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NFs avulsa: descubra o que é e como emiti-la

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Salvo algumas poucas exceções, para operar dentro da legalidade, quem trabalha como prestador de serviço ou realiza a venda de produtos deve emitir nota fiscal. Para quem é empreendedor individual ou profissional autônomo, a NF exigida não necessariamente precisa ser a mesma das emitidas por pessoas jurídicas. Uma das alternativas é a nfs avulsa, que pode ser emitida sem complicação, de forma bem prática e rápida.

Quem faz prestação de serviço ou vendas de produtos, muitas vezes não tem o costume de fazer a emissão de documentos fiscais. E, em alguns casos, esses empreendedores não são mesmo obrigados a emitir, por lei, tal documento.

Contudo, o problema acontece quando o seu cliente é pessoa jurídica. Em situações como essa, ou você emite uma NF-e, ou o seu comprador precisa emitir uma nota fiscal de entrada para justificar a operação.

Muitos empreendedores poderiam acabar perdendo a venda para a concorrência por desconhecerem todas as possibilidades de emissão de nota fiscal. 

Por isso, fizemos este artigo para te ensinar uma solução fácil para driblar esse problema: a nota fiscal avulsa.

Essa é uma opção muito útil para quem não realiza operações frequentemente ou não precisam de emissão constante de notas. Principalmente, microempreendedores individuais (MEIs) e profissionais autônomos.

Separamos as principais dicas de como e quando emiti-la. Confira!                                                                                                           

O que é Nota Fiscal Avulsa e para que serve?

A nota fiscal é um documento de caráter obrigatório para transações de compra e venda de produtos ou serviços. Ela serve para comprovar que a transação é regular e o recolhimento de tributos e impostos está sendo feita da maneira adequada, sem sonegação por parte de quem realiza o serviço.

No caso da nota fiscal avulsa (NFA), o serviço é focado nas micros e pequenas empresas, além dos profissionais autônomos. Essa parcela do mercado não possui autorização para imprimir documentos fiscais ou tem acesso a software de gestão que permita a emissão da nota fiscal, assim, precisam de uma alternativa.

O modelo avulso, portanto, permite que pessoas físicas ou jurídicas que não contribuem com o ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços) ou que não sejam obrigados por lei a apresentar o documento, possam emitir notas fiscais.

A NFs avulsa deve ser solicitada diretamente no portal da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado e pode ser emitida de duas formas, dependendo de cada legislação estadual:

  • modelo 55: é o modelo de que adota o mesmo formato de uma nota fiscal eletrônica (NF-e), fornecendo uma nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e). Desta forma, a emissão e o armazenamento são feitos exclusivamente de forma digital e o envio por meio de um arquivo XML;
  • modelo 1-A: é gerado eletronicamente, mas deve ser impresso e é essa versão no papel que vale como documento fiscal.

Entre as vantagens do uso de nota fiscal avulsa, podemos destacar:

  • permite que autônomos e pequenas empresas possam entrar na concorrência  de forma legal e com operações regulares, mesmo sem necessariamente possuírem empresas abertas;
  • oferece segurança nas operações, pois comprova a venda do produto ou execução do serviço;
  • possibilita transações de autônomos e pequenos empresários com empresas grandes;
  • menor tempo de emissão;
  • redução de custos para quem emite, pois não é necessário nenhum sistema ou contador;
  • não possui os impostos das notas fiscais tradicionais;
  • permite que pessoas físicas emitam nota fiscal.

Quando emitir uma Nota Fiscal Avulsa?

A emissão de nota fiscal é obrigatória para qualquer empresa que presta serviço ou comercializa um produto. A menos que a empresa esteja isenta por lei, como acontece com alguns casos do microempreendedor individual (MEI). 

Porém, as médias e grandes empresas podem emitir o documento por meio de um sistema informatizado. E devem fazer isso por ser uma solução mais rápida e eficiente.

Profissionais autônomos ou pequenos empresários não estão autorizados a ter acesso a estes sistemas e, por isso, nesse caso devem emitir uma nota fiscal avulsa.

Assim, como não são legalmente obrigados a emitir a NF de serviço ou venda, esses profissionais apenas estão sujeitos à necessidade da emissão de nota fiscal quando o cliente a exige, ou mesmo como parte de uma boa prática contábil para a segurança do empreendedor.

Quem pode emitir Nota Fiscal de Serviço Avulsa?

Podem emitir as NFs avulsas, as micro e pequenas empresas que se enquadram no registro do MEI.

Empreendimentos enquadrados no MEI, estão dispensados de emitir notas quando prestam serviço ou fazem a venda de produtos para pessoas físicas. Entretanto, quando o cliente atendido é uma outra empresa, independente do porte, eles precisam apresentar o documento.

Não à toa, a nota fiscal avulsa também é chamada de NF avulsa MEI.

Ou seja, a nota fiscal avulsa (ou NFe avulsa MEI) é uma opção indicada para empreendedores que precisam emitir o documento eventualmente. Não sendo uma opção muito prática para vendas e transações recorrentes.

Profissionais autônomos, sem registro MEI e, portanto, sem empresa aberta, também podem emitir nota fiscal avulsa em SP. 

Normalmente, esses empreendedores estão condicionados ao RPA (recibo de pagamento autônomo). Entretanto, alguns clientes exigem a emissão da nota fiscal e esses trabalhadores podem emiti-la de forma avulsa.

Confira nosso artigo sobre como emitir nota fiscal sem empresa aberta.

Um ponto de atenção é que assim como uma NF-e, a NFA-e também deve ter uma guarda legal por 5 anos.

Como emitir uma nota fiscal avulsa?

É importante frisar que, como já te alertamos anteriormente, o procedimento para a emissão da NFA varia de acordo com a legislação de cada estado. Em alguns, a emissão do documento é feita somente em papel, sem a possibilidade de emiti-lo eletronicamente.

Portanto, antes de tudo, o que você vai precisar fazer é consultar a Sefaz do seu estado, e verificar quais modelos disponíveis e qual é o procedimento.

Por isso, não existe um procedimento completo que seja padrão. Mas em todos os casos, alguns passos devem acontecer de qualquer forma.

Veja a seguir como emitir nota fiscal avulsa no estado de São Paulo, sem erro e com tranqüilidade, com apenas 3 passos:

Passo 1: solicitar autorização junto à Sefaz

Para emitir uma NFs avulsa, o primeiro passo deve ser a solicitar autorização junto à Secretaria de Fazenda do seu Estado. 

Os procedimentos, regras e requisitos a serem cumpridos em relação à emissão da nota fiscal avulsa são estaduais e mudam de acordo com cada legislação.

Passo 2: fazer o cadastro no site da Sefaz

Para dar seguimento, é necessário realizar o cadastro no site da Sefaz. Nesta etapa, serão exigidos alguns documentos, de acordo com a sua atividade e segmento.

O cadastro no sistema é feito somente uma vez, mas sempre que desejar emitir uma nova nota fiscal avulsa em SP, é preciso acessar o site e fazer uma nova solicitação.

Além disso, o CNPJ presente na Chave de Acesso da NFA-e é o da Sefaz, logo esse será diferente do CNPJ/CPF do emitente presente no XML da NFA-e ou na consulta via internet.

Passo 3: preencher o formulário eletrônico

Após a autorização da Sefaz e cadastro efetuado no site, o próximo passo é preencher o formulário da sua da nota fiscal avulsa MEI em SP.

Será necessário colocar informações relevantes sobre a transação comercial em questão, como:

  • descrição do produto ou serviço;
  • dados do emitente;
  • dados do destinatário;
  • dados do transporte da mercadoria;
  • impostos;
  • data da compra;
  • entre outros solicitados.

Se todos os dados estiverem dentro dos conformes, a NFS avulsa de SP será gerada e você poderá encaminhá-la para ao cliente.

É importante ressaltar que esse tipo de nota fiscal permite informar no máximo 10 itens, sendo necessário elaborar nova NFA-e caso haja mais produtos.

Assim como a NF-e, a NFA-e pode ser reimpressa. A reimpressão deve ser solicitada pelo emitente no Portal de sua Secretaria da Fazenda, utilizando o seu usuário e senha para acesso ao sistema.

Por fim, caso tenha emitido uma NFA-e com informações erradas, não é possível corrigi-la, sendo necessário emitir uma Carta de Correção e cancelar a NFA-e antes de emitir uma nova.

Viu como é fácil emitir NFS avulsa? Agora que você já sabe como realizar esse procedimento, você pode se interessar pelos nossos outros conteúdos da série de guias sobre Nota Fiscais:

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