gestão estratégica

7 minutos de leituraGestão estratégica: como reduzir a burocracia na sua empresa

Apesar de ser necessária para regulamentar a gestão estratégica da sua empresa, a burocracia pode atrapalhar, e muito, o desenvolvimento do seu negócio. Quem nunca se sentiu completamente desanimado quando ouviu a palavra burocracia servindo como um adjetivo a algum processo administrativo? Um cenário de pilhas e pilhas de documentos e um excessivo gasto de tempo nos vem à cabeça quase que de imediato. É possível sentir até mesmo um sufoco, não é mesmo?

E você não está errado, e nem exagerando, em sentir esse leve desespero diante dessa palavra. Segundo a pesquisa realizada pela consultoria Plum, no Brasil, micro e pequenos empresários desperdiçam cerca de 135 dias no ano com processos administrativos. São 15 dias a mais do a que média global. E esse dano não fica apenas na esfera do tempo, o excesso de burocracia é responsável pelo prejuízo anual de R$ 79,5 bilhões, causado pela perda de produtividade nessas empresas.

Mas, não precisa entrar em pânico. Existem formas bastante simples de mudar essa realidade. Se você se identificou com o cenário anterior, é sinal de que você precisa de ajuda para destravar o desenvolvimento da sua empresa. Te aconselho a ler esse post até o final e conferir as melhores estratégias para reduzir a burocracia dentro da sua empresa!

Como a burocracia pode interferir na gestão estratégica da minha empresa?

Apesar de termos o costume de associar o termo burocracia a algo negativo, ela nada mais é do que um conjunto de regras e normas que padronizam os processos administrativos. A burocracia serve, principalmente, para assegurar a qualidade e regularidade dos processos de empresas com gestões complexas. O problema surge quando há excesso de burocracia na gestão estratégica do negócio, criando uma série de travas aos processos da empresa, impedindo a fluidez das atividades.

Os funcionários de empresas que enfrentam essa realidade, geralmente, gastam muito tempo em atividades que não tem um resultado proveitoso, como a elaboração de infindáveis relatórios. Ainda segundo o relatório da consultoria Plum, o tempo dos colaboradores é tomado em maior proporção com atividades de contabilidade, emissão de notas fiscais e recursos humanos.

Como consequência, ocorre uma redução drástica da produtividade destes colaboradores, o que acaba tendo um custo enorme ao seu negócio.

O custo com processos ineficientes afeta não somente a lucratividade do seu negócio, mas também o crescimento dele, já que o desperdício de capital impede que novos investimentos sejam feitos.

Além disso, existe uma grande chance de perda de oportunidades de negócio quando o excesso de burocracia se arrasta a processos que envolvam clientes. Afinal, os clientes procuram soluções que facilitem a vida deles, e não ao contrário.

Como posso reduzir a burocracia e melhorar a gestão estratégica da minha empresa?

Algumas pequenas mudanças de hábitos são suficientes para reduzir a burocracia dos processos administrativos da sua empresa. Listamos aqui as estratégias mais eficazes, confira.

1. Delegue funções e empodere seus funcionário

Processos engessados e exaustivos, que exigem aprovação de muitos decisores antes de poderem continuar, são os principais originadores da burocracia. Nessas situações a delegação de responsabilidade é a melhor solução.

Quando você delega funções e responsabilidades entre os colaboradores do seu time, os processos ficam menos travados e se tornam mais simples e eficientes. Além disso, essa prática torna os colaboradores mais engajados, motivados e satisfeitos, melhorando a produtividade da equipe.

Para garantir sucesso nessa estratégia, faça uma lista de atividades que seus colaboradores poderiam realizar sem a necessidade de passar por um exaustivo processo de aprovação. Ofereça treinamentos que garantam que todos estejam aptos a assumir as responsabilidades. E nunca abandone seu time, certifique-se de estar disponível para auxiliá-los quando surgirem dúvidas e problemas.

Veja também:  Viagens Corporativas: 4 melhores práticas de gestão

Também vale a pena investir na elaboração de instruções práticas e fluxogramas que possam auxiliá-los nas funções delegadas.

2. Determine claramente o organograma da sua empresa

Definir o organograma do seu negócio te ajudará na delegação de responsabilidades a seus funcionários. Além de estabelecer a estrutura hierárquica da empresa, o organograma auxilia os colaboradores a cumprir as tarefas de forma mais organizada e dinâmica.

Não poupe esforços na elaboração do seu organograma. Registre as responsabilidades e funções de cada setor e de cada funcionário. Deixe tudo claro para que seus funcionários o usem como um guia.

Uma boa estratégia é produzi-lo no formato de um infográfico dinâmico, assim o entendimento fica facilitado e você conseguirá criar um documento com todas as informações necessárias. Além do mais, divulgá-lo nesse formato se torna muito mais fácil.

3. Elabore um cronograma

Ter um cronograma bem definido, com prazos e metas claras e objetivas, auxilia o acompanhamento de projetos que podem se perder em meio aos tramites burocráticos dos processos.

Além disso, quando estão a par dos prazos a serem cumpridos, os colaboradores conseguem trabalhar de forma mais organizadas e se tornam mais produtivos.

Garanta que o cronograma fique em um local onde todos tenham acesso fácil e possam consultar sempre que possível.

4. Evite reuniões desnecessárias

Além de ser um dos erros de gestão que atrapalham a produtividade do seu time, o excesso de reuniões é um dos fatores que aumenta a burocracia dentro da sua empresa. Reuniões demais contribuem para tornar os processos mais dispendiosos e menos eficientes, afinal acabam gastando muito tempo dos colaboradores e nem sempre chegam a bons resultados.

Antes de marcar mais uma reunião, avalie se ela é realmente necessária. Se não existem outras maneiras mais eficientes de transmitir a informação. É possível enviar um e-mail? Divulgar através da intranet ou da tv corporativa?

Para te auxiliar a saber quando você deve ou não marcar uma reunião, acesse nosso post sobre os erros de gestão que atrapalham a produtividade, e confira nosso infográfico. 

Caso seja realmente necessário marcar uma reunião, certifique-se de que ela seja objetiva. Prepare uma lista com as pautas em ordem de prioridade. Determine um horário de início e término e tente se manter ao máximo dentro desse cronograma.

Uma boa prática é veicular com antecedência a lista que você montou com as pautas da reunião. Assim você deixa todos os participantes na mesma página, economiza tempo e ainda torna a reunião mais eficiente.

5. Mapeie e revise os processos gerenciais

Para evitar que os processos da sua empresa se tornem excessivamente burocráticos é preciso revisá-los regularmente para atestar sua eficiência. Mas, antes de revisá-los, invista no mapeamento desses processos.

Sistematize os fluxos de atividades da sua empresa. Determine procedimentos, estabeleça prazos, organize um cronograma com todas as etapas. Isso te ajudará no próximo passo, quando for revisar cada um dos processos.

No momento da revisão dos processos, promova uma verdadeira auditoria. Acompanhe de perto cada um dos processos e ateste a eficiência destes. Preste atenção nas etapas que se mostram insuficientes, e que necessitam de atualização.

Procure responder a perguntas como: O tempo de resposta do processo é adequado para a realidade da minha empresa? O número de pessoas envolvidas no processo é apropriado? Como as ações atuais estão interferindo na produtividade da equipe? Ele impacta em outro processo de forma negativa?

Seguindo dessa maneira, fica mais fácil identificar onde a gestão de processos da sua empresa está falhando.

6. Invista na modernização dos processos

O acúmulo de papelada é um dos fortes indícios de que a burocracia dentro da sua empresa está excessiva. Insistir em um sistema que produz tanto papel é um erro crítico à gestão estratégica da sua empresa. Além de afetar a produtividade da equipe, devido ao desperdício de tempo gasto na produção desses documentos, também é malvisto pelas práticas de sustentabilidade ambiental, podendo afetar negativamente a imagem da sua empresa no mercado.

Veja também:  O que é um SaaS? Descubra o que é e conheça suas vantagens!

A revolução digital é uma realidade. Não hesite em surfar nessa onda, promova uma inovação tecnológica nos processos da sua empresa. Além de poupar recursos monetários e o tempo dos seus funcionários, o uso da tecnologia também irá depor a favor da sua empresa. Isso te trará uma enorme vantagem competitiva dentro do mercado, uma vez que o investimento em tecnologia lhe permite oferecer melhores serviços.

Comece digitalizando documentos e processos. Você também pode apostar em softwares que oferecem o serviço de automatizar seus sistemas administrativos, tornando-os mais seguros e eficientes. Por exemplo, o reembolso de despesas de funcionários é um processo que normalmente apresenta excessiva burocracia, e o VExpenses é uma plataforma que automatiza todo esse processo, contribuindo para a desburocratização do seu negócio.

Caso você tenha receio em modernizar a gestão desses processos, a melhor maneira é começar com os menos complexos e sentir os benefícios dessa prática. Nosso artigo sobre como implementar inovações tecnológicas na sua empresa pode te ajudar com essa questão.

Além disso, investir em tecnologia permite que você integre todos os processos administrativos da sua empresa, tornando-os mais rápidos e eficientes. Os sistemas integrados reúnem todos os dados das diversas áreas da empresa em um só lugar, o que é uma ótima estratégia contra a burocracia. 

7. Ofereça treinamento a sua equipe

Garantir que sua equipe esteja sempre atualizada e tecnicamente capacitada é um cuidado essencial para evitar burocracias desnecessárias e assegurar um alto desempenho.

Tanto treinamentos técnicos, quanto comportamentais conferem incentivos às boas práticas no ambiente profissional, além de ajudar na criatividade dos seus colaboradores, estimulando-os a buscar inovações que tornam a rotina do trabalho menos engessada.

8. Analise os resultados obtidos

Medir seus resultados numericamente é a maneira mais confiável de comprovar o funcionamento dos seus processos. Utilize a análise de dados para verificar o atingimento das metas, tempo gasto no processo, entre outros KPIs imprescindíveis para o bom funcionamento do processo, e que podem ser otimizados.

Uma boa tática é criar uma rotina de verificação desses números, estabeleça uma frequência que te permita diagnosticar cedo quando o processo começar a falhar, por exemplo semanalmente. Assim, você não perde muito tempo com atividades que não trazem valor e poupa recursos da sua empresa. 

Além disso, essa cultura de fazer experimentos, ou seja, mudanças seguidas de mensurações de resultados imediatos e tomada de decisão, é muito usada em startups para alavancar o crescimento. Experimente adotá-la na sua empresa também.

Outra medida de dados que vem trazendo muitos benefícios hoje em dia é o Big Data. Investir nessa tecnologia de análise de dados assegura a otimização de processos, redução de uso de recursos da empresa e aumento da sua vantagem competitiva no mercado externo.

9. Efetive a cultura da organização

Você deve ter percebido que todas as estratégias que te ensinamos envolvem algo em comum: organização. 

A falta de organização é a causa de todo processo lento e ineficiente. Imagine um ambiente de trabalho caótico, onde os funcionários demoram horas para encontrar um documento, ou mesmo uma caneta, ou ainda sejam enviados e-mails longos e confusos que não cumprem com sua função de comunicar. Quando há altos níveis de desorganização, nem mesmo os melhores softwares de gestão conseguem dar conta do recado.

Para isso, estimule a cultura da organização e praticidade. Inclua esses princípios na sua cultura organizacional.

Na prática, você pode começar a estabelecer essa cultura dando o exemplo. Procure deixar suas coisas sempre organizadas, se quiser você pode até mesmo estabelecer um sistema de organização. Chame a atenção dos seus funcionários para a importância de manter o ambiente organizado. Trabalhe nisso e grande parte do seu esforço para diminuir a burocracia estará feito!

Agora que você já sabe o que fazer para reduzir a burocracia na sua empresa, mãos à obra e destrave todo o potencial do seu negócio! 

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *