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7 minutos de leituraCusto de viagem internacional: como lidar com a variação cambial em viagens corporativas

A rotina corporativa moderna frequentemente inclui uma viagem internacional ou outra, ou mesmo uma transação. Nesses momentos deve-se recorrer aos artifícios que permitem reduzir o custo de viagem, tornando a negociação mais lucrativa.

Neste post iremos desvendar quais são esses artifícios que você pode utilizar para diminuir o custo de uma viagem internacional, e ainda facilitar o reembolso das despesas.

De olho na Taxa Cambial

Uma das práticas mais importantes para o viajante internacional é ficar de olho nas taxas cambiais. São elas que determinarão o valor multiplicador da moeda nacional considerado na troca pela moeda internacional.

Existem três tipos de taxa de câmbio: fixa, flutuante e atrelada.

A taxa fixa é o valor da moeda estrangeira determinado e mantido pelo governo nacional ao comprar e vender a própria moeda no mercado de câmbio.

Quando as autoridades monetárias agem para que a variação de taxas ocorra dentro de um limite, temos a taxa cambial atrelada, também conhecida como banda cambial.

Já o câmbio flutuante é estabelecido por meio da lei da oferta e da procura, sem interferência do governo. No Brasil, este é o tipo de taxa cambial adotado.

O dólar americano geralmente é utilizado como moeda padrão para o cálculo da taxa de câmbio.

O Banco Central aconselha o uso do dólar comercial como referência para o cálculo, porém as instituições de câmbio normalmente utilizam a taxa do dólar turismo, que é mais alta do que a do primeiro.

Assim, devido a desestabilidade da taxa cambial utilizada dentro de nosso país, a monitoração diária permite que você faça economia na hora de cambiar seu dinheiro.

Uma dica é ficar atento às notícias sobre economia e política, já que elas afetam diretamente a variação da cotação do dólar no país.

Além disso, saiba a diferença entre cotação e câmbio.

A cotação refere-se ao preço de qualquer ativo em um certo momento, guiada pela lei da oferta e da procura. Já o câmbio refere-se apenas à troca de moedas entre países.

Em viagens corporativas, a observação da variação da taxa de câmbio ainda é importante para a reavaliação do valor da cota que o funcionário é autorizado a gastar em outro país.

Faça um bom plano orçamentário

Planejar é sempre um dos melhores aliados na hora da redução do custo de viagem.

Apesar de ser impossível calcular com extrema exatidão as despesas de uma viagem, o orçamento servirá para te dar uma estimativa dos gastos.

Essa estimativa te guiará na hora de decidir o momento e quantidade de dinheiro a cambiar.

Além disso, também facilitará a decisão de qual formato de moeda investir (em espécie ou cartão).

Ao elaborar o seu orçamento, não poupe esforços e faça muita pesquisa!

Busque se informar sobre o comportamento das moedas diariamente e, também, as expectativas dos especialistas.

E não se esqueça de projetar uma porcentagem destinada a emergências.

Essa porcentagem dependerá do valor total do seu orçamento, e só poderá ser utilizada em caso de reais emergências.

Para o viajante corporativo, uma das vantagens de construir um plano orçamentário é a previsão dos seus gastos reembolsáveis segundo a política de reembolso de despesa da empresa.

Além disso, o orçamento poderá te direcionar e facilitar a elaboração do seu relatório de despesas.

No caso dos gestores, a realização de adiantamentos concedidos em moeda estrangeira a funcionários deve ser apoiada totalmente no planejamento orçamentário, uma vez que estes valores devem ser convertidos em reais com base na cotação vigente na data de aquisição.

Não dispense, em hipótese alguma, o uso do dinheiro em espécie

Ainda que esta forma de dinheiro apresente a desvantagem da possibilidade de perda ou roubo, não se deve descartar seu uso em hipótese alguma, nem mesmo em viagens corporativas.

Veja também:  Como guiar uma auditoria financeira de reembolso de despesas

Em relação aos outros formatos, como cartão de crédito ou pré-pago, o dinheiro em espécie apresenta enorme vantagem quando se trata de economia no custo de viagem.

A maior vantagem do dinheiro em espécie se apresenta na alíquota de IOF reduzida.

O Imposto sobre Operações Financeiras, mais conhecido como IOF, é o imposto aplicado sobre todas as transações em moedas estrangeiras, e, neste caso, atinge a alíquota de 1,1% sobre o valor total cambiado.

Aliás, o valor do câmbio para o dinheiro em espécie é o do dia da compra, o que garante que não ocorrerão futuras surpresas como no caso do cartão de crédito, cujo valor do câmbio é aquele do dia que a fatura é fechada.

A dica aqui é comprar um pouco por mês da moeda que irá utilizar na viagem. E, caso você não tenha se planejado com antecedência para a viagem, aconselha-se levar um volume maior de moeda em espécie, ganhando vantagem na economia com o IOF.

Outra dica importante, é observar o valor da cotação das moedas fortes, como dólar e euro, no seu país de destino.

Caso você esteja indo para países que já utilizam essas moedas, recomenda-se realizar o câmbio aqui mesmo no Brasil, em caso contrário, o melhor é levar valores nessas moedas fortes e realizar a troca para a moeda local no seu destino. Essa prática irá garantir vantagem cambial e maior rendimento do seu dinheiro.

Em suma, aconselha-se que pouco mais de 50% do seu orçamento seja feito em dinheiro em espécie.

Assim, você ganha vantagem sobre o câmbio e o imposto, otimizando a economia do custo de viagem, sem expor 100% da sua reserva aos riscos de perda, roubo ou falsificações que a moeda em espécie assume.

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Para economizar em viagens internacionais, leve uma maior porcentagem de dinheiro em espécie.

Não caia nas graças do cartão de crédito

Apesar de aparentar ser vantajoso, o cartão de crédito aparece mais como um vilão da redução do custo de viagem do que como um aliado.

A alíquota do IOF sobre transações feitas com cartão é de 6,38% sobre o valor total do gasto. Um valor quase seis vezes maior do que a taxa sobre o dinheiro em espécie.

Fora isso, atualmente, o valor do câmbio considerado na fatura é o do dia do fechamento e não o do dia da compra. O que torna o valor real gasto com o cartão de crédito um mistério até que se feche sua fatura.

Porém, caso ainda opte por utilizar esse método em sua viagem, é necessário fazer um aviso viagem junto ao seu banco, além de ser aconselhável consultar as taxas que este aplica sobre essa espécie de transação, uma vez que as operadoras de cartão têm a liberdade de aplicar sua própria taxa cambial.

Hoje em dia, a Caixa Econômica Federal e o banco digital Nubank emitem cartões de crédito que permitem cambiar a despesa utilizando o valor do câmbio do dia da compra.

Em novembro do ano passado, o presidente do Banco Central em exercício, Ilan Goldfajn, anunciou que a partir de março de 2020 todos os gastos de cartão de crédito no exterior passarão a empregar o câmbio do dia da compra, obrigatoriamente.

Enquanto essa medida ainda não entra em vigor, a recomendação é adiantar o pagamento da fatura do cartão de crédito, evitando ficar sob a volatilidade da taxa de câmbio.

Prefira os cartões pré-pagos (Travel Money)

Os cartões pré-pagos funcionam como cartões de débito, aos quais você insere uma quantia de crédito logo quando contratado o serviço, podendo recarregá-lo mais vezes depois.

Veja também:  Relatório de Viagem: dicas para melhorá-lo + modelo gratuito!

O saldo depositado no cartão é protegido, oferecendo maior segurança ao viajante.

A alíquota de imposto por transação para este tipo de cartão são os mesmos 6,38% incidentes sobre o cartão de crédito.

A vantagem orçamentária deste tipo de cartão reside na taxa cambial aplicada.

Por funcionar como um cartão de débito, o câmbio considerado nas transações realizadas com este cartão é o câmbio da data da compra.

Outra vantagem do Travel Money sobre o cartão de crédito, é que as despesas se tornam muito mais previsíveis com o uso deste, facilitando o controle de gastos.

Em viagens corporativas, esse tipo de cartão é muito mais recomendado, exatamente por ser possível saber, na mesma hora, o valor real gasto, sem ter que ficar à espera da data de fechamento da fatura.

Isso facilita o reembolso das despesas, além de viabilizar a conferência dos gastos do viajante contra o limite da cota de despesa com viagens internacionais.

Uma das vantagens dos cartões sobre o dinheiro em espécie é que eles podem, de maneira geral, ser repostos durante a viagem em caso de roubo ou perda. Por esse motivo, recomenda-se fortemente não deixar de levar um cartão, por segurança, em sua viagem.

O que se deve fazer é ponderar qual dos dois tipos de cartões apresentados será mais vantajoso para ser usado em sua viagem.

Enfim, escolha uma instituição credenciada pelo Banco Central

A taxa de câmbio praticada pelos bancos e casas de câmbio levam em consideração o oferecimento do serviço deles de troca de moedas.

Por esse motivo, essas instituições possuem liberdade de aplicar suas taxas próprias ao câmbio.

Assim, faça pesquisa entre as diversas instituições de câmbio, escolhendo aquela que ofereça a menor taxa cambial, para que diminua ainda mais o seu custo de viagem.

As instituições que são credenciadas pelo Banco Central permitem a aquisição de moedas em espécie ou carregamento de cartões pré-pago tanto por telefone, quanto pela internet.

As transações de compra, geralmente, são feitas por meio de transferência bancária, sendo depósitos ou TED.

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Bônus: prestação de contas para o viajante corporativo

Além de todo o custo de viagem, o viajante corporativo precisa se preocupar, ainda, com a prestação de contas.

Os valores dos gastos que devem constar no relatório de despesa precisam levar em conta a taxa de câmbio prevista na política de reembolso de despesas da própria empresa.

Além de ser necessário a observação do limite da cota de despesa, também previsto na política da empresa.

A elaboração do relatório de prestação de contas de despesas internacionais pode ser mais trabalhosa do que o relatório de despesas nacionais, justamente por conta da conversão de moedas.

Realizar esse cálculo manualmente é passível de erros que podem acarretar em valores destoantes do valor real da nota fiscal, complicando a conferência dos gastos, e até mesmo resultando na reprovação dessas despesas para reembolso.

A dica é investir em aplicativos especializados em reembolso, que trabalhem com multimoedas, e são capazes de automatizar esse processo.

Esses aplicativos, como por exemplo o VExpenses, além de converter os valores das despesas automaticamente, também confrontam os gastos que você inseriu com a política de reembolso da empresa, prontamente gerando um relatório que dificilmente será reprovado. Se aliar à tecnologia nesses momentos faz com que você economize tempo, dinheiro e ainda deixa o processo menos burocrático e estressante.

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