integração de sistemas

6 minutos de leituraIntegração de sistemas: vantagem ou desvantagem?

Os softwares de gestão são uma excelente forma de otimizar a administração da sua empresa. Eles melhoram e automatizam os processos internos para que a execução das rotinas operacionais ocorra com o mais alto padrão de qualidade. No entanto, quando os sistemas gerenciais não são capazes de conversar entre si e a infraestrutura de TI da empresa fica mais complexa, alguns gargalos são criados na gestão de recursos. Para solucionar esse problema, existe a integração de sistemas.

A integração de sistemas é quem garantirá que as informações não irão se perder e que os processos da empresa sejam realmente otimizados. Quando os softwares gerenciais estão integrados, todos os departamentos são capazes de dialogar entre si e uma única ação serve como gatilho para desencadear as demais de forma automática. Assim, certificar-se de ter sistemas totalmente integrados na sua empresa, permitirá que você economize tempo e dinheiro.

Preparamos este material para te auxiliar a entender melhor sobre os tipos de integrações possíveis e as vantagens e desvantagens de se ter sistemas integrados na sua empresa. Confira!

O que é integração de sistemas?

Uma integração consiste em, basicamente, reunir vários componentes independentes e colocá-los para trabalhar em conjunto, extraindo recursos de cada um para resolver problemas ou otimizar processos. Ou seja, quando se trabalha com softwares integrados, eles são capazes de se comunicar entre si e solicitar ao outro as informações necessárias para as suas rotinas.

Todos os dados requeridos são documentados e trabalhados em um layout especial para a integração dos sistemas. Este layout deve dispor de um campo para origem e destino de cada dado, ajudando no entendimento de ambas partes.

A integração pode ser feita entre sistemas, equipamentos e, também, aplicativos. As partes integradas podem ser tanto programas especialistas já desenvolvidos, quanto pode-se criar um módulo novo integrado a outros já existentes de uma determinada solução.

O VExpenses, por exemplo, é uma plataforma específica para a solução de reembolso de despesas de funcionários e possui integração com diversos sistemas ERP, o que facilita a centralização dos dados financeiros da sua empresa.

Um aspecto ao qual você deve se atentar é que a facilidade e simplicidade da integração irá depender totalmente da disposição e profissionalismo tanto da empresa responsável pelo lado que recebe e controla as informações, quanto da responsável pelo lado que disponibiliza essas informações.

Depois que você integrar os sistemas da sua empresa, a informação precisará ser gerada uma única vez e será automaticamente transmitida para todos os outros sistemas que necessitarem dela, prevenindo a perda de dados valiosos. Como consequência desse processo estão os cortes de gastos, a melhoria da produtividade, melhores tomadas de decisões e maior vantagem competitiva para o seu negócio.

Quais as maneiras possíveis de integrar os sistemas da minha empresa?

Existem diversas maneiras de realizar a integração de sistemas. Além disso, também é possível integrar softwares de diferentes linguagens. O mais importante é que você esteja familiarizado com o sistema e os recursos que ele oferece para que consiga aproveitar ao máximo todas as vantagens da integração.

Os tipos de integração mais usados, passando pelos níveis mais simples ao mais complexos, são:

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1. Comunicação entre dois sistemas através de uma ferramenta intermediadora

Neste tipo de integração, utiliza-se um terceiro software que será o responsável por realizar a integração dos dois principais. A ferramenta de integração é quem receberá os dados de um sistema, fará a conversão e enviará para o outro sistema.

A comunicação através de uma fermenta intermediadora é comum em casos em que não existem meios de fazer com que ambos lados da integração se comuniquem diretamente. 

Hoje em dia, já existem diversos softwares, como o Pluga, especializados neste tipo de integração de sistemas. Porém, um ponto negativo dessa forma de integração é o custo. Normalmente, esses softwares de integração exigem o pagamento de uma mensalidade para continuarem fornecendo seus serviços.

2. Troca de dados eletrônica

Na integração por troca de dados eletrônica, basicamente, um dos sistemas exporta os dados e o outro os importa. O sistema requisitado irá exportar as informações em um arquivo, para que o sistema requisitante o leia e importe os dados para sua própria base de dados.

Para isso, deve ser inserido na sua empresa um programa tradutor, responsável por fazer a tradução das mensagens de cada uma das ferramentas e repassar os dados a outra solução. É o programa tradutor quem converterá o formato de uma mensagem recebida para o formato de mensagem entendida pelo sistema receptor, e vice-versa.

Esse processo pode ocorrer de forma manual ou automatizada. E o principal empecilho para o uso dessa tecnologia é a complexidade para montar seu ambiente. 

3. Comunicação banco a banco

Nesse caso, a integração é realizada através do banco de dados. Assim, os sistemas envolvidos na integração compartilham um mesmo banco de dados para que haja a troca de informações.

As integrações banco a banco exigem um profissional especializado, para fazer as modificações necessárias nas estruturas de cada um dos bancos de dados das aplicações.

Existem algumas ferramentas ETL (Extract Transform Load) que podem ser usadas neste caso. Essas ferramentas irão extrair os dados do primeiro sistema, transformá-los para a regra específica do negócio e carregá-los diretamente no segundo software, ou até mesmo em um data warehouse (armazém de dados).

O problema intrínseco neste tipo de integração é a falta de segurança em permitir o acesso de outra aplicação a um banco de dados alheio.

4. Integração por meio de API (Application Programming Interface)

As APIs são objetos de comunicação que recebem requisições e respondem com dados prontos. Na integração por API, as informações são lançadas de um sistema para o outro em tempo real. 

Dentre os tipos de integração entre sistemas, esse é o que gera um melhor desempenho na comunicação e maior velocidade na troca de informações, além de não ser preciso usar sistemas intermediadores, ser simples e ser o tipo de integração mais seguro.

São esses motivos que levaram o VExpenses a adotar todas suas integrações por meio de API.

Quais os benefícios de utilizar sistemas integrados na gestão do meu negócio?

A integração de sistemas gera diversos benefícios para sua empresa, como agilidade na comunicação com seu cliente/fornecedor, redução de falhas humanas na troca de arquivos e documentações, diminuição do índice de retrabalho dos colaboradores e ganho de produtividade geral ao longo dos processos. 

Listamos aqui os principais benefícios, para que você possa entendê-los mais detalhadamente. Confira:

1. Melhor controle dos processos

Uma das vantagens da integração de dados é o aumento no controle dos processos. Quando o sistema não é integrado, o processo é dividido em várias atividades, aumentando as chances de ocorrerem erros. Além disso, a inserção de dados incorretos também é um grande problema proporcionado pela falta de integração de sistemas. E com um alto índice de erros, o prejuízo de tempo e dinheiro é maior. 

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Dispondo de um sistema integrado, com capacidade de rodar múltiplos processos paralelamente e recuperação automática, esses problemas são evitados conforme gargalos e erros forem sendo eliminados eletronicamente, já que apenas uma ação no sistema desencadeia os demais processos automaticamente. 

Além de tudo, como todas as informações ficam centralizadas, o gestor consegue ter um melhor controle sobre todos os processos, analisando o trabalho dos setores individualmente e verificando o que está sendo realizado por cada um.

2. Redução de Custos

Outro ponto importante é a redução de custos com equipes. A eliminação dos gargalos operacionais, proporcionada pela integração dos seus sistemas gerenciais, causa a diminuição contínua dos custos orçamentários dos processos corporativos da sua empresa. Isso acontece devido à criação de fluxos de trabalho mais simples, automatizados e com menor grau de retrabalho, que tornam os projetos e serviços mais econômicos.

O maior benefício para a lucratividade do seu negócio resulta tanto da automatização de tarefas, quanto do foco melhorado em análises mais bem embasadas e que permitem identificar oportunidades para cortar custos e reduzir gargalos todos os dias.

Além disso, reunir todas as informações em um só local também gera grande economia de espaço para armazenamento de arquivos da sua empresa.

3. Otimização de Processos

Estar sempre otimizando os processos da sua empresa é imprescindível para se manter competitivo em médio e longo prazo. Além disso, empresas que usam vários softwares isoladamente estão mais expostas a fraudes. Assim, ao integrar todos os sistemas do seu negócio, fica muito mais fácil de otimizar os processos operacionais e diminuir os riscos de ocorrência de fraudes e irregularidades.

A otimização dos processos é consequência de muitas das tarefas serem executadas pelo próprio sistema. Isso diminui a burocracia, reduz o retrabalho, aumenta a produtividade e melhora a gestão do tempo do colaborador, que conseguirá se dedicar a atender demandas distintas e que contribuem de forma mais direta para o sucesso do negócio.

Também é importante ressaltar que a integração de dados é capaz de antecipar falhas humanas ou do processo. Sendo, assim, a forma mais estratégica e eficaz de gerar informações para sua empresa, evitar prejuízos enormes e aproveitar oportunidades de gerar resultado de forma muito rápida e simples.

Quais os pontos negativos de implantar a integração de sistemas na minha empresa?

Até agora listamos todas as vantagens que a sua empresa ganha implantando a integração de sistemas. Mas, existem alguns pontos negativos nesse processo e que merecem ser expostos.

Entre esses pontos, está a necessidade de realizar a manutenção da integração periodicamente. Muitas vezes por atualização do software, ou mesmo para atender a demanda da legislação vigente, é necessário inserir ou retirar dados utilizados na integração. Neste momento, exige-se uma nova definição e atualização do layout de integração anteriormente utilizado.

Além disso, para que a integração funcione de maneira satisfatória, é fundamental garantir o engajamento e comprometimento de todas as partes envolvidas no processo, desde os responsáveis pelos serviços dos softwares até a sua equipe.

No geral, alguns dos outros vieses da integração de sistemas são os possíveis envios excessivos de informações aos respectivos destinos finais, o envio de documentos sigilosos a destinatários não desejáveis devido a falta de atenção e, também, o atraso do processo ocasionado por dificuldades na conexão.

O processo de integração pode parecer custoso à primeira vista, porém, considerando todos os benefícios citados, nós do VExpenses recomendamos fortemente apostar nesse tipo de processo. 

Agora que você já sabe todos os prós e contras da integração de sistemas, é hora de ponderar e colocar a mão na massa! 


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