMN (Business Process Model and Notation) , uma notação mais moderna e completa para a construção de fluxos de processos, existem alguns símbolos específicos para cada etapa do processo que precisam ter suas particularidades observadas.

O símbolo de início do processo deve ser representado por um círculo feito com uma linha simples. Alguns inícios especiais, como um início de processo devido ao recebimento de uma mensagem, são representados por desenhos circunscritos pelo círculo de início.

O símbolo de evento final também deve ser representado por um círculo, porém feito com linha dupla e com uma cor diferente dos círculos de início. Os eventos intermediários, que podem ocorrer no meio do processo, também devem ser representados por esse tipo de círculo, porém com cor diferente.

Assim como os símbolos de início, os símbolos de eventos finais e intermediários também podem apresentar desenhos em seus interiores, representando situações especiais.

As caixas retangulares devem ser reservadas para a representação das tarefas, ou seja, das atividades que devem ser realizadas durante o processo.

Por fim, os gateways ou desvios devem ser representados por losangos. Os gateways nada mais são do que os elementos que mostram quando o fluxo se divide entre diversas possibilidades e qual caminho deve ser seguido em cada caso.

Os gateways, ainda como os símbolos anteriores, podem assumir diversos tipos de interpretação conforme o desenho em seu interior. 

Por exemplo, o gateway exclusivo possui uma cruz desenhada no interior do losango e significa que apenas pode ser seguido um dos fluxos de saída a partir dele.

2. Piscinas e Raias

Como os próprios nomes sugerem, as piscinas e raias devem ser literalmente pensadas como uma piscina olímpica dividida em várias raias.

Assim, as piscinas definem os limites externos do fluxograma. Ou seja, são as caixas onde são desenhados os fluxos e atividades. 

As raias são os grupos de tarefas que dividem a piscina e que devem ser desempenhados por um ator. Os atores podem tanto ser pessoas específicas, quanto departamentos, comitês etc.

3. Conectores

Os conectores são as setas que guiarão a direção do fluxo do processo no seu fluxograma. Eles podem ser de três tipos:

  • Fluxo de sequência: formado por uma linha simples e contínua, com a ponta da seta preenchida;
  • Troca de mensagens: formada por uma linha simples e tracejada, com a ponta da seta preenchida;
  • Associação entre objetos de dados e uma tarefa: formada por uma linha simples e pontilhada, com a ponta da seta desenhada por duas linhas, sem preenchimento.
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Como montar um fluxo de processo de reembolso corporativo?

Agora que você já está familiarizado com os principais elementos da criação de fluxo de processos, e possui uma política de reembolso com diretrizes bem definidas, é hora de começar a montar seu fluxo de reembolso de despesas de funcionários.

Lembre-se, esse fluxo não precisa ser complicado. Com apenas um gateway e três raias é possível estabelecer um fluxo eficiente e adequado a sua empresa.

Acompanhe o passo a passo para elaboração: 

1. Defina as responsabilidades

Use as raias para agrupar as tarefas que abrangem o processo e definir os responsáveis por cada uma delas

Em um fluxo de aprovação multinível, podemos incluir três raias:

  • raia do solicitante;
  • raia do departamento financeiro;
  • raia do gestor.

2. Adicione um iniciador

Como dissemos anteriormente, esse elemento será o responsável por indicar a forma como o processo deverá ser iniciado. 

No caso das despesas corporativas, o início deve ser o envio das notas fiscais referentes aos gastos.

3. Acrescente as tarefas e os desvios

Esses elementos determinam a lógica do processo e o caminho que as atividades devem seguir.

Por exemplo: o funcionário enviará as notas fiscais, que deverão ser analisadas pelo Departamento Financeiro, que enviará as informações ao gestor responsável. Este, por sua vez, deverá aprovar o reembolso e voltar o processo para a raia anterior realizar o pagamento e providenciar o envio do comprovante.

A atuação do gestor pode implicar na necessidade de criar um desvio no processo, caso o reembolso das despesas não seja aprovado. Esse desvio pode ser o fim imediato do fluxo ou um retorno às raias anteriores para definição do problema.

4. Marque o fim do processo

Um evento exclusivo deve indicar o fim do processo. Por exemplo: comprovante do reembolso enviado.

Como organizar fluxo de processos automatizado?

Apesar de ser uma importante ferramenta no cotidiano da empresa, ter uma planilha de Excel não significa ter um processo automatizado.

Mesmo com um fluxograma bem estruturado, investir em processos manuais na realização dos reembolsos corporativos podem gerar erros e desorganização, além de exigir grande esforço do departamento financeiro.

Para eliminar o desperdício de tempo e diminuir a burocracia envolvida no reembolso de despesas, é aconselhável usar e abusar da tecnologia. 

Existem sistemas de gestão de despesas corporativas que realizam o armazenamento de dados, fazem a integração de processos e pessoas e realizam uma administração inteligente das políticas de reembolso, com apenas um clique como gatilho para o início do processo.

O VExpenses é um excelente exemplo de ferramenta que otimiza a gestão de despesas corporativas e permite que a empresa usufrua dos benefícios da automatização.

Destinado à prestação de contas e gestão de reembolsos corporativos, o sistema executa ações em todos os níveis do fluxo de processo. Entre as funcionalidades, estão:

  • organização, controle e análise das despesas de viagem por projetos e centros de custos;
  • definição dos fluxos de aprovação de forma completa e automatizada;
  • definição de limites para as depesas, de acordo com a política de sua empresa;
  • integração com sistemas de gestão;
  • leitura e preenchimento automáticos de nota fiscal;
  • gestão detalhada por relatórios completos e em tempo real das despesas.

O controle adequado do fluxo de processo de reembolso de despesas de viagem é uma atitude que vai além da autorização ou não de gastos. O procedimento adequado deve oferece mais transparência aos processos internos, diminuir o número de erros e tornar a prestação de contas mais ágil.

Por isso, não hesite em investir em uma política bem planejada e no fluxo direcionado, buscando recursos inteligentes para a expansão dos seus negócios!

Agora que você já sabe como montar um fluxo de processo que tal colocar a mão na massa?

Entre em contato conosco e descubra como o VExpenses pode facilitar o processo de reembolso de funcionários na sua empresa!

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